4 grandes beneficios de la automatización en las pequeñas empresas

Cuando hablamos de automatización seguro que lo primero que imaginamos es a un robot ejecutando una tarea y rodeado de muchas máquinas. Sin embargo, a diario somos usuarios de algún sistema de automatización sin darnos cuenta, o si recurrimos a la historia nos encontramos con la calculadora que resolvió la tediosa tarea de sacar cuentas a mano.

Así, siguiendo por esta línea nos preguntamos, ¿para qué sigues usando Excel cuando existen herramientas más completas que ayudan a automatizar la información de un negocio?. Quizás porque no estabas enterado de los beneficios de la automatización, por eso te lo contamos a continuación:

 

Mejora el rendimiento de la empresa:

La gestión del tiempo es un punto clave para la productividad y crecimiento organizado de un negocio. Un estudio de McKinsey Global Institute reflejó que más del 60% del trabajo de recopilación y procesamiento de datos, importante para las tareas administrativas, se puede automatizar. No obstante, en compañías de todo el mundo, solo cuatro de cada diez procesos están automatizados evidenciando los bajos niveles de automatización. Los líderes empresariales pasan 16 horas a la semana haciendo tareas manuales como actualizando su correo, trabajando en hojas de cálculo, llenando formularios, y no están aprovechando las herramientas tecnológicas que existen en la actualidad para acelerar estos procesos.

Reduce errores:

Los errores en la gestión de un negocio tienen un costo. Por ello, al implementar la automatización se logra disminuir los errores manuales y se agilizan actividades administrativas como procedimientos de pagos, ventas, y facturación. Además se tiene un mejor control sobre los procesos de la empresa ya que la automatización permite conocer tanto el estado general de un sistema como el estado de una tarea en específico.

El control de las tareas humanas por medio de la automatización generalmente ocurre con las tareas repetitivas, lo cual ahorra tiempo y además ayuda a mitigar el desgaste mental que implica para una persona el ejecutar la misma tarea operativa por horas.

Ayuda a enfocarse en el crecimiento:

Las empresas altamente automatizadas tienen seis veces más probabilidades de experimentar un crecimiento en sus ingresos de 15%, según McKinsey Global Institute. También el 94% de gerentes de empresas cree que la automatización aumenta la demanda de habilidades blandas como la creatividad, resolución de problemas y comunicación.

Disminuye costos:

Al automatizar procesos como los administrativos que implica control de cuentas, facturación, ventas, inventario, estás ahorrando tiempo y recursos que se traduce en disminución de costos operativos, y que podrás invertir, por ejemplo, en acciones de marketing para crecer el negocio.

En Alegra tenemos todas las funciones que ayudan a agilizar esas tareas administrativas como:

  • Creación de facturas de venta recurrentes para generar facturas a clientes frecuentes programando un día y período de repetición.
  • Integración con Zapier para automatizar la actualización masiva de contactos desde Google Sheets, recordatorios de vencimiento de facturas desde Google Calendar, envío de correos electrónicos automáticos desde Gmail con Alegra, entre otras tareas.
  • Recordatorio para cobro de cartera con notificaciones automáticas de vencimiento de factura que pueden configurarse para envío antes de que sus facturas se hayan vencido, el día de su vencimiento, o cuando ya estén vencidas.
  • Reporte de estado de cuenta de clientes con enlace directo para pagos de facturas a través de pasarela virtual con opciones de pago con tarjeta de crédito o débito; y muchas más funciones.

Ya no hay excusas para dejar la automatización de tu negocio en un segundo plano. Aumentar la productividad con el uso de herramientas tecnológicas está al alcance de cualquier emprendedor, sólo hay que perder el miedo a la tecnología y empezar a considerarla como un aliado en el crecimiento de tu negocio.