En un análisis de la consultora Salles Sainz Grant Thornton detectó que los principales aspectos que impiden la permanencia y crecimiento de las Pymes mexicanas son la mala operación de fondos (96%), la falta de experiencia (79%), el carecer de buenos sistemas de información (59%) y los errores en la fijación de la estrategia (46%).
En ese sentido, el proceso de facturación es una de las actividades para prestar mayor atención, ya que de allí proviene el dinero para seguir operando y su buen uso resuelve en gran medida los principales problemas que presentan las Pymes mexicanas. Esta práctica representa el combustible de un negocio y hacerlo de la forma correcta debe ser tu prioridad, por ello te traemos estos tips útiles para que tu gestión financiera esté alineada a las buenas prácticas:
1.Clasifica correctamente cada servicio y su costo
Asegúrate de integrar a tu sistema de facturación el detalle de cada servicio y producto con su costo, de esta forma tendrás un mejor control del flujo de caja y al final de cada mes, podrás evaluar de forma más precisa la rentabilidad de tu negocio.
Esta práctica puede parecer sencilla, pero es de gran importancia. Con ella podrás incluso detectar aquellos servicios o productos que son menos solicitados y evaluar las posibles causas de ello. En Alegra podrás crear categorías para separar tus gastos y consultar el reporte de rentabilidad de tus productos en dinero y en porcentaje.
2.Verifica tus facturas antes de enviarlas
Tómate algunos segundos para verificar el monto, los datos y todo lo necesario antes de enviar la factura. Si envías una factura errada, te tomará mucho más tiempo la cancelación y emisión de una nueva, que los pocos minutos que puede tomarte el verificar que cada dato esté correcto.
3.Establece términos y opciones de pago
Explícale a tus clientes los términos y las opciones de pago disponibles. Al formalizar algún contrato con tus clientes, incluye los plazos de entrega y de cobro, de esta forma estarás garantizando que ambos queden satisfechos. Por otro lado, en lo que se refiere a las formas de pago, trata de brindarles la mayor cantidad de opciones posibles, digitales y físicas, de este modo no habrán excusas y el dinero llegará a tiempo. Para esto, Alegra te da la opción de sincronizar tu cuenta con PayU, una pasarela de pagos en línea rápida y segura, así tus clientes pueden pagar con tarjeta de crédito, débito o efectivo, reduciendo significativamente el tiempo y las excusas.
4.Controla el flujo de dinero
Trata de llevar registro de tus ingresos y el flujo de caja, de esta forma podrás prevenir problemas financieros. Con Alegra podrás llevar un control de las facturas pagadas y pendientes, visualizando mejor el estatus general de tu compañía. Además, podrás tener un histórico de facturación, registro de facturas pagadas, abiertas y más información. Esto no solo agiliza el recaudo sino también la gestión administrativa, siendo innecesario por ejemplo, solicitar un extracto de cuenta para ver las facturas adeudadas, ya que esto está disponible todo el tiempo para la consulta del usuario incluso desde el celular.
Asi mismo, tu cliente podrá estar enterado en todo momento de las facturas que tiene pendientes o pagas contigo, a través de la funcionalidad de estado de cuenta y tendrá la posibilidad de descargar la representación gráfica de las facturas que necesite en versión PDF.
5.Elige un software en la nube válido ante el SAT
Es importante que emitas documentos fiscales válidos para tu país, de esta forma estarás cuidando de tus clientes y de tu negocio a la vez. El software que elijas, no solo debe ofrecer seguridad en la nube, sino también debe ir actualizado con la versión de CFDI 4.0 y estar al tanto de los próximos cambios normativos para tenerlos a tiempo y sin retrasos.
Alegra, te ofrece un pack de facturación avalado por el SAT, actualizado a la versión 4.0 y 3.0 de CFDI. Si ingresas a la página del SAT, podrás validar tus CFDIs especificando el RFC del emisor, el del receptor y el folio fiscal, para comprobar todos los datos de tu factura y verificar la validez.
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Un proceso de facturación bien gestionado reduce errores y ayudará al crecimiento de tu negocio. Una buena relación con tus clientes sostenida en la confianza y compromiso, unida a estas prácticas de facturación empujarán el éxito de tu emprendimiento.
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