¡El mejor software administrativo contable de México! 5 puntos a considerar

El crecimiento financiero está en la capacidad de conectar tu negocio con el mundo en tiempo real y de forma digital. ¿La mejor manera de hacerlo? Con un software administrativo contable. Aquí te decimos por qué:

1. Tu equipo estará en sintonía durante todos los procesos.
2. Tendrás control organizado y visible de las normativas del SAT.
3. Podrás planificar cómo y cuándo solicitar préstamos o aumentar tu crédito bancario.
4. Invertirás muy poco a comparación de las ganancias que generarás.
5. Realizarás estudios precisos y transparentes de la situación financiera de tu compañía.

Además de muchas otras razones que exploraremos a continuación, cubriendo cada detalle de qué es y cómo utilizar estratégicamente un software administrativo contable, ¡adelante!

1. ¿Qué es un software administrativo contable?

Se trata de un programa digital especializado para gestionar, sistematizar y optimizar la operación fiscal de las Pequeñas y Medianas empresas (PyMes). Tiene la capacidad de manejar volúmenes muy elevados de información en un disco duro o en la nube. 

Esta diferencia es fundamental, ya que manejar información de manera física representa costos mayores, ocupación de espacios innecesarios y dificultades de uso práctico, que a su vez implica una probabilidad alta de errores humanos.

2. ¿Qué gestiona un software de administración y contabilidad?

Aunque cada programa tiene sus ventajas, en general se ocupan de las tareas principales de contabilidad de una empresa:

1. Facturación

Está siempre actualizado con los requisitos del SAT, así que se puede llevar de manera centralizada la facturación, tanto CFDI 3.3 como 4.0, ventas, complementos de pago y más. También puede consultarse y usarse desde cualquier dispositivo con Internet. Conoce más sobre un software de facturación.

2. Inventario

El movimiento del inventario se modifica en tiempo real. Los mejores softwares manejan la posibilidad de tener control de puntos de venta, clientes, catálogos, productos y servicios. Otros incluso manejan inventarios segmentados, dependiendo de si existen varias bodegas o almacenes.

3. Cumplimiento fiscal

Automatización de recordatorios, fechas límite e impuestos. También llevan cuentas por cobrar y pagar, con sus respectivos controles de entrada y salida monetaria.

3. ¿Qué acciones realiza un software administrativo contable?

El ahorro de tiempo y procesos es drástico. Las personas que usan estos software contables pasan de ser operativos a ser líderes de sus áreas. Alcanzan una visión global de la empresa, con lo que consiguen detectar los puntos débiles y las pequeñas áreas de oportunidad escondidas. 

Sin duda, los principales beneficiados son los contadores y administradores de todas las PyMes que usan estos sistemas. Estos expertos utilizan a cabalidad todas las funciones para velar por la estabilidad del negocio y apostar a futuro por incrementar la productividad. 

Otros beneficios son:

• En el caso de los softwares en la nube, accesibilidad ilimitada, 24/7, desde cualquier dispositivo con Internet. 
• Mejor comunicación con el cliente, debido a la disponibilidad absoluta a su base de datos.
• Crecimiento codo a codo con la PyMe, sin necesidad de pagar extra por más clientes o información.

4. ¿Qué tipos de software administrativo contable existen?

Existen dos tipos de software de administración y contabilidad que parecieran iguales hasta cierto punto, pero sin duda uno es superior. Te explicamos:

1. Clásico, convencional, de escritorio o en disco duro

Es un programa instalable en cualquier computadora. Este software funciona en una sola terminal, con el almacenamiento limitado del disco duro. Aunque cumple con la mayoría de las características que mencionamos anteriormente, es importante recalcar que tiene desventajas muy preocupantes:

• Siempre existe la posibilidad de que algún percance ocurra en la computadora y pierda la información.
• Los datos se pueden contaminar de virus, que podrían ser transferidos a las computadoras de clientes por medio de USB.
• La frecuencia de los respaldos de la información deben ser en extremo constantes, y nada asegura que esos respaldos sean seguros, no se borren o pierdan.
• No cuenta con actualizaciones automáticas sobre normativas o nuevas funcionalidades fiscales que implemente el SAT.
• Es imposible de revisar en tiempo real si la computadora donde se instaló el programa no está a la mano.
• La información queda centralizada, provocando que el resto del equipo dependa de una sola persona, no esté al tanto de todas las operaciones y disminuya la eficiencia general.

2. En la nube

Esta herramienta digital lo tiene todo. Sin exageración, cumple con absolutamente todo lo que necesita una PyMe a nivel administrativo y contable. La razón es sencilla: nunca deja de mejorar, actualizarse y adaptarse. 

Un software contable en la nube es el aliado más poderoso de las PyMes. Además de abarcar las características listadas previamente, garantiza:

• Ahorro tanto en espacio físico como en las finanzas de la empresa. La adquisición de un software digital o en la nube es prácticamente una inversión pequeña que recompensa globalmente a la PyMe.
• Velocidad de operación entre departamentos, clientes, proyectos, proveedores y el fisco.
• Prevención de pérdida de información, nuevas regulaciones fiscales e innovación en tecnologías.
• Seguridad de la información, sin virus.
• Escalabilidad a la par de la PyMe.

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¿Cómo elegir el mejor software administrativo contable de México?

Los emprendimientos y PyMes en México son los principales motores económicos del país. Cada vez más empresas se formalizan y se integran al comercio electrónico, y ninguna de ellas se escapa del Servicio de Administración Tributaria (SAT). 

Entre tantas obligaciones fiscales, una empresa podría estar perdiendo tiempo en seguir el ritmo, en vez de concentrarse en crecer y optimizar sus procesos internos. Aquí es cuando el software de contabilidad y administración entra en juego. 

Lo más importante de tomar la decisión de elegir un sistema de este tipo es aceptar que no se trata de un lujo, sino una necesidad fundamental. 

A partir de esto, se debe apuntar al éxito. Pensar que se requiere un software básico y simple porque tu emprendimiento apenas despegará, es lo mismo que decir que realmente no esperas lograr una estabilidad o autonomía financiera.

De hecho, los softwares “básicos” o para “principiantes” probablemente se tratan de programas de baja calidad, diseño y operatividad. Esto es lo último que merece y requiere tu empresa: sé cuidadoso.

Busca un software administrativo contable que ofrezca la oportunidad de retar a tu equipo para mejorar y buscar utilizar todas sus herramientas. Ese es el mejor consejo de Alegra, y te lo decimos con la confianza de tener eso que necesitas:

Administrador XLM en un sistema administrativo y contable

Esta es otra funcionalidad que debes buscar en un software administrativo y contable, pues facilitará mucho más tus labores. ¿De qué se trata? Sigue leyendo 👇. 

Un administrador XLM te permite centralizar y gestionar los documentos en el mencionado formato, para convertirlos en transacciones: 

• Facturas de ventas. 
• Facturas de compras. 
• Notas débito. 
• Notas crédito. 

¿Cómo importar información desde un archivo XLM? Puedes hacerlo de diferentes maneras:  

• Desde el SAT.
• Desde tu PC.
• Desde el buzón de tu sistema contable.

Vence al SAT, rómpela como nadie en México, ¡te retamos a que aceptes este desafío para tu empresa!

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