Guía practica para comenzar a facturar con Alegra [Video]

conocimientos contables

Una de las dificultades que enfrentan los emprendedores al comenzar un nuevo negocio es que muchos de ellos no saben cómo administrar sus recursos de forma efectiva y estar al día con los pagos de sus proveedores.

Si bien este problema puede solucionarse implementando un sistema de facturación, en algunos casos estos son muy complicados y requieren de conocimientos contables para su configuración, lo cual dificulta su uso y obliga a las empresas a llevar parte de sus procesos administrativos de forma manual.

Es por ello que en Alegra hemos diseñado una plataforma de facturación electrónica con una interfaz que se adapta a las necesidades de los emprendedores y con la cual podrán ahorrar tiempo y esfuerzo ingresando toda la información de su negocio.

 

1. Crea un Banco

Esta funcionalidad permite a tu empresa registrar todas las transacciones realizadas en el sistema y asociarla a una cuenta de Banco seleccionada.

  1.       Ubícate en el menú Bancos.
  2.       Haz clic en el botón  “Nuevo Banco”.
  3.   Selecciona el tipo de cuenta de banco que vas a usar al momento de seleccionar las opciones Bancos, Tarjeta de crédito y Efectivo.
  4. Ingresa el nombre de la cuenta. Puedes usar una palabra relacionada con sus características, por ejemplo: BBVA Cuentas de Ahorros, Caja general almacén o Tarjeta de Crédito Visa.
  5.       Escribe el número de tu cuenta, para que puedas identificarla fácilmente.
  6.     Si tienes activada la función multimoneda, selecciona la moneda que usarás para el banco que estás creando.
  7.       Al momento de crear una nueva cuenta “Banco” o “Efectivo” debes ingresar el “Saldo inicial” con el que comienza a operar el banco.
  8.   Para usar la opción “Tarjeta de Crédito” debes ingresar el “Saldo de la deuda inicial”, el cual representará el monto de dinero que has consumido de tu tarjeta de crédito al momento de crear esta cuenta en el sistema.
  9.     Ingresa la “Fecha” en el cual el saldo es válido.
  10.   Agrega una “Descripción” en caso de ser necesario.
  11.   Haz clic en “Guardar” para guardar los cambios.

 

2. Elabora tu primera factura

Una de las ventajas que ofrece Alegra es que posee una interfaz intuitiva, con la cual podrás elaborar fácilmente todas las facturas de negocio. A continuación te mostramos cómo hacerlo:

  1.       Ingresa a tu cuenta en Alegra.
  2.       Crea un contacto (o cliente).
  3.       Registra un producto.
  4.       Selecciona la opción “Guardar” ubicada en la esquina inferior derecha.

También puedes mirar este tutorial donde te explicamos paso a paso como realizar este proceso:

 

3. Registra un gasto

Además de registrar tus ventas, con Alegra también puedes llevar un control de los egresos o salidas de dinero de tu empresa, los cuales podrás asociar a facturas de proveedor o a cuentas contables.

  1.       Dirígete a la sección “Gastos” ubicada en el menú principal.
  2.       Haz clic en la opción de “Facturas de Proveedor”.
  3.       “Presiona el botón “Nueva Factura de Proveedor”.

Llena el formulario de Nueva Factura de Proveedor

 Al completar este formulario podrás ingresar distintos gastos que presente tu empresa, incluyendo compras de inventario, gastos de funcionamiento, arrendamiento, entre otros.

Nuevo contacto: aquí debes ingresar la información de contacto del nuevo proveedor. Esta funcionalidad es muy útil si es la primera compra que haces con dicho proveedor y no lo has ingresado aún el sistema.

Número de Factura: podrás escribir el número de la factura de proveedor que estás registrando. Si te encuentras en República Dominicana, al momento de realizar una compra a un proveedor informal, también puedes asociar el comprobante NCF de este tipo, activando la casilla de verificación.

Categoría: con esta opción puedes seleccionar a dónde quieres que vaya esta salida de dinero. Por ejemplo, si estás ingresando un gasto por publicidad, debes seleccionar la categoría “Publicidad” que aparece registrada en el árbol de cuentas.

Agregar Retención: si tu empresa genera retención de impuestos, con esta opción puedes seleccionar entre las opciones previamente creadas e incluir nuevos tipos de retenciones al sistema.

Selecciona la opción “Guardar” para guardar los cambios.

 

4. Ingresa en Alegra tus saldos iniciales

Si ya habías usado otro sistema para llevar tu contabilidad, con Alegra puedes ingresar los saldos iniciales y la información de tu empresa usando los siguientes métodos:

Ingresa tu información de forma manual: digita cada una de tus facturas de compra y de venta que están pendientes por pago, detallando las fechas correspondientes a su creación y su vencimiento.

Ingresa tus saldos iniciales detallando una fecha específica: esta opción permite establecer los saldos iniciales de la siguiente manera:

  • Estableciendo una fecha para iniciar con el uso de Alegra.
  • Estableciendo una fecha anterior a la fecha de inicio para el ingreso de tus comprobantes de venta y factura de compra pendientes por pago.

Registra tus facturas Globales: con esta función podrás crear facturas que contengan la información acumulada de las facturas pendientes por pago (o saldos) para cada contacto (bien sea cliente o proveedor), especificando su creación en fecha de saldos iniciales.

Es importante que en cada factura global detalles los datos acumulados de cuando se facturó para dicho contacto y cuántos son los impuestos generados en sus facturas pendientes por pago.

Empezar desde ceros: esta opción permite a los usuarios comenzar a usar Alegra sin traer la información pasada, como si tu negocio apenas estuviera comenzando. Recomendamos usar esta función para las empresas nuevas que apenas comienzan con su operación o para aquellas que nunca han llevado ningún tipo de control contable o administrativo.

 

Como puedes ver con Alegra no necesario tener conocimientos contables para gestionar las ventas de tu negocio, ya que disponemos de un sistema ERP intuitivo que se adapta a las necesidades de los emprendedores y les permite ganar tiempo y tranquilidad administrando su empresa.

¿Aún no tienes una cuenta? Regístrate ahora y comienza desde ya a disfrutar las ventajas de nuestro sistema de facturación.

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