Calendario nómina electrónica en Colombia

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La nómina electrónica es una herramienta impulsada por la resolución No. 000013 emitida el 11 de febrero de 2021, con la cual la DIAN busca promover el uso de la nómina electrónica en toda Colombia, siendo 2022 el período definitivo en que todos los grupos de obligados quedaran emitiendo su nómina.

Esto nos deja dos reflexiones: la primera es que seguramente para las empresas que hayan implementado la facturación electrónica, les será mucho más sencillo el proceso de implementación y la comprensión del funcionamiento de la nómina electrónica

Y la segunda, es que toda persona que esté pensando en crear empresa deberá tener en cuenta que tendrá dos requisitos legales que cumplir como son; la implementación de la nómina electrónica y facturación electrónica. Ahora que ya tenemos contexto ¿qué te parece si entramos en materia?

Consulta nuestros planes de Nómina Electrónica.

¿Cómo funciona la nómina electrónica? Periodicidad y formato.

Anteriormente, la nómina de los empleados se procesaba en nuestros sistemas contables, ahora lo que se busca con esta versión electrónica, es lograr una transformación muy similar al de la generación de la facturación electrónica.

La mejor manera de poder comprender cómo funcionará, es diferenciar dos momentos:

  1. La generación de la nómina de acuerdo a la periodicidad de la empresa: Si en tu empresa la nómina se genera cada 10 días, cada 15 días o de manera mensual, no tiene por qué cambiar, puede seguir siendo la misma. Sin embargo, deberás tener presente que si existe una periodicidad indicada por resolución para el envío de la información a la DIAN, que justamente te lo explicamos en el punto dos.
  2. Envió de información a la DIAN: De acuerdo al proyecto resolución que publicó la DIAN: El soporte de pago de nómina electrónica, se deberá presentar los primeros 10 días del mes siguiente al que realice el pago. Es decir, tendrás esos días para enviar esos conceptos que pagaste a los empleados durante ese mes, mediante un formato XML.

Formato

El contenedor electrónico XML será el formato que tendrá el documento soporte de nómina electrónica y sus respectivas notas de ajuste. Si el usuario desea ver la información completa, solo bastará con abrirla en un formato de Excel.

🚀Tip Alegra: Se debe tener en cuenta que para cada empleado se deberá generar un archivo diferente.

¿Qué información debe contener la Nómina Electrónica?

  • Datos básicos del empleador y el empleado 
  • Conceptos de devengados
  • Conceptos de deducciones
  • Toda esta información será recopilada en el formato XML

¿Quiénes están obligados a implementar y generar la Nómina Electrónica?

Los sujetos obligados a generar, transmitir y validar el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste, son quienes realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios, e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA, cuando aplique.

 

Calendario nómina electrónica

La DIAN estableció un calendario de implementación de nómina electrónica, con varios plazos para el cumplimiento periódico y la generación y transmisión de las nóminas de forma electrónica. Dicho calendario estará dividido, principalmente, de acuerdo al número de empleados de las empresas obligadas.

Los calendarios de implementación de la nómina electrónica son los siguientes:

1. Calendario de implementación para sujetos de acuerdo con el número de empleados

Grupo

Fecha de inicio habilitación

Fecha máxima para empezar a emitir el documento soporte de pago de nómina

Intervalo en relación con el número de empleados

Desde

Hasta

1 18/08/2021 01/09/2021 >251
2 01/10/2021 101 250
3 01/11/2021 11 100
4 01/12/2021 1 10

*Mediante la Resolución No. 000028 del 28 de febrero de 2022, las empresas con 1 a 10 empleados pueden realizar la primera generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento, así: Los meses de diciembre de 2021, enero y febrero de 2022, los diez primeros días hábiles del mes de mayo de 2022. Y los meses de marzo, abril y mayo de 2022 los diez primeros días hábiles del mes de junio de 2022.

 

2. Calendario de implementación Permanente

Grupo

Fecha de inicio de habilitación y fecha máxima para emisión de Nómina Electrónica.

Otros sujetos

1 Tendrán un plazo máximo de (2) meses después de pagar la nómina para habilitarse y empezar con la emisión, las empresas nuevas o que empiecen a tener empleados después de la fecha de obligatoriedad. Los nuevas empresas o sujetos que deban generar el documento soporte de pago de nómina electrónica cuando aplique. En este calendario se incluyen a aquellos sujetos que adquieren la obligación de facturar, tengan un contrato laboral y corresponda a los sujetos del artículo 4 de la presente resolución.

3. Calendario de implementación para sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta

Grupo

Fecha de inicio habilitación

Fecha máxima para iniciar con la generación y emisión del documento soporte de pago de nómina

Otros sujetos

1 31/03/2022 31/05/2022

Los sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta.

*Mediante la Resolución No. 000028 del 28 de febrero de 2022 La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, estableció que los sujetos NO obligados a expedir factura electrónica que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios, deberán realizar la primera generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica correspondiente al mes de junio de 2022, durante los 10 primeros días hábiles del mes de julio de 2022.

Información y contenido del documento soporte de pago de nómina electrónica

 Según el proyecto resolución el documento soporte de pago de nómina electrónica debe contener: 

  • La denominación de documento soporte de pago de nómina electrónica, expresamente.
  • Apellidos y nombre(s) o razón social y Número de Identificación Tributaria – NIT del sujeto obligado a generar, transmitir y validar y el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica (artículo 4 de la resolución).
  • Apellidos y nombre(s) y Número de Identificación del beneficiario del pago.
  • El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE.
  • Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva (artículo 4 de esta resolución).
  • Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina.
  • Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina.
  • El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina, menos el valor total de deducido de nómina.
  • El medio de pago.
  • Fecha y hora de generación.
  • La firma digital del sujeto obligado a generar, transmitir y validar y el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica (artículo 4 de la resolución).
  • La firma electrónica será una herramienta que garantizará la autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
  • Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del fabricante del software, el nombre del software y del proveedor de soluciones tecnológicas si lo tuviere.

Los calendarios de implementación de la nómina electrónica están estipulados en la Resolución 000063Resolución 000037 del 5 de mayo de 2021 las cuales modificaron los calendarios propuestos en la antigua Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021. 

Beneficios de la nómina electrónica

  • Conservar los históricos de mis pagos de nómina en la nube.
  • Reportes inteligentes en tiempo real del comportamiento.
  • El documento soporte de pago de nómina podrá ser tomado como deducciones en las declaraciones tributarias.
  • Amigables con el medio ambiente.
  • Digitalización de las empresas.

¿Cómo puedo implementar la nómina electrónica en mi empresa?  

Seguramente en este punto te estés preguntando cómo puedes iniciar el proceso de implementación, desde nuestro equipo podemos compartirte algunos consejos como:

  1. Estandariza la información: identifica y establece bajo un mismo estándar cada concepto de devengados y deducciones. Nuestra recomendación es consultar el estándar de la DIAN. 
  2. Reúne el valor acumulado: si el pago de tu nómina es semanal, catorcenal o quincenal, es bueno que vayas reuniendo en un formato el valor acumulado para generar el recibo de Nómina Electrónica sin contratiempos. Ten en cuenta que el documento soporte de Nómina Electrónica se genera ante la DIAN una vez por mes y necesitas tener este “valor acumulado” para su presentación.
  3. Busca una solución (software) que te permita cumplir con este nuevo procedimiento de Nómina Electrónica y te facilite su emisión. La implementación nómina electrónica se podrá lograr por cualquiera de estas dos opciones:
  • Desarrollo propio: Se puede considerar la posibilidad de implementar la nómina electrónica a partir de un desarrollo propio, siempre y cuando se cumpla con todos los requisitos exigidos por la DIAN.
  • Proveedor tecnológico como Alegra: Existen proveedores tecnológicos especializados en la implementación de nuevos soportes electrónicos, con los cuales el sistema de implementación será muy sencillo.

Mira nuestro video para conocer más sobre los primeros avances de la Nómina Electrónica

En Alegra siempre estamos al día con la DIAN y tú también puedes estarlo al suscribirte a nuestro boletín donde te estaremos informando de últimas actualizaciones relacionadas con la resolución de la nómina electrónica en Colombia y demás temas legislativos, tips para contadores, consejos para crecer y novedades.

 

Samantha Alvarado
Samantha Alvarado