¡Comencemos por el principio! ¿Sabes qué es la retención en la fuente? Este es un mecanismo a través del cual el Estado asegura una parte del compromiso tributario de los contribuyentes, anticipadamente. 💲
De esta manera, como su nombre lo indica, se retiene un porcentaje correspondiente a ingresos. Esta cifra acumulada se toma como saldo a favor al momento de la declaración de renta y se descuenta del monto a asumir.
Teniendo eso claro, entraremos en materia con respecto al certificado de retención. 👇
¿Qué es un certificado de retención?
En términos generales, los certificados de retención son documentos que respaldan las retenciones realizadas (por cualquier concepto), en un determinado periodo contable.
Es decir, en dichos soportes queda consignada la respectiva retención, que varía según la fuente del ingreso.
¿Para qué sirve el certificado de retención?
Te preguntarás: “¿Por qué es importante el certificado de retención?”. Precisamente este es fundamental para que personas naturales o jurídicas (como empresas y organizaciones) dispongan de las retenciones que se les aplicaron para sus declaraciones de renta, ICA o IVA.
¿Es obligatorio expedir certificado de retención?
Ten presente que sí existe la obligatoriedad de expedir el certificado de retención anualmente.
De esta forma, quienes sean agentes retenedores deben tramitar este documento, sobre el año gravable anterior, por las retenciones realizadas por conceptos como compras y servicios.
🚀 Alegra Tip: para lo anterior no se consideran las retenciones provenientes de relaciones laborales. Estas entran en la categoría de retención en la fuente por salarios.
¿Cuándo se envían los certificados de retenciones?
👀 Muy importante, la fecha límite: el plazo para la expedición del certificado de retención, es a más tardar, el último día hábil del mes de marzo del año gravable correspondiente, es decir, que los certificados por el año gravable 2023, tienen como fecha límite el 27 de marzo de 2024. ¡Evita sanciones! 🗓️
Recuerda que los agentes retenedores que incumplan con el certificado de retención en el tiempo establecido se exponen a multas del 5% de los pagos a certificados no expedidos.
Requisitos de un certificado de retenciones
De acuerdo con el Artículo 381 del Estatuto Tributario, siempre y cuando los conceptos de retención no se originen en una relación laboral o reglamentaria, los agentes retenedores deben tramitar anualmente un certificado de retenciones que incluya:
- Año gravable y ciudad donde se realizó la retención.
- Nombre y apellidos o razón social y NIT del agente retenedor.
- Dirección del agente retenedor.
- Nombre y apellidos o razón social y NIT de quien se le realizó la retención.
- Monto total y concepto de pago sujeto a retención.
- Cuantía y concepto de la retención realizada.
- Firma del agente retenedor.
Ten presente que tanto la entidad beneficiaria del pago como las personas (naturales o jurídicas) pueden solicitar certificados por cada retención efectuada, los cuales contienen los mismos requerimientos que el anual.
¿Cómo solicitar el certificado de retención?
Como lo vimos anteriormente, los agentes retenedores están obligados a expedir anualmente el certificado de retención. Algunos los envían directamente, a través de un sistema de contabilidad, otros tienen plataformas dispuestas para solicitudes y descargas de certificados.
Según el Artículo 667 del Estatuto Tributario, quienes en su calidad de agentes retenedores no expidan los certificados de retenciones en las fechas establecidas (incluido el certificado de ingresos y retenciones), incurrirán en una multa del 5% de los abonos de los certificados no expedidos.
Tipos de certificados y retenciones
¿Qué certificados de retenciones se envían y cuáles son los tipos? A continuación veremos los más comunes:
| Retención en la fuente – Retefuente | Se aplica con una base mínima, si quien hace el pago es agente de retención y quien lo efectúa está sujeto a ella. |
| Retención del IVA – Reteiva | Al momento del pago, el comprador le retiene al vendedor un porcentaje del IVA, según la tarifa de retención. |
| Retención de Industria y Comercio – Reteica | En este proceso los clientes retienen a sus proveedores un valor, que posteriormente se le paga al municipio o ciudad. |
| Otras retenciones | A esta categoría corresponden deducciones por parte de los agentes retenedores, que no se relacionen con ingresos por salarios ni los anteriores. |
Modelo de certificado de retención: ¿cómo crearlos?
¿Cómo crear certificados de retención fácil y rápido? Ahorra tiempo y gana tranquilidad haciendo este trámite con Alegra. Genera certificados de retención en la fuente en pocos clics con este software de contabilidad y facturación.
- Ve a configuración, haz clic en impuestos y selecciona: retenciones.
- Selecciona nueva retención y llena los datos correspondientes.
- Elige el tipo de retención y especifica las cuentas contables.
- Guarda la retención.
- Registra la retención al generar el recibo de caja o asóciala desde la factura de venta.
¡Así de fácil generas certificados de retención con Alegra! No dejes pasar la fecha límite y dale superpoderes a tu negocio. 🚀
