Certificado de Retenciones

El certificado retenciones es un documento que todo empleador o contratante debe entregar obligatoriamente a su empleado según lo definido en la Resolución 000117 de diciembre 30 de 2020.

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Desde Alegra sabemos la importancia de este documento, por eso con este artículo no solo aprenderás las generalidades del certificado de retenciones, sino que también aprenderás cómo generarlo desde nuestro software contable ¡Empecemos!

📌 ¿Por qué es importante expedir el certificado de ingresos y retenciones?

El empleador, que es agente retenedor, debe entregar al trabajador un certificado donde están reportados todos los pagos que se hicieron. También deberá entregar las retenciones en la fuente sobre los pagos que se practicaron en relación con las rentas de trabajo, y además, lo referente a pensiones que correspondan, en este caso sería el año gravable 2020.

📌 Certificado de ingresos y retenciones y la información exógena 

Se debe tener en cuenta que los valores certificados en el formulario 220, deben corresponder a los valores incluidos en el reporte de exógena del año gravable 2020, los cuales van en el formato 2276, tal como lo establecen las normas que lo regulan.

📌 El certificado de ingresos y retenciones es obligatorio para personas naturales y jurídicas 

El certificado de ingresos y retenciones es de obligatorio cumplimiento para personas naturales y jurídicas a partir de que la DIAN lo reglamentó en la Resolución 000117 de diciembre 30 de 2020, (publicada en el Diario Oficial 51.549 de enero 6 de 2021). 

📌 ¿A quiénes se debe expedir el certificado retenciones?

Este certificado retenciones solo debe expedirse a las personas naturales asalariadas, según la información  que está contenida en el formulario 220.  Sin embargo, en los últimos años la DIAN ha señalado que el formulario 220 puede  ser  utilizado para certificar los pagos o abonos en cuenta realizados a las personas naturales residentes y a las cuales se les haya practicado retención en la fuente por  rentas de trabajo no laborales (honorarios, comisiones, servicios, emolumentos), con la tabla del artículo 383 del ET. 

📌 ¿A quienes se debe expedir el certificado de ingresos y retenciones? 

Este certificado de ingresos y retenciones solo debe expedirse a las personas naturales asalariadas, según la información  que está contenida en el formulario 220.  Sin embargo en los últimos años la Dian ha señalado que el formulario 220 puede  ser  utilizado para certificar los pagos o abonos en cuenta realizados a las personas naturales residentes y a las cuales se les haya practicado retención en la fuente por  rentas de trabajo no laborales (honorarios, comisiones, servicios, emolumentos), con la tabla del artículo 383 del ET. 

📌 ¿Cuándo se debe expedir el certificado de ingresos y retenciones?

El certificado retenciones lo deben expedir las personas naturales o jurídicas a más tardar el 31 de marzo de 2021. Es obligación del empleador expedirlo sin necesidad de que el asalariado lo debe solicitar, pues equivale al documento que reemplazará su declaración de renta, esto sucede cuando el contribuyente no está obligado a declarar  por no cumplir con los requisitos para hacerlo, tal como lo consagra  el artículos 378 al 380 del ET. 

📌 ¿Cuánto tiempo debe conservarse el certificado de ingresos y retenciones? 

El certificado de ingresos y retenciones  contenido en el formulario 220 deberá ser conservado por parte del asalariado  por un lapso de  tiempo no inferior a 5 años.

📌 ¿Existe alguna sanción por no expedir el certificado retenciones?

La no entrega oportuna de este certificado de retenciones, teniendo la obligación de expedirlo, se sancionará con una multa equivalente al cinco por ciento (5%) del valor de los pagos o abonos correspondientes a los certificados no expedidos. 

La misma sanción será aplicable a las entidades que no expidan el certificado de la parte no gravable de los rendimientos financieros pagados a los ahorradores.

Normativa relacionada: Artículo 667 del ET

📌 ¿Qué contiene el certificado de ingresos y retenciones?

El Certificado retenciones según el artículo 379 del ET, contendrá los siguientes datos:

  1. El formulario está debidamente diligenciado.
  2. Año gravable y ciudad donde se consignó la retención.
  3. Apellidos y nombres del asalariado.
  4. Cédula o NIT del asalariado.
  5. Apellidos y nombre o razón social del agente retenedor.
  6. Cédula o NIT del agente retenedor.
  7. Dirección del agente retenedor.
  8. Valor de los pagos o abonos efectuados a favor o por cuenta del asalariado, concepto de los mismos y monto de las retenciones practicadas.
  9. Firma del pagador o agente retenedor, quien certifica que los datos consignados son verdaderos, que no existe ningún otro pago o compensación a favor del trabajador por el período a que se refiere el certificado y que los pagos y retenciones enunciados se han realizado de conformidad con las normas pertinentes.

📌 Datos a cargo del asalariado no declarante:

Los asalariados no declarantes informaran los datos y con su firma se entenderá que son correctos, Artículo 380 del ET:

a) Monto de otros ingresos recibidos durante el respectivo año gravable, que provengan de fuentes diferentes a la relación laboral, o legal y reglamentaria, y cuantía de la retención en la fuente practicada por tales conceptos.

b) Relación del patrimonio bruto poseído en el último día del año o período gravable, con indicación de su valor, así como el monto de las deudas vigentes a tal fecha

c) Manifestación del asalariado en la cual conste que por el año gravable de que trata el certificado, cumple con los requisitos establecidos por las normas pertinentes para ser un asalariado no declarante.

📌 ¿Puedo expedir el certificado de ingresos y retenciones del software de Alegra?

Si, ahora puedes generar certificados de retenciones desde Alegra,  esta función te permitirá:

  • Verificar y seleccionar las retenciones que quieres incluir en tu certificado.
  • Generar el certificado de forma automática con un par de clics.
  • Ahorrar tiempo al generar tus certificados de forma masiva.

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En conclusión el certificado de Ingresos y Retenciones es un documento de carácter obligatorio que expide el patrono a sus trabajadores, por tardar el último día hábil del mes de marzo de cada año.

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