Contratar a un contador es una de las decisiones más importantes para cualquier empresa en Colombia. Ya sea para cumplir con la normativa fiscal, gestionar los estados financieros o asegurar la correcta implementación de políticas contables, un contador es una pieza clave en toda empresa.
¿Qué tipo de contador necesita mi empresa: interno, externo, por horas u outsourcing contable?
Uno de los primeros pasos al contratar a un contador es definir qué tipo de servicio necesitas. Las opciones disponibles incluyen contadores internos, externos, por horas o mediante outsourcing contable.
Cada una tiene sus ventajas y desventajas, que dependen de las necesidades específicas de tu empresa 👇
- Contador Interno: es un empleado fijo dentro de la empresa, lo que permite una gestión constante y personalizada. Ideal para empresas con una gran carga de trabajo contable.
- Contador Externo: contratado como asesor, generalmente por proyecto o de forma periódica. Es una opción viable para empresas que no requieren un contador a tiempo completo.
- Contador por Horas: se contrata según la necesidad de tiempo que se tenga para labores contables. Es útil para empresas que tienen pocas transacciones.
- Outsourcing Contable: es una solución externa donde una firma contable se encarga de todas las funciones contables de la empresa. Ideal para pequeñas y medianas empresas que buscan ahorrar en costos.
¿Cuáles son las funciones mínimas que debe cubrir el contador según el tamaño y el sector de la empresa?
Las funciones de un contador pueden variar dependiendo del tamaño de la empresa y su sector. Sin embargo, algunas tareas esenciales que cualquier contador debe realizar incluyen 👇
- Registro de transacciones: registrar todas las operaciones financieras de la empresa.
- Elaboración de estados financieros: preparar balances, pérdidas y ganancias.
- Declaración de impuestos: presentar las declaraciones fiscales ante la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).
- Conciliaciones bancarias: Verificar que los registros contables coincidan con los estados de cuenta bancarios.
- Control de inventarios: Mantener un control sobre el inventario de la empresa.
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¿Qué diferencia hay entre contador público, revisor fiscal y firma de contadores?
Es importante entender la diferencia entre un contador público, un revisor fiscal y una firma de contadores 👇
- Contador Público: es el profesional encargado de llevar los libros contables y realizar los informes financieros. En Colombia, debe estar registrado ante la Junta Central de Contadores (JCC).
- Revisor Fiscal: es un contador con más experiencia y, en muchos casos, un título especializado en auditoría. Su función principal es revisar y certificar que los estados financieros de la empresa sean correctos y cumplan con la normativa.
- Firma de Contadores: una firma de contadores es una empresa que agrupa a varios contadores, ofreciendo servicios de contabilidad, auditoría y consultoría.
A la hora de contratar a un contador, la verificación de su tarjeta profesional en la Junta Central de Contadores es crucial. Además, es importante entender las diferencias entre un contador público y un revisor fiscal, ya que este último puede ser necesario dependiendo del tamaño de tu empresa.
¿Qué requisitos legales debe cumplir un contador en Colombia?
En Colombia, los contadores deben cumplir con ciertos requisitos legales para poder ejercer. Los más importantes son:
- Título de contador público: el contador debe haber completado una carrera universitaria en contabilidad.
- Tarjeta profesional: es necesario que el contador esté registrado en la Junta Central de Contadores (JCC).
- Antecedentes disciplinarios: los contadores deben tener un historial limpio de sanciones o problemas legales.
¿Cómo verificar la tarjeta profesional y antecedentes en la Junta Central de Contadores (JCC)?
La verificación de la tarjeta profesional es fundamental para asegurarte de que el contador tiene los permisos para ejercer. Puedes verificarla en línea en el portal de la Junta Central de Contadores. Además, debes consultar los antecedentes disciplinarios para asegurarte de que el contador no tiene problemas legales que puedan afectar el desempeño de sus funciones.
¿Por qué importa la experiencia en NIIF para PYMES y adopción de políticas contables?
La adopción de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) para PYMES es fundamental para cumplir con la normativa local e internacional. Un contador con experiencia en NIIF para PYMES será capaz de preparar estados financieros adecuados, lo que es esencial para la transparencia y cumplimiento fiscal.
¿Qué debe dominar un contador hoy: NIIF, impuestos nacionales/territoriales y reportes obligatorios?
El contador debe estar familiarizado con las últimas actualizaciones fiscales y contables, especialmente en áreas clave como 👇
- NIIF: Las Normas Internacionales de Información Financiera son esenciales para la estandarización de los estados financieros.
- Impuestos nacionales y territoriales: el contador debe tener experiencia con la DIAN y estar al tanto de las normativas tributarias tanto nacionales como territoriales.
- Reportes obligatorios: estos incluyen la facturación electrónica, nómina electrónica, y la declaración de renta.
¿Qué experiencia pedir en facturación electrónica, nómina electrónica y RADIAN?
Es crucial que el contador tenga experiencia con la facturación electrónica y nómina electrónica, ya que estas son parte de las obligaciones fiscales de las empresas. Además, el manejo de herramientas como RADIAN (Registro de Activos Digitales) es necesario para cumplir con las normativas de la DIAN.
¿Qué herramientas debe manejar?
El contador debe estar familiarizado con diversas herramientas tecnológicas, como:
- ERP (Enterprise Resource Planning): Para integrar todos los procesos financieros de la empresa.
- POS (Point of Sale): Para gestionar las ventas y los pagos de los clientes.
- Conciliación bancaria automática: Herramientas que facilitan la conciliación de los estados bancarios con los registros contables.
- Analítica contable: Herramientas para análisis de datos y optimización de los procesos contables.
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¿Cómo contratar a un contador paso a paso?
A continuación, te ofrecemos un proceso detallado para contratar a un contador en Colombia:
- Define el tipo de contador que necesitas: establece si lo necesitas interno, externo, por horas o mediante outsourcing.
- Verifica los requisitos legales: asegúrate de que el contador tenga la tarjeta profesional vigente y una buena trayectoria.
- Evalúa la experiencia del contador: asegúrate de que tenga experiencia con las normativas fiscales colombianas y herramientas contables actuales.
- Realiza una entrevista exhaustiva: asegúrate de que el contador pueda demostrar su capacidad técnica y ética.
Checklist para contratar a un contador en Colombia
Documentos a solicitar
- Título de contador público
- Tarjeta profesional de la JCC
- Certificaciones y cartas laborales de trabajos anteriores
Validaciones técnicas
- Experiencia en NIIF, impuestos, e-factura, nómina electrónica, RADIAN
Pruebas/entregables de arranque
- Políticas contables
- Calendario fiscal
- Plan de cierre
Preguntas frecuentes
¿Cómo definir el perfil, seniority y rango salarial del contador que necesito?
El perfil del contador debe ajustarse a las necesidades de tu empresa. Considera su experiencia y nivel de responsabilidad. El rango salarial variará según el nivel de experiencia y la carga de trabajo.
¿Qué pruebas técnicas aplicar?
Algunas pruebas que puedes aplicar son:
- Registro de operaciones
- Conciliación bancaria
- Asientos de cierre
¿Qué preguntas hacer en la entrevista para evaluar criterio, ética y manejo de riesgo?
Preguntas clave incluyen:
- ¿Cómo manejas los conflictos contables?
- ¿Cómo garantizas el cumplimiento fiscal?
- ¿Qué opinas sobre la ética contable?
¿Cómo validar referencias, certificaciones y casos reales sin violar datos sensibles?
Pide referencias de clientes anteriores y verifica sus credenciales sin comprometer la confidencialidad de la empresa.
¿Cuándo mi empresa requiere revisor fiscal y cómo se relaciona con el contador?
Las empresas más grandes, especialmente aquellas que cotizan en bolsa, deben contar con un revisor fiscal, quien tiene como función principal la auditoría externa de los estados financieros de la empresa, con el fin de garantizar que estos reflejen la situación financiera real y cumplan con las normativas vigentes.
A diferencia del contador, que maneja el día a día de los registros contables y la preparación de los informes internos, el revisor fiscal tiene una función de supervisión y validación externa de la información financiera. Su rol es clave para brindar confianza a los accionistas, inversionistas y autoridades fiscales sobre la veracidad y transparencia de los estados financieros.
Aunque el revisor fiscal y el contador trabajan en áreas diferentes, ambos deben colaborar estrechamente para garantizar la calidad de los informes financieros. El contador prepara los informes y los registros contables, mientras que el revisor fiscal los revisa, valida y certifica. Esta relación es fundamental para cumplir con las normativas legales, evitar sanciones y asegurar la transparencia en la gestión financiera de la empresa.
¿Cuándo es obligatorio contar con un revisor fiscal?
Según la Ley 43 de 1990 y el Código de Comercio, las empresas deben contar con un revisor fiscal cuando:
- Superan ciertos límites de ingresos anuales establecidos por la DIAN.
- Son sociedades anónimas o aquellas que cotizan en bolsa.
- Tienen una cantidad considerable de activos o capital social.
- Tienen actividad en sectores que exigen auditorías externas, como las entidades financieras.
En empresas más pequeñas o de menor volumen, el contador puede encargarse de la parte financiera sin necesidad de un revisor fiscal, pero siempre bajo la normatividad vigente.
¿Qué controles internos debe proponer el contador?
El contador debe proponer controles internos que ayuden a la empresa a prevenir fraudes y errores, como la segregación de funciones y la implementación de matrices de riesgo.
¿Cuándo conviene contratar planta vs. outsourcing contable?
Depende de las necesidades de la empresa. El outsourcing contable es más económico y flexible, mientras que contar con un contador interno ofrece más control y continuidad. En esta tabla puedes conocer mejor las diferencias.
| Aspecto | Contador Interno (Planta) | Outsourcing Contable |
| Control y Continuidad | Control directo y continuidad en los procesos contables. | Menor control directo, depende de la empresa externa. |
| Confidencialidad | Información manejada de forma confidencial dentro de la empresa. | Información compartida con terceros, lo que podría afectar la confidencialidad. |
| Adaptabilidad | Adaptación rápida a cambios en la empresa y ajustes contables. | Menos flexibilidad para adaptarse rápidamente a cambios, depende de la empresa externa. |
| Costo | Más costoso: salarios, prestaciones y beneficios sociales para el empleado. | Más económico: pago solo por servicios requeridos sin asumir costos laborales fijos. |
| Acceso a Expertos | Depende de la experiencia y formación del contador interno. | Acceso a un equipo de expertos en diversas áreas, como facturación electrónica y auditoría. |
| Flexibilidad | Menos flexible, requiere tiempo completo para la empresa. | Alta flexibilidad, puedes contratar según las necesidades específicas y el tiempo requerido. |
| Reducción de Riesgos Operativos | Riesgos bajo control, pero dependientes de la gestión interna de la empresa. | Riesgos mitigados por proveedores con sistemas robustos de control interno y auditoría. |
| Tamaño de la Empresa | Ideal para empresas grandes con operaciones complejas. | Mejor para pequeñas y medianas empresas con operaciones menos complejas. |
| Necesidades Contables | Ideal para procesos contables complejos o personalizados. | Adecuado para procesos sencillos o fluctuantes que no requieren intervención constante. |
| Confidencialidad Crítica | Ideal para empresas donde la confidencialidad es crucial (e.g., sector financiero). | Menos recomendable si la confidencialidad es clave, debido a la intervención de terceros. |
¿Qué incluir en el contrato/orden de servicios para proteger información y cumplir con plazos?
Asegúrate de incluir cláusulas de confidencialidad, entregables, y plazos de cumplimiento en el contrato con el contador.
¿Cómo estimar el costo–beneficio: horas, entregables, penalidades y escalabilidad?
Analiza el costo de los servicios contables y compáralo con los beneficios que aporta el contador en términos de eficiencia y cumplimiento.
¿Cómo debe integrarse el contador con ventas, compras, tesorería y nómina?
El contador debe trabajar de manera conjunta con otros departamentos para asegurar que la información financiera fluya correctamente y de manera oportuna. Esto incluye la colaboración estrecha con ventas, compras, tesorería y nómina.
