En la era digital, la facturación electrónica se ha convertido en un pilar fundamental para los empresarios colombianos. Además de ser una obligación legal para muchos sectores, ofrece ventajas como la reducción de costos, mayor eficiencia y cumplimiento normativo. Este artículo detalla cómo hacer una factura electrónica, los requisitos, beneficios, normativas y errores comunes a evitar, con un enfoque práctico para empresarios.
¿Cómo hacer una factura electrónica?
Te compartimos los pasos que puedes hacer para facturar electrónicamente con un software como Alegra 👇.
¿Por qué hacer una factura electrónica?
La facturación electrónica es más que una obligación legal; ofrece beneficios estratégicos para las empresas:
- Promueve el comercio electrónico: facilita transacciones en línea, integrándose con plataformas globales.
- Reduce costos: elimina gastos de impresión, almacenamiento y gestión de documentos físicos (Siigo Beneficios).
- Mejora controles aduaneros: agiliza procesos de control fiscal y aduanero.
- Acceso a nuevos mercados: permite operar en sistemas de comercio electrónico internacionales.
- Disminuye la evasión fiscal: proporciona a la DIAN datos en tiempo real para un mejor control tributario.
- Información tributaria: Genera datos detallados sobre actividades económicas, útiles para auditorías.
¿Cuáles son los requisitos para facturar electrónicamente?
Para facturar electrónicamente en Colombia, debes cumplir con los siguientes requisitos:
- Registro en la DIAN: inscribirte como facturador electrónico en el portal de habilitación.
- Pruebas SET: completar las pruebas de emisión de facturas y notas.
- Certificado digital: contar con un certificado digital válido en formato .PFX.
- Código de actividad económica: registrar el código CIIU en el RUT, según la Resolución 139 de 2012 (Códigos CIIU).
- Rangos de numeración: obtener autorización de rangos en el sistema MUISCA.
- Configuración del software: configurar el software con certificado, clientes, productos y rangos de numeración.
- Cumplir el calendario de implementación: consultar las fechas en el micrositio de la DIAN.
| Requisito | Descripción | Referencia |
| Registro | Inscripción en portal DIAN | Habilitación DIAN |
| Certificado | Certificado digital .PFX | Certificados Digitales |
| Código CIIU | Registro en RUT | Códigos CIIU |
¿Cómo se valida una factura electrónica ante la DIAN?
La validación de facturas electrónicas es automática y en tiempo real. Al emitir una factura a través del portal “Facturando Electrónicamente” de la DIAN, el sistema verifica que cumpla con los requisitos establecidos. Si es válida, se asigna un número de autorización, y la factura se considera un Título Valor, lo que permite operaciones como factoring y devoluciones automáticas de impuestos (DIAN Validación).
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¿Cuáles son los beneficios de hacer facturas electrónicas?
Además de los mencionados, los beneficios incluyen:
- Eficiencia operativa: automatiza procesos, reduciendo tiempo y errores.
- Cumplimiento normativo: Garantiza que las facturas cumplan con las regulaciones de la DIAN.
- Seguridad: Usa encriptación y autenticación de dos factores.
- Accesibilidad: Disponible desde cualquier dispositivo con internet.
- Integración: Compatible con sistemas ERP y plataformas de pago.
¿Qué errores comunes se deben evitar al crear una factura electrónica?
Evita estos errores comunes para prevenir rechazos por la DIAN:
- Números duplicados: cada factura debe tener un número único dentro del rango autorizado.
- Códigos estándar incorrectos: usa códigos UNSPSC correctos para productos y servicios.
- Datos de cliente erróneos: verifica la información del cliente antes de emitir.
- Emisión tardía: emite la factura al momento de la transacción.
- Errores en impuestos: calcula correctamente el IVA y otros impuestos.
- Resoluciones vencidas: asegúrate de que la resolución de facturación esté vigente.
| Error | Solución |
| Números duplicados | Verificar rangos en MUISCA |
| Códigos incorrectos | Usar códigos UNSPSC válidos |
| Resolución vencida | Renovar resolución en DIAN |
¿Cómo influye hacer una factura de venta en la contabilidad de una empresa?
La factura de venta es esencial para la contabilidad, ya que:
- Registra ingresos: cada factura documenta una venta, impactando los estados financieros.
- Controla impuestos: facilita el cálculo y pago de impuestos como el IVA.
- Soporta auditorías: proporciona registros digitales para auditorías fiscales.
- Mejora la gestión financiera: ayuda a controlar inventarios y presupuestos.
¿Qué normativas rigen hacer facturas electrónicas?
La facturación electrónica en Colombia está regulada por:
- Ley 2010 de 2019 (Ley de Crecimiento): establece la obligatoriedad para ciertos sectores.
- Resolución 139 de 2012: define códigos CIIU para actividades económicas.
- Resolución 000042 de 2020: detalla procedimientos y plazos para facturación electrónica (Resolución 2020).
La facturación electrónica es una herramienta indispensable para los empresarios colombianos. Cumple con las normativas legales, optimiza procesos y reduce costos operativos. Al seguir los pasos y recomendaciones de esta guía, podrás implementar la facturación electrónica de manera efectiva y aprovechar sus beneficios.
