Hacer un descuento no autorizado en la nómina de un trabajador puede costarle a tu empresa una demanda laboral y el pago retroactivo de todos los valores descontados con intereses. En Colombia, no todo se puede descontar del salario: el Código Sustantivo del Trabajo define exactamente qué deducciones de nómina son legales, cuáles requieren autorización escrita del trabajador y cuánto es el máximo que se puede retener.
Para 2026, las deducciones obligatorias de un trabajador con salario mínimo ($1.750.905) suman $140.072 mensuales: 4% a salud ($70.036) y 4% a pensión ($70.036) sobre el IBC. Todo lo que va más allá de eso requiere base legal o autorización expresa.
Aquí encontrarás los tipos de deducciones, los porcentajes exactos 2026, los límites que impone la ley y los errores que generan más conflictos laborales. ¡Sigue leyendo! 👇
Te puede interesar: Liquidación de nómina en Colombia 2026: guía completa paso a paso
¿Qué son las deducciones de nómina?
Las deducciones de nómina son los descuentos que se restan del salario devengado del trabajador antes de calcular el pago neto. No son un privilegio del empleador: cada deducción está autorizada o exigida por una norma específica, y hacer un descuento sin respaldo legal es una violación del derecho al salario.
Se clasifican en dos grandes grupos según su origen:
| Tipo | ¿Quién las ordena? | ¿Se necesita autorización del trabajador? | Ejemplos |
| Deducciones legales (obligatorias) | La ley — el empleador está obligado a practicarlas | No — son de orden público | Salud, pensión, retención en la fuente |
| Deducciones autorizadas | Acuerdo entre empleador y trabajador, o por orden judicial | Sí — por escrito y con límites legales | Libranzas, cooperativas, cuotas sindicales, anticipos de salario |
⚠️ Ninguna deducción puede superar el 50% del salario neto del trabajador, salvo las excepciones taxativas del Código Sustantivo del Trabajo. El auxilio de transporte ($249.095) nunca puede descontarse — es inembargable e intocable (Art. 130 CST).
Te puede interesar: Nómina electrónica en Colombia 2026: qué es, quiénes deben transmitirla y plazos DIAN
Deducciones legales obligatorias 2026: porcentajes y montos
Estas deducciones las practica el empleador por mandato legal, sin necesidad de autorización del trabajador. No pueden ser modificadas ni negociadas por contrato. Se calculan sobre el Ingreso Base de Cotización (IBC), que para trabajadores dependientes equivale al salario ordinario mensual — el auxilio de transporte no entra al IBC.
| Deducción | % empleado | Base | Monto SMMLV 2026 | Norma |
| Salud | 4 % | IBC ($1.750.905) | $70.036 | Ley 1607/2012 Art. 25 |
| Pensión | 4 % | IBC ($1.750.905) | $70.036 | Art. 20, Ley 100/1993 |
| Retención en la fuente por salarios | Tabla Art. 383 ET | Ingreso laboral depurado | $0 (salario mínimo está exento) | Art. 383 ET |
| Total deducciones legales (SMMLV) | $140.072 |
💡 #AlegraTip — retención en la fuente por salarios: los primeros 95 UVT mensuales de ingreso laboral ($4.975.530 en 2026) están exentos de retención. Un trabajador con salario mínimo no paga retención. La obligación aparece cuando el ingreso laboral mensual supera esa cifra, aplicando la tabla progresiva del Art. 383 del ET.
Deducciones autorizadas: cuáles son y qué límites tienen
Además de las obligatorias, el empleador puede practicar otros descuentos, pero solo si tienen respaldo legal o autorización escrita del trabajador. Cada tipo tiene su propio límite legal que no puede superarse aunque el trabajador lo solicite.
| Tipo de deducción | Límite legal | Requisito | Norma |
| Libranzas (créditos con entidades financieras o cooperativas) | Máx. 50% del salario neto | Autorización escrita del trabajador + contrato de libranza | Ley 1527/2012 |
| Embargos judiciales ordinarios | Máx. 1/5 (20%) del salario | Orden judicial — el empleador no puede negarse | Art. 154 CST |
| Embargos por alimentos o cooperativas | Hasta 50% del salario | Orden judicial específica | Art. 154 CST (excepción) |
| Cuotas sindicales | Sin límite fijo — según estatutos del sindicato | Autorización escrita del trabajador afiliado | Art. 400 CST |
| Anticipos de salario | Hasta el 50% del salario mensual anticipado | Autorización escrita y acuerdo previo | Art. 149 CST |
| Arrendamiento de vivienda patronal | Máx. 30% del salario | Acuerdo escrito — solo si la empresa provee alojamiento | Art. 150 CST |
| Cooperativas (cuotas de créditos) | Máx. 50% del salario | Autorización escrita del trabajador | Art. 154 CST |
🔴 Regla general del Art. 149 CST: la suma total de todas las deducciones no puede exceder el 50% del salario bruto. Si un trabajador tiene libranza + embargo ordinario + cuota de cooperativa, el empleador debe verificar que el total no supere ese límite antes de practicar el descuento.
¿Qué NO se puede descontar de la nómina en Colombia?
Esta es la parte que genera más conflictos laborales. Hay conceptos que los empleadores intentan descontar del salario sin respaldo legal, lo que expone a la empresa a demandas retroactivas con intereses de mora.
| Concepto | ¿Se puede descontar? | Por qué no |
| Auxilio de transporte ($249.095) | ❌ Nunca | Inembargable e indescontable — Art. 130 CST |
| Daños a equipos o materiales por culpa del trabajador | ❌ No directamente | Requiere proceso disciplinario y autorización judicial o acuerdo escrito — Art. 149 CST |
| Multas o sanciones disciplinarias en dinero | ❌ Prohibido | Las multas en dinero están prohibidas por el CST — solo se permite llamado de atención o suspensión sin pago |
| Uniformes y dotación | ❌ No | La dotación es obligación del empleador para salarios hasta 2 SMMLV — Art. 230 CST |
| Herramientas de trabajo | ❌ No | Son obligación del empleador — Art. 57 CST |
| Aportes patronales (salud, pensión, ARL, parafiscales) | ❌ No del salario del trabajador | Son obligación 100% del empleador — descontarlos es apropiación indebida |
| Deudas sin autorización escrita | ❌ No | Requiere acuerdo escrito y límites del Art. 149 CST |
Ejemplo práctico: deducciones de nómina con el SMMLV 2026
Tomemos a Carlos, auxiliar administrativo de una pyme en Medellín, con salario mínimo, derecho a auxilio de transporte, una libranza con el banco por $200.000 mensuales y afiliado a una cooperativa con cuota de $80.000:
| Concepto | Valor | Tipo |
| Salario básico | $1.750.905 | Devengado |
| Auxilio de transporte | $249.095 | Devengado (no entra al IBC) |
| Total devengado | $2.000.000 | |
| Salud empleado (4% × $1.750.905) | – $70.036 | Deducción legal |
| Pensión empleado (4% × $1.750.905) | – $70.036 | Deducción legal |
| Retención en la fuente | – $0 | Deducción legal (exento) |
| Libranza bancaria | – $200.000 | Deducción autorizada |
| Cuota cooperativa | – $80.000 | Deducción autorizada |
| Total deducciones | – $420.072 | |
| Neto a pagar a Carlos | $1.579.928 |
✅ Verificación del límite legal: el total de deducciones ($420.072) representa el 24% del salario bruto ($1.750.905). Está por debajo del límite del 50% — todo en orden. Si la libranza fuera de $600.000, el total superaría el 50% y la empresa no podría practicar ese descuento sin incumplir el Art. 149 CST.
Preguntas frecuentes sobre deducciones de nómina
Resuelva las dudas más comunes sobre las deducciones de nómina en su empresa: qué descuentos son obligatorios, cuáles requieren autorización del trabajador, cómo aplicarlos correctamente y qué errores evitar para cumplir con la normativa laboral y mantener una nómina clara y ordenada.
¿Cuánto se descuenta de la nómina en Colombia en 2026?
Las deducciones legales obligatorias son 8% del IBC: 4% a salud y 4% a pensión. Para un trabajador con salario mínimo ($1.750.905), eso equivale a $140.072 mensuales. La retención en la fuente aplica solo si el ingreso laboral mensual supera 95 UVT ($4.975.530 en 2026). Cualquier descuento adicional requiere autorización escrita del trabajador.
¿Qué pasa si el empleador hace descuentos no autorizados?
El trabajador puede exigir el reintegro de todos los valores descontados ilegalmente, más los intereses moratorios. Si el conflicto va al Ministerio de Trabajo o a un juez laboral, el empleador puede enfrentar sanciones adicionales. Las deducciones sin respaldo legal son una de las causas más frecuentes de demandas laborales en Colombia.
¿Se puede descontar el daño de un equipo del salario del empleado?
No directamente. El empleador no puede descontar el valor de un daño del salario sin un proceso disciplinario previo y sin un acuerdo escrito con el trabajador. Si el trabajador no autoriza el descuento, el empleador debe acudir a un proceso judicial. Descontar sin ese respaldo viola el Art. 149 del CST.
¿El auxilio de transporte puede descontarse o embargarse?
No. El auxilio de transporte ($249.095 en 2026) es inembargable e indescontable por mandato del Art. 130 del CST. No puede incluirse en bases de cálculo para embargos ni puede ser objeto de ningún descuento, ni siquiera con autorización escrita del trabajador.
¿Un trabajador independiente tiene deducciones de nómina?
No en el sentido laboral. Los trabajadores vinculados por contrato de prestación de servicios no tienen nómina, así que no aplican deducciones de salud y pensión a cargo de un empleador. Ellos pagan el 100% de sus aportes directamente (salud 12,5% y pensión 16% sobre el 40% de sus ingresos). Tampoco tienen retención en la fuente por salarios — su retención aplica como honorarios o servicios.
¿Cuál es el límite máximo de deducciones que se le puede hacer a un trabajador?
El Art. 149 del CST establece que la suma de todas las deducciones no puede superar el 50% del salario bruto, salvo excepciones específicas (alimentos, cooperativas con orden judicial). Esto incluye la suma de deducciones legales + libranzas + cuotas + anticipos. El empleador debe verificar ese límite antes de practicar cualquier descuento adicional.
Calcular las deducciones correctas de cada trabajador — especialmente cuando hay libranzas, novedades o cambios de salario — es uno de los procesos más propensos a error en la nómina manual. Con Alegra Nómina, las deducciones legales se calculan automáticamente sobre el IBC correcto de cada empleado, y el sistema alerta si algún descuento autorizado supera el límite del 50% establecido por el Código Laboral.
Fuentes
- Congreso de la República. (1950). Código Sustantivo del Trabajo — Arts. 130, 149, 150, 154, 400.
- Congreso de la República. (1993). Ley 100 de 1993 — Art. 20 (aportes a pensión).
- Congreso de la República. (2012). Ley 1607 de 2012 — Art. 25 (aportes a salud empleados).
- Congreso de la República. (2012). Ley 1527 de 2012 — Libranzas y descuentos autorizados.
- Ministerio del Trabajo. (19 de febrero de 2026). Decreto 0159 de 2026 — SMMLV 2026: $1.750.905.
