En Colombia, la facturación POS y la facturación electrónica son dos métodos esenciales para registrar ventas y cumplir con las obligaciones tributarias. Mientras que la factura POS es ampliamente utilizada en comercios que venden a consumidores finales, la facturación electrónica ha tomado mayor relevancia debido a su obligatoriedad y sus ventajas en la trazabilidad y control fiscal.
En este artículo, analizamos las diferencias clave entre ambos sistemas, sus requisitos y beneficios para las empresas en 2025. Con la implementación de la facturación electrónica y las nuevas disposiciones de la DIAN, es crucial que los comerciantes comprendan las obligaciones y beneficios asociados a la factura POS en 2025.
Comparación entre factura POS y factura electrónica
La factura POS y la factura electrónica cumplen funciones similares, pero presentan diferencias clave en su uso y regulación. La facturación electrónica ha sido impulsada como una medida para mejorar la transparencia fiscal y facilitar la fiscalización por parte de la DIAN.Lee aquí sus principales diferencias 👇
| Característica | Factura POS | Factura Electrónica |
| Validación DIAN | No requiere validación previa. | Requiere validación previa. |
| Uso de IVA | No permite deducción de IVA. | Permite deducción de IVA. |
| Medio de emisión | Sistema POS o impresoras fiscales. | Software de facturación electrónica. |
| Regulación | Aplicable a operaciones con consumidores finales. | Aplicable a todas las transacciones comerciales. |
Usos de la factura POS y la factura electrónica
Ambos tipos de facturación cumplen roles específicos dentro del comercio y la contabilidad de las empresas:
- Factura POS: se usa principalmente en ventas minoristas donde los clientes no requieren un soporte fiscal para deducciones de impuestos.
- Factura Electrónica: se usa en transacciones entre empresas y en operaciones comerciales donde el comprador necesita un documento válido para su contabilidad y declaración tributaria.
¿Cuáles son los requisitos de la factura POS y la factura electrónica?
| Requisito | Factura POS | Factura Electrónica |
| Registro en la DIAN | Obligatorio para comercios que facturan con POS. | Obligatorio para todas las empresas y contribuyentes. |
| Sistema requerido | Software POS que cumpla con las normativas de la DIAN. | Software de facturación electrónica certificado. |
| Validación DIAN | No requiere validación previa. | Se debe validar en tiempo real antes de entregarse al cliente. |
| Datos del comprador | No es obligatorio incluir NIT o cédula. | Debe contener NIT o cédula del comprador. |
| Firma digital y código CUFE | No aplica. | Requiere firma digital y código CUFE. |
| Uso de IVA | No permite la deducción del IVA. | Permite la deducción del IVA. |
¿Cuáles son los límites para la factura POS y la factura electrónica?
Límites de la Factura POS
- Monto Máximo por Transacción: las facturas POS no pueden superar un valor determinado según las disposiciones de la DIAN. Actualmente, el límite es de 5 UVT por transacción.
- No Deducción de IVA: los compradores que reciben una factura POS no pueden usarla para descontar el IVA en su declaración tributaria.
- Uso Exclusivo para Consumidores Finales: solo se permite su emisión en transacciones con consumidores finales, no en operaciones entre empresas.
Límites de la Factura Electrónica
- Obligación de Validación: cada factura debe ser validada en tiempo real por la DIAN antes de ser entregada al comprador.
- Uso en Todas las Operaciones: la factura electrónica es obligatoria en transacciones entre empresas y en la mayoría de las actividades comerciales.
- Cumplimiento con Requisitos de la DIAN: debe contener información detallada del comprador y cumplir con el estándar técnico exigido.
Beneficios de la factura electrónica para las empresas
La adopción de la facturación electrónica ofrece múltiples ventajas para las empresas en Colombia 👇
- Reducción de costos operativos: disminuye el uso de papel y la necesidad de almacenamiento físico de documentos.
- Mayor eficiencia administrativa: automatiza los procesos de facturación y facilita la gestión contable.
- Mejor control fiscal: permite una mayor trazabilidad de las transacciones, reduciendo riesgos de evasión fiscal.
- Cumplimiento normativo: garantiza que las empresas operen dentro del marco legal establecido por la DIAN.
Beneficios de la Implementación Electrónica
- Eficiencia Operativa: la digitalización de los documentos reduce errores manuales y agiliza los procesos de venta.
- Cumplimiento Normativo: garantiza que las operaciones de venta cumplan con las regulaciones vigentes, evitando posibles sanciones.
- Transparencia y Control: facilita el control fiscal y proporciona información en tiempo real tanto para el comerciante como para la DIAN.
¿Puedo Seguir Usando Facturas en Papel?
La DIAN ha establecido la obligatoriedad de la facturación electrónica y la emisión de documentos equivalentes electrónicos, eliminando progresivamente el uso de facturas en papel.
#AlegraTip: recuerda que, todos los contribuyentes que anteriormente emitían tiquetes POS deben haber adoptado el documento equivalente electrónico o emitir facturas electrónicas para todas sus ventas.
¿Cómo se reporta la facturación POS a la DIAN?
Según el artículo 36 de la Resolución 000042 de 2020, la facturación POS se reporta a la DIAN mediante un informe diario elaborado al final del día. Este documento debe formar parte de la contabilidad y estar disponible para su exhibición cuando el ente fiscal lo requiera.
El reporte debe incluir:
- Nombre o razón social y NIT del vendedor.
- Identificación de las máquinas registradoras o computadores que emitieron el documento.
- Fecha y hora del comprobante.
- Número inicial y final de las transacciones diarias por dispositivo.
- Totalización de los medios de pago, detallando número de transacciones y valor por efectivo, cheques, tarjetas débito o crédito, ventas a crédito, bonos o vales.
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La transición hacia la facturación electrónica y la implementación del documento equivalente electrónico en sistemas POS representan un avance significativo en la modernización tributaria de Colombia. Es esencial que los comerciantes se adapten a estas nuevas disposiciones para garantizar el cumplimiento normativo y aprovechar los beneficios asociados.
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