¿Tienes una tienda y luchas por mantener un registro de tus ventas mientras cumples con las regulaciones fiscales? No te preocupes, la factura POS es la solución que estás buscando. Este sistema te ayudará a simplificar tus operaciones y garantizar el cumplimiento normativo. Sigue leyendo y descubre cómo transformar tu gestión contable 👇.
¿Qué es la factura POS?
Es un documento generado automáticamente por un sistema de punto de venta (POS) en el momento de una transacción de compra. Este tipo de factura registra detalles de la venta, como productos adquiridos, precios, impuestos y método de pago, facilitando la gestión y control de inventarios y ventas en establecimientos comerciales. Además, está regulado por la Resolución DIAN 000042 de 2020.
¿Cuáles son las características de un sistema de facturación POS?
Según el artículo 36 de la Resolución 000042 del 2020, la factura de venta POS se caracteriza por contar con estos aspectos técnicos. Échale un ojo 👇.
- Hardware: ordenador o dispositivo móvil con capacidad de procesamiento y almacenamiento, impresora térmica para tiquetes POS y, opcionalmente, lector de código de barras.
- Software: sistema de facturación electrónica autorizado por la DIAN, un módulo para la generación del POS electrónico y conexión a internet para transmitir la información.
- Seguridad: garantiza la protección de la información, evitando el acceso no autorizado, la modificación o la eliminación de datos..
- Cumplimiento normativo: requisitos técnicos y legales de la DIAN para la expedición del POS electrónico.
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Ventajas de la digitalización de facturas
Este documento ayuda a mejorar los controles de seguridad y registro ante la DIAN. Además, ofrece diversas ventajas tanto para las empresas como para los clientes, entre ellas:
- Eficiencia y ahorro de tiempo, eliminas procesos manuales, agilizas la emisión y envío, y ahorras tiempo y recursos.
- Reducción de costos, asociados al papel, tinta y envíos físicos, generando ahorros a largo plazo.
- Mayor precisión y disminución de errores, gracias a los mecanismos automáticos de validación y verificación de los sistemas electrónicos.
- Acceso rápido a la información, a través de las funciones de búsqueda y filtrado que permiten encontrar rápidamente una factura o generar informes de manera eficiente.
- Seguridad y respaldo de datos, mediante encriptados, firmas digitales y copias de información.
- Sostenibilidad y protección del medio ambiente, gracias a la disminución del papel y residuos.
Diferencia entre factura POS y computador
Si bien ambos métodos permiten emitir comprobantes electrónicos, cuentan con algunas diferencias. Te las compartimos en el siguiente cuadro comparativo 👇.
| Característica | Facturación POS | Facturación por computador |
| Método | Sistema integrado de hardware y software en el punto de venta. | Software de escritorio o aplicaciones. |
| Tecnología | Automática en el momento de la transacción. | Manual. |
| Tipos de documentos emitidos | Tiquetes, facturas, notas crédito y débito. | Facturas. |
| Requisitos legales | Numeración para POS emitida por la DIAN. | Requisitos del artículo 617 del Estatuto Tributario. |
| Facturación electrónica | Excluida de obligatoriedad hasta 2024. | Debe cumplir con resolución de facturación de la DIAN. |
Diferencia entre factura POS y electrónica
Mientras que la factura POS en Colombia se emite automáticamente en el punto de venta y está exenta de obligatoriedad electrónica hasta 2024, la versión electrónica debe cumplir con los requisitos de la DIAN y se almacena y envía digitalmente. Otras de sus diferencias son:
| Características | POS Electrónico | Factura Electrónica |
| Se puede convertir en título valor. | ❌ | ✅ |
| Tiene opción gratuita en la DIAN. | ❌ | ✅ |
| Permite facturar con AIU (administración, imprevistos y utilidades), facturas de exportación, entre otros. | ❌ | ✅ |
| Se puede emitir desde un punto de venta. | ✅ | ✅ |
¿Quiénes pueden facturar POS?
Según el artículo 10 de la Resolución 000042 del 2020, los contribuyentes que deben expedir este documento son:
| Grupo | Calidad de contribuyente de renta y complementario | Fecha de implementación |
| 1 | Grandes contribuyentes. | 1 de mayo. |
| 2 | Declarantes de impuestos sobre la renta que no tengan calidad de grandes contribuyentes. | 1 de junio. |
| 3 | No declarantes de impuestos sobre la renta. | 1 de julio. |
| Sujetos que no tengan ninguna de las calidades mencionadas. |
¿Cuáles son los requisitos de la factura POS?
Estos comprobantes electrónicos deben cumplir con las condiciones establecidas por la DIAN para asegurar el registro correcto y legal de las transacciones. A continuación, se detallan los 11 requisitos:
- Nombre y apellido o razón social y NIT del vendedor o prestador del servicio.
- Número de identificación de las máquinas registradoras o computadores que emitieron el documento equivalente o la factura.
- Fecha y hora del comprobante.
- Registro del número inicial y final de las transacciones diarias efectuadas por cada dispositivo electrónico.
- Discriminación de las ventas brutas de bienes o servicios por departamento, identificando por ítem las operaciones exentas, excluidas y gravadas, con el valor de las ventas según la tarifa de IVA o impuesto nacional al consumo. Los descuentos deben estar discriminados por departamento.
- Diferenciación por dispositivo electrónico o terminal, especificando el número de transacciones atendidas y valor de las ventas de bienes y/o servicios prestados por cada una de ellas.
- Totalización de medios de pago, especificando el número de transacciones y el valor de cada operación (efectivo, cheques, tarjetas débito, crédito, bonos, vales, etc.).
- Valor total de lo registrado.
- Registro de máquinas registradoras y dispositivos POS usados para emitir documentos equivalentes, con sus números de serie y ubicaciones en cada establecimiento comercial, sede u oficina donde se realicen actividades económicas.
- El “comprobante diario” debe ser elaborado en formato electrónico o físico, integrándose a la contabilidad y exhibiéndose en el establecimiento cuando la DIAN lo solicite.
- La información del ítem i) debe conservarse en el domicilio fiscal del obligado y exhibirse cuando la DIAN lo solicite.
¿Qué dice la nueva normativa sobre los límites para usar una factura POS?
La DIAN 1092 del 1 de julio de 2022 establece que las ventas superiores a 5 UVT (equivalentes a $212.000) deben sustentarse con facturas electrónicas en lugar de facturas POS, con el fin de fortalecer el control fiscal sobre los pequeños establecimientos.
¿Cómo facturar por POS?
Actualmente, la facturación POS no está conectada en línea con la DIAN. Por lo tanto, deberás adaptar el software del proveedor de servicios tecnológicos que utilices. En este caso, te enseñaremos a crear tus tiquetes POS electrónicos con Alegra👇.
- Habilítate como emisor de documentos equivalentes POS electrónicos en Alegra.
- En tu cuenta de “Alegra POS“ agrega los productos que vas a vender haciendo clic sobre cada uno de ellos.
- Verifica que la numeración seleccionada corresponda a la de tus documentos POS electrónicos.
- Selecciona el resto de información para la venta, como el cliente, lista de precios y haz clic en el botón “Vender“.
- Indica el método de pago entre las opciones disponibles. Luego, agrega el valor recibido, de forma opcional puedes elegir el vendedor o agregar una breve nota al pago.
- Haz clic en el botón “Emitir“.
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¿Cómo se reporta la facturación POS a la DIAN?
Según el artículo 36 de la Resolución 000042 de 2020, la facturación POS se reporta a la DIAN mediante un informe diario elaborado al final del día. Este documento debe formar parte de la contabilidad y estar disponible para su exhibición cuando el ente fiscal lo requiera.
El reporte debe incluir:
- Nombre o razón social y NIT del vendedor.
- Identificación de las máquinas registradoras o computadores que emitieron el documento.
- Fecha y hora del comprobante.
- Número inicial y final de las transacciones diarias por dispositivo.
- Totalización de los medios de pago, detallando número de transacciones y valor por efectivo, cheques, tarjetas débito o crédito, ventas a crédito, bonos o vales.
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¿Qué pasa con el IVA de las facturas POS?
El parágrafo 2 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario establece que los documentos generados por máquinas registradoras POS no permiten reclamar impuestos descontables en el IVA ni costos y deducciones en la renta para el adquirente. No obstante, los clientes pueden solicitar estos beneficios al emisor si su actividad económica lo permite.
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