Cada mes, las empresas en Colombia tienen una cita obligatoria con la DIAN que no puede postergarse: la declaración de retención en la fuente. El instrumento para cumplirla es el Formulario 350. Sin embargo, muchos empresarios aún no saben con certeza si están obligados a presentarlo, qué datos incluye o qué pasa si se presentan fuera de plazo.
La buena noticia es que entender este formulario no requiere ser contador. Requiere tener la información correcta, saber cuándo actuar y contar con los procesos adecuados dentro del negocio. En este artículo encontrarás todo lo que necesitas saber para cumplir con esta obligación de manera oportuna y sin sobresaltos.
¿Qué es el Formulario 350 y para qué sirve?
El Formulario 350 es la declaración mensual de retención en la fuente que los agentes retenedores deben presentar ante la DIAN.
A diferencia de lo que se suele creer,la retención en la fuente no es un impuesto: es un mecanismo de recaudo anticipado del impuesto sobre la renta, IVA y timbre.
En lugar de que el Estado espere al final del año para recaudar, cobra un porcentaje en cada transacción donde hay un ‘agente retenedor‘ (quien compra o contrata) y un ‘sujeto pasivo’ (quien vende o presta el servicio).
La empresa que actúa como agente retenedor consolida mensualmente esas retenciones en el Formulario 350 y las declara y paga a la DIAN.
| Nombre oficial | Declaración de Retenciones en la Fuente |
| Norma vigente | Resolución DIAN 000031 de 2024 |
| Vigencia | A partir del 1 de agosto de 2024 |
| Periodicidad | Mensual |
| Canal de presentación | Portal Transaccional de la DIAN con firma electrónica (IFE) |
| Impuestos que cubre | Renta, IVA, timbre y autorretenciones |
¿Qué cambió en el Formulario 350 vigente en 2026?
La versión actual del Formulario 350 fue prescrita por la Resolución 000031 de febrero de 2024 y entró en vigor el 1 de agosto de 2024. Aplica para todas las declaraciones desde esa fecha, incluyendo las de 2026.
Los tres cambios principales frente a la versión anterior son:
- Primero, separación por tipo de persona: ahora el formulario exige discriminar las retenciones practicadas a personas jurídicas y a personas naturales de forma independiente. Esto expandió significativamente el formulario, pasando de 95 casillas en su versión anterior a un total de 155 casillas distribuidas en dos hojas.
- Segundo, nuevas casillas para Presencia Económica Significativa (PES): se añadieron los conceptos 15 y 32 para pagos al exterior a países con y sin convenio de doble tributación, pensados para los servicios digitales del exterior que prestan plataformas como Google o Amazon.
- Tercero, desagregación de hidrocarburos y minería: las retenciones por compras de carbón, hidrocarburos y minerales tienen ahora casillas específicas separadas.
Lee también: Así es la estructura del nuevo formulario 350 que aplica a partir de agosto
Para el año 2026 también aplica el impacto de la UVT actualizada a $52.374 (Resolución 000238 del 15 de diciembre de 2025), que define las bases mínimas para practicar retención:
| Concepto | Base mínima 2026 | Tarifa (declarante) | Tarifa (no declarante) |
|---|---|---|---|
| Servicios generales | 2 UVT ($104.748) | 4% | 6% |
| Honorarios y comisiones | Sin base mínima | 10% / 11% | 10% / 11% |
| Compras de bienes | 10 UVT ($523.740) | 2,5% | 3,5% |
| Arrendamientos (inmuebles) | Sin base mínima | 3,5% | 3,5% |
👉 Para conocer conocer los conceptos, tarifas y cuantías mínimas de retención en la fuente consúltalo en nuestro portal contable Siempre Al Día: Tabla de retención en la fuente 2026: ¿Cuáles son las tarifas y cuantías mínimas a título de renta y ganancias ocasionales para residentes?
¿Quién está obligado a presentar el Formulario 350?
Están obligados a presentar el Formulario 350 quienes la ley considera agentes de retención, es decir, los que deben descontar retención en la fuente cuando hacen ciertos pagos (salarios, servicios, compras, arriendos, honorarios, etc.), según el Estatuto Tributario y sus decretos reglamentarios.
Personas jurídicas (empresas)
En la práctica, casi todas las empresas legalmente constituidas (SAS, Ltda., S.A. y similares) que tienen nómina, contratan servicios o realizan compras gravadas terminan siendo agentes de retención.
Cuando realizan pagos sujetos a retención en la fuente, tienen que descontar ese valor y luego declararlo en el Formulario 350 en las fechas fijadas por la DIAN.
Personas naturales comerciantes
En el caso de las personas naturales, no todas son automáticamente agentes de retención.
Normalmente ocurre en estos escenarios:
- Son comerciantes o tienen un negocio (tienda, prestación de servicios, actividad empresarial habitual), y
- Sus ingresos o patrimonio del año anterior superan 30.000 UVT (aproximadamente $1.571 millones en 2026).
Caso especial: pagos laborales
- Si tienes empleados y sus salarios están sometidos a retención en la fuente, te conviertes en agente de retención por esos pagos laborales, sin importar si eres persona natural o una empresa, ni el tamaño de tu negocio.
- En ese caso, debes descontar la retención al pagar la nómina y luego declararla en el Formulario 350.
Régimen Simple de Tributación (SIMPLE)
- Los contribuyentes del Régimen Simple de Tributación (SIMPLE) no son agentes de retención a título de renta en la mayoría de operaciones.
- La gran excepción son los pagos laborales: si un contribuyente del SIMPLE tiene empleados y sus salarios generan retención en la fuente, debe practicarla y declararla en el Formulario 350 únicamente por ese concepto.
Fechas de presentación del Formulario 350 en 2026
La retención en la fuente se presenta y paga mensualmente, con vencimientos que dependen del último dígito del NIT (sin incluir el dígito de verificación). Los plazos se calculan en días hábiles conforme al Decreto 2229 de 2023.
La regla general es que los vencimientos ocurren durante los primeros días hábiles del mes siguiente al período declarado. La DIAN publica el calendario exacto con las fechas específicas por dígito del NIT en su portal oficial.
Principio clave: la declaración debe presentarse junto con el pago. Una declaración presentada sin pago se considera ineficaz y el agente retenedor tendrá un plazo máximo de dos meses para subsanarla y darle validez legal.
Para consultar las fechas exactas según el NIT, el empresario debe acceder al calendario tributario de la DIAN.
Lee también: Calendario Tributario 2026 Colombia: guía estratégica para empresas
💡 #AlegraTip: marcar los vencimientos en el calendario desde el primer día del mes ayuda a planificar el flujo de caja y evitar apuros de último momento.
Cómo diligenciar el Formulario 350: paso a paso
El proceso de diligenciamiento se realiza en la plataforma MUISCA de la DIAN. Estos son los pasos básicos para una empresa que ya está habilitada como agente retenedor:
Paso 1 — Consolidar el borrador previo al diligenciamiento: antes de ingresar a MUISCA, la empresa debe tener consolidadas todas las operaciones del mes donde practicó retención: honorarios pagados, servicios contratados, compras realizadas, arrendamientos, dividendos distribuidos y pagos al exterior.
#AlegraTip: aquí es donde un sistema contable automatizado marca la diferencia: en lugar de revisar factura por factura, se genera un reporte que clasifica cada retención por concepto y por tipo de persona.
Paso 2 — Ingresar a MUISCA y seleccionar el Formulario 350: en la plataforma de la DIAN se selecciona ‘Diligenciar y presentar’, luego el Formulario 350 y el período (mes) correspondiente. El sistema carga automáticamente los datos del declarante.
Paso 3 — Trasladar los valores al formulario por casilla: cada tipo de retención tiene su casilla específica. Las secciones van de la casilla 29 a la 128 e incluyen retenciones a título de renta, autorretenciones, retenciones de IVA y pagos al exterior.
Paso 4 — Firmar digitalmente y generar el recibo de pago: una vez diligenciado y verificado, se firma con la firma electrónica. El sistema genera el recibo de pago Formato 490 para pagar en banco o por PSE.
Recuerda: presentación y pago deben ocurrir el mismo día para que la declaración no quede ineficaz.
Errores comunes al presentar el Formulario 350
Conocer los tropiezos más comunes ayuda a prevenirlos antes de que se conviertan en sanciones:
⚠️ Presentar sin pagar. La ineficacia no es automática en todos los casos. El Art. 580-1 E.T. establece 3 excepciones:
(1) si se presenta ANTES del vencimiento, hay 2 meses adicionales para pagar sin que sea ineficaz.
(2) si el valor que quedó sin pagar no supera 10 UVT ($524.000 en 2026), la declaración mantiene efectos legales siempre que ese valor se cancele, con sus intereses de mora, dentro del año siguiente al vencimiento del plazo para declarar.
(3) si el retenedor tiene saldo a favor ≥ 2 veces el valor a retener, susceptible de compensar, siempre que ese saldo a favor haya sido generado antes de presentar la declaración y que se solicite la compensación a la DIAN dentro de los 6 meses siguientes a la presentación.
⚠️ Confundir las tarifas. Aplicar la tarifa de persona natural a una persona jurídica, o viceversa, genera inconsistencias que la DIAN puede detectar en sus cruces de información. Mantener la base de datos de proveedores actualizada con su condición tributaria es esencial.
⚠️ No separar las retenciones por tipo de beneficiario. Con la nueva versión del formulario, no discriminar entre personas naturales y jurídicas genera información incompleta, aunque actualmente no existe una sanción específica por esta omisión.
⚠️ Olvidar las autorretenciones. Las empresas que tienen la calidad de autorretenedoras deben incluir esos valores en el mismo formulario. Omitirlos es un error que se detecta fácilmente en los cruces con las declaraciones de renta.
⚠️ No expedir los certificados de retención. La obligación del agente no termina con la declaración. Por el año gravable 2025, los certificados de ingresos y retenciones deben entregarse a los beneficiarios a más tardar el 31 de marzo de 2026.
Cómo Alegra ayuda a gestionar el Formulario 350
Uno de los mayores dolores de los empresarios al preparar la declaración mensual de retenciones es el tiempo que toma recopilar la información: revisar cada factura, clasificar los pagos por concepto, separar personas naturales de jurídicas y cuadrar los valores antes de ir al portal de la DIAN. Cuando ese proceso es manual, los errores son inevitables.
Alegra centraliza toda esa información en un solo lugar. Cada vez que el negocio registra un pago a un proveedor o prestador de servicios, el sistema identifica automáticamente si aplica retención, calcula el valor según la tarifa correspondiente y lo asocia al tercero con su condición tributaria. Al llegar el momento de declarar, el empresario ya tiene el reporte de retenciones listo, discriminado por concepto y por tipo de beneficiario, exactamente como lo pide el Formulario 350 en su versión vigente.
Estas son las funcionalidades concretas que Alegra pone a disposición del empresario para este proceso:
| Funcionalidad | Cómo ayuda con el Formulario 350 |
|---|---|
| Configuración de tarifas de retención | Define las tarifas por concepto y tipo de tercero; el sistema las aplica automáticamente en cada transacción |
| Registro de terceros con condición tributaria | Clasifica proveedores como persona natural o jurídica, declarante o no declarante, para aplicar la tarifa correcta |
| Reporte de retenciones practicadas | Genera el consolidado mensual por concepto, listo para trasladar al formulario |
| Comprobantes de egreso con retención | Cada pago queda documentado con el valor bruto, la retención aplicada y el neto pagado |
| Certificados de retención | Genera los certificados anuales para entregar a proveedores y empleados antes del 31 de marzo |
El resultado es un proceso que pasa de tomar horas —revisando carpetas, correos y extractos— a unos minutos de revisión antes de presentar la declaración. Menos reprocesos, menos riesgo de error y más claridad sobre el flujo de caja del mes.
| #AlegraAyuda: en esta guía paso a paso aprenderás a diligenciar correctamente el formulario 350 👉 ¿Cómo generar el reporte de retención en la fuente en Alegra? |
Preguntas frecuentes sobre el Formulario 350
¿Cada cuánto se presenta el Formulario 350?
Mensualmente. La fecha de vencimiento depende del último dígito del NIT del declarante. El calendario tributario DIAN 2026 publica las fechas exactas para cada mes.
¿Qué pasa si se presenta el Formulario 350 pero no se paga?
Depende del momento en que se presentó. Si fue antes del vencimiento, tienes hasta 2 meses para pagar y la declaración sigue válida (con intereses de mora). Si fue después del vencimiento sin pago, ahí sí es ineficaz y hay que presentarla de nuevo con sanción por extemporaneidad.
¿Qué es la autorretención en el Formulario 350?
Algunas empresas están autorizadas por la DIAN para practicarse retención a sí mismas (autorretención), en lugar de que el cliente se la practique. En el Formulario 350 hay una sección específica para autorretenciones que también discrimina entre personas naturales y jurídicas.
¿Qué sanciones aplican por no presentar el Formulario 350?
La sanción por extemporaneidad es el 5% del total de las retenciones por mes o fracción de retraso (art. 641 ET), pero nunca inferior a la sanción mínima de $524.000 (10 UVT en 2026). Si la DIAN ya notificó emplazamiento, la sanción puede reducirse al 50% o 75% según el art. 640 ET si se cumplen condiciones de buen comportamiento tributario.
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FUENTES
1. DIAN — Resolución 000031 de 2024 (Formulario 350 vigente). https://www.dian.gov.co/Prensa/Paginas/NG-Conozca-los-cambios-en-el-formulario-350-para-la-declaracion-de-retencion-en-la-fuente.aspx
2. DIAN — Formulario 350 oficial (MUISCA). https://muisca.dian.gov.co/WebDilIngresoFormReteFuente350/
3. DIAN — Resolución 000238 de diciembre 2025 (UVT 2026 = $52.374). https://www.dian.gov.co
4. Blog Alegra — Tabla de retención en la fuente 2026: Bases y Tarifas. https://blog.alegra.com/colombia/tabla-de-retencion-en-la-fuente-2026/
5. INCP — Tutorial para el diligenciamiento del Formulario 350. https://incp.org.co/publicaciones/infoincp-publicaciones/impuestos/nacionales/2024/07/tutorial-para-el-diligenciamiento-del-formulario-350/
6. Estatuto Tributario colombiano — Arts. 365–401, 580-1, 639–641. https://www.dian.gov.co
