Si tu empresa tiene 15 o más trabajadores y no cumple la cuota de aprendices SENA, con la Ley 2466 de 2025 el costo mensual de monetización subió: hoy debes pagar al SENA 1,5 SMMLV por cada aprendiz que dejes de contratar. Con el salario mínimo mensual legal vigente en 2026 ($1.750.905), esto significa $2.626.358 mensuales por aprendiz no contratado, un valor que en un año completo puede superar los $31 millones por cada aprendiz de la cuota.
🔴 Desde el 25 de junio de 2025, el artículo 23 de la Ley 2466 modificó el artículo 34 de la Ley 789 de 2002 y cambió tanto el cálculo de la cuota como el destino de esos recursos: el 25% va a apoyo económico para aprendices y otro 25% a expandir programas de formación para jóvenes rurales. Además, el contrato de aprendizaje dejó de ser un contrato especial y ahora es un contrato laboral con salario, prestaciones y aportes.
¡Sigue leyendo! Aquí vas a encontrar cómo se calcula la cuota de aprendices, cuándo aplica la monetización de la cuota de aprendizaje SENA total y cuándo la parcial, un ejemplo práctico con cifras en pesos 2026, la comparación entre contratar y monetizar, y qué conviene más para tu empresa. 👇
¿Qué es la cuota de aprendices SENA y quiénes deben cumplirla?
La cuota de aprendices es una obligación legal que exige a las empresas con 15 o más trabajadores vincular aprendices del SENA en una proporción de 1 aprendiz por cada 20 trabajadores. Cuando el número de trabajadores es fracción superior a 10, se debe vincular un aprendiz adicional. Esta obligación existe desde la Ley 789 de 2002 y tiene el propósito de vincular el sistema educativo con el sector productivo.
La obligación aplica a empresas de sectores comercial, industrial, financiero, agrícola, minero y de servicios, exceptuando aquellos que tengan actividades específicamente excluidas por el SENA (por ejemplo, actividades del sector público y del hogar). Cumplirla te permite recibir talento formado en oficios específicos y contribuye a fortalecer la responsabilidad social empresarial.
¿Cómo se calcula el número de aprendices que debes contratar?
La fórmula es sencilla y basta con conocer el número total de trabajadores en tu nómina para aplicarla:
Número de aprendices = Total de trabajadores ÷ 20
Si el resultado tiene fracción mayor a 0,5, se redondea al entero siguiente.
💡 #AlegraDato
El conteo de trabajadores incluye a todos los que estén en nómina bajo cualquier modalidad de contrato (término fijo, indefinido, obra o labor), pero excluye a los aprendices, contratistas y trabajadores por cuenta propia. Con Alegra Nómina, el conteo de trabajadores se actualiza automáticamente cada vez que ingresas o retiras a un colaborador, para que sepas al día cuántos aprendices te corresponde tener.
¿Qué cambió con la Ley 2466 de 2025 sobre la monetización?
El artículo 23 de la Ley 2466 de 2025 modificó el artículo 34 de la Ley 789 de 2002 y trajo 3 cambios importantes que impactan directamente el costo laboral de las empresas obligadas. Es fundamental que tu área contable y de talento humano tengan claridad sobre estos cambios para presupuestar correctamente el impacto en el flujo de caja.
- Contrato de aprendizaje ahora es contrato laboral. El aprendiz recibe salario mínimo, prestaciones y aportes a seguridad social. Ya no existe el «apoyo de sostenimiento» del esquema anterior.
- La cuota de monetización subió a 1,5 SMMLV mensuales por cada aprendiz no contratado. En 2026 esto significa
$2.626.358por aprendiz al mes. - Distribución de los recursos: 25% para apoyo económico a aprendices en formación, 25% para expandir programas técnicos, tecnológicos y de formación para jóvenes rurales, y el resto para la operación de programas del SENA.
Te puede interesar 👉
Contrato de aprendizaje en Colombia 2026: qué cambió con la reforma laboral
Monetización total vs. parcial: ¿Cuál aplica en tu caso?
La Ley 2466 mantuvo dos modalidades de monetización dependiendo de cuántos aprendices contrate tu empresa. La decisión entre contratar todos los aprendices, contratar algunos o no contratar ninguno depende de la operación del negocio y de la capacidad de la empresa para vincular fuerza laboral en formación.
Monetización TOTAL
Aplica cuando no contratas ningún aprendiz. Debes pagar al SENA 1,5 SMMLV mensuales por cada aprendiz de la cuota completa. Esta modalidad se aplica cuando tu operación no es compatible con la vinculación de aprendices (por ejemplo, actividades altamente especializadas o de alto riesgo).
Monetización PARCIAL
Aplica cuando contratas algunos aprendices, pero no todos los que exige la cuota. Pagas 1,5 SMMLV mensuales solo por los aprendices faltantes. Esta modalidad es la más frecuente en empresas medianas que aceptan aprendices en algunas áreas pero no pueden cubrir toda la cuota exigida.
Tabla 1 · Cálculo de monetización por tamaño de empresa (2026)
Aquí tienes el impacto económico de la monetización según el tamaño de tu empresa. Los valores mostrados corresponden a la modalidad total (no contratas ningún aprendiz). Si contratas algunos, calcula proporcionalmente sobre los aprendices faltantes.
| Trabajadores | Cuota aprendices | Monetización mensual TOTAL | Monetización anual TOTAL |
|---|---|---|---|
| 15 trabajadores | 1 aprendiz | $2.626.358 | $31.516.290 |
| 40 trabajadores | 2 aprendices | $5.252.715 | $63.032.580 |
| 100 trabajadores | 5 aprendices | $13.131.788 | $157.581.450 |
| 200 trabajadores | 10 aprendices | $26.263.575 | $315.162.900 |
| 500 trabajadores | 25 aprendices | $65.658.938 | $787.907.250 |
Cálculo basado en SMMLV 2026 = $1.750.905. Redondeos a la unidad más cercana.
¿Conviene más monetizar o contratar aprendices?
Con la reforma, el contrato de aprendizaje es ahora un contrato laboral con salario mínimo, prestaciones sociales y aportes. Esto obliga a las empresas a hacer un análisis más riguroso: ya no es una decisión simple sobre «ahorrarse el lío» del aprendiz, sino una decisión de costo laboral integral. Veamos cómo se compara con el costo de la monetización en 2026.
Tabla 2 · Costo mensual: contratar vs. monetizar (1 aprendiz)
| Concepto | Contratar 1 aprendiz | Monetizar 1 aprendiz |
|---|---|---|
| Salario base (SMMLV 2026) | $1.750.905 | N/A |
| Prestaciones sociales aprox. (~30%) | $525.271 | N/A |
| Aportes seguridad social empleador (~10,5%) | $183.845 | N/A |
| Cuota mensual al SENA (1,5 SMMLV) | N/A | $2.626.358 |
| Costo mensual total | ~$2.460.021 | $2.626.358 |
👇 La diferencia mensual es pequeña (~$166.000 a favor de contratar), pero contratar aprendices te trae otras ventajas que van más allá del costo directo:
- Recibes fuerza laboral formada en oficios específicos.
- Puedes vincularlos como trabajadores permanentes al terminar el contrato de aprendizaje.
- Fortaleces la marca empleadora y la responsabilidad social empresarial.
- Aportas al cierre de la brecha entre educación técnica y mundo laboral.
⚠️ Recuerda siempre: monetizar total o parcialmente NO es una opción para «ahorrarse el lío»: es una alternativa legal, pero cuesta lo mismo o más. La decisión debe basarse en si tu operación admite aprendices o no, no en el ahorro de costos.
Ejemplo práctico: cálculo de monetización parcial
Para que veas cómo se aplica todo esto en la práctica, aquí tienes un caso concreto de una pyme colombiana en 2026 con monetización parcial (la modalidad más frecuente):
Empresa: «Confecciones Aurora SAS» · 60 trabajadores · Medellín.
Cuota SENA: 60 ÷ 20 = 3 aprendices requeridos.
Situación: la empresa contrata solo 2 aprendices y monetiza parcialmente el tercero.
Cálculo mensual de la monetización parcial:
- Aprendices no contratados = 3 requeridos − 2 contratados = 1 aprendiz.
- Cuota SENA = 1,5 SMMLV × 1 = $2.626.358 mensuales.
- Cuota anual = $2.626.358 × 12 = $31.516.290 al año.
Resultado: Confecciones Aurora paga $31,5 millones al SENA anualmente por monetización parcial, además del costo laboral de los 2 aprendices efectivamente contratados.
🚀 #TipAlegra
Con Alegra Contabilidad puedes registrar la monetización de la cuota SENA como gasto deducible del impuesto de renta y llevar la trazabilidad de tus obligaciones parafiscales mes a mes. Además, si contratas aprendices, Alegra Nómina te calcula automáticamente el salario, prestaciones y aportes de seguridad social del contrato de aprendizaje regido por la Ley 2466.
¿Cómo pagar la monetización al SENA?
El pago se realiza mensualmente a través del portal de servicios del SENA. Es importante que este pago quede al día cada mes para evitar procesos de cobro y reportes negativos que puedan afectar tu perfil ante el sistema de contratistas del Estado. Estos son los pasos que debes seguir:
- Regístrate en el sistema APE (Agencia Pública de Empleo) del SENA.
- Notifica tu cuota de aprendices y la modalidad elegida (contratación, monetización total o parcial).
- Genera el recibo de pago mensual.
- Paga en el banco autorizado o por transferencia electrónica.
- Archiva el soporte de pago en tus registros contables.
⚠️ Nota importante
Si no pagas la cuota de monetización a tiempo, el SENA puede iniciar cobros persuasivo y coactivo con intereses moratorios, además de reportar a tu empresa como incumplida en el sistema. Este reporte puede afectar la posibilidad de participar en contratación con el Estado.
Artículos relacionados que te pueden interesar
Para complementar esta guía y tener el panorama completo de las obligaciones de tu empresa con el SENA y la nómina en 2026, revisa estos artículos relacionados de nuestro blog:
- Contrato de aprendizaje en Colombia 2026: qué cambió con la reforma laboral
- Reforma laboral 2026 en Colombia: calendario, costos y ajustes de nómina para tu empresa
- Tipos de contratos laborales en Colombia 2026: guía actualizada con cambios de la Ley 2466
- Seguridad social en Colombia 2026: qué es, quién la paga y cómo funciona
- Reglamento interno de trabajo: qué cambia con la reforma laboral en 2026
Preguntas frecuentes sobre la monetización de la cuota SENA 2026
Estas son las dudas más comunes que recibimos de empresarios sobre la monetización de la cuota de aprendices SENA en 2026.
¿Cuánto paga tu empresa al SENA por cada aprendiz no contratado en 2026?
Debes pagar 1,5 SMMLV mensuales por cada aprendiz de la cuota que no contrates. Con el salario mínimo 2026 ($1.750.905), la cuota mensual es de $2.626.358 por aprendiz.
¿Puedo escoger libremente entre contratar aprendices o monetizar?
Sí. La Ley 2466 confirmó que las empresas obligadas pueden decidir entre contratar aprendices o pagar la monetización al SENA, total o parcialmente. La flexibilidad no exime de la obligación: siempre debes cumplir de una u otra forma.
¿Los aprendices contratados cuentan para el conteo de trabajadores de la cuota?
No. Los aprendices no cuentan como trabajadores para calcular la cuota. La proporción de 1 aprendiz por cada 20 trabajadores se calcula sobre el número de trabajadores regulares en nómina, excluyendo aprendices y contratistas.
¿La monetización de la cuota SENA es un gasto deducible del impuesto de renta?
Sí. La monetización se considera un aporte parafiscal y es gasto deducible del impuesto de renta, siempre que esté debidamente pagada y soportada. Consulta con tu contador para el registro correcto.
¿Qué pasa si mi empresa tiene menos de 15 trabajadores?
Si tienes menos de 15 trabajadores, no estás obligado a cumplir la cuota de aprendices ni a monetizar. Sin embargo, puedes contratar aprendices voluntariamente para aprovechar sus beneficios formativos.
¿Qué pasa si dejo de pagar la monetización durante varios meses?
El SENA puede iniciar procesos de cobro persuasivo y coactivo, aplicar intereses moratorios equivalentes al interés bancario corriente más la mitad, y reportar a tu empresa ante las autoridades competentes. Además, el MinTrabajo puede imponer sanciones adicionales.
Fuentes
- Ley 2466 de 2025 — artículo 23 — Gestor Normativo, Función Pública. Congreso de la República de Colombia. 2025.
- Ley 789 de 2002 — artículo 34 — Gestor Normativo, Función Pública. Cuota de aprendices. 2002.
- Servicio Nacional de Aprendizaje SENA. Sistema de gestión de aprendices y monetización.
- Ministerio del Trabajo de Colombia. Circular 0083 sobre la aplicación del contrato de aprendizaje bajo la Ley 2466.
- Actualícese — Costos de contratación aprendiz SENA. 2026.
Prueba Alegra Contabilidad gratis por 15 días y lleva el control de tus aportes parafiscales sin errores. Sin tarjeta de crédito.
