¿Qué es la nómina electrónica en Colombia? Guía actualizada para empresarios

Cada mes llega el mismo momento: el equipo de RRHH calcula los pagos, el contador espera los soportes y la empresa necesita demostrarle a la DIAN que esos costos son legítimos. Sin el documento correcto, esos gastos pueden no ser deducibles. Ahí es donde entra la nómina electrónica.

Si tienes empleados en Colombia y declaras renta, esta obligación ya te aplica. Aquí te explicamos qué es, cómo funciona y qué necesitas tener en orden para 2026.

¿Qué es la nómina electrónica?

La nómina electrónica, o «Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica» (DSNE), es un archivo digital en formato XML que contiene el detalle de los pagos que una empresa realiza a sus empleados. Este documento debe transmitirse a la DIAN para que los costos y deducciones laborales sean válidos en la declaración de renta.

No se trata de una planilla de nómina interna. Es un documento fiscal oficial, con estructura técnica definida por la DIAN, que certifica ante la autoridad tributaria que los pagos laborales reportados son reales y verificables.

El DSNE refleja los pagos devengados por cada trabajador (salario, horas extras, bonificaciones, vacaciones), las deducciones aplicadas (parafiscales, salud, pensión) y el neto a pagar. Debe generarse uno por cada beneficiario del pago.

¿Quiénes están obligados a transmitirla?

Están obligadas todas las empresas y personas naturales que realicen pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculación laboral, y que requieran esos pagos como costo o deducción en su declaración de renta. En términos prácticos: si tienes uno o más empleados con contrato de trabajo, la obligación aplica para tu empresa.

Desde la entrada en vigencia de la Ley 2466 del 21 de junio de 2025, los contratos de aprendizaje también adquirieron naturaleza laboral. Esto significa que los pagos a aprendices deben reportarse en la nómina electrónica a partir de esa fecha, un cambio normativo relevante que muchas empresas aún no han incorporado a sus procesos.

También están obligados los empleadores que realizan pagos a pensionados a su cargo, siempre que requieran esos pagos como deducción tributaria.

¿Qué norma la regula en 2026?

La nómina electrónica estuvo regulada originalmente por la Resolución 000013 de 2021. Sin embargo, en septiembre de 2025 la DIAN expidió la Resolución Unificada 000227 de 2025, que compiló en un solo cuerpo normativo múltiples resoluciones tributarias vigentes. El contenido técnico de la nómina electrónica quedó en el Título V, Capítulo III de esa resolución.

Para efectos prácticos, la obligación no cambió en su estructura. Lo que cambió es dónde se consulta: ya no hay que rastrear resoluciones separadas. La norma vigente y de referencia para 2026 es la Resolución 000227 de 2025.

Plazos de transmisión a la DIAN en 2026

El Documento Soporte de Nómina Electrónica debe transmitirse a la DIAN dentro de los primeros 10 días hábiles del mes siguiente al período de pago, sin importar si la nómina es semanal, quincenal o mensual.

A diferencia de otras obligaciones tributarias, la nómina electrónica no se presenta según el último dígito del NIT. El plazo aplica igual para todas las empresas.

Fuente: Resolución Unificada DIAN 000227 de 2025, Art. 3. Los días hábiles se cuentan de lunes a viernes, excluyendo festivos, según el artículo 62 de la Ley 4 de 1913.

¿Qué pasa si no se transmite a tiempo?

La consecuencia más directa de no transmitir el DSNE a tiempo es que la empresa no puede usar esos pagos laborales como costo o deducción en la declaración de renta. Esto aumenta la base gravable y, con ella, el impuesto a pagar.

Según el Concepto DIAN 11042 int 1239 de 2024, actualmente no existe una sanción económica específica por transmitir la nómina electrónica fuera del plazo. Sin embargo, la Ley 2155 de 2021 modificó el artículo 616-1 del Estatuto Tributario indicando que la no transmisión debería sancionarse bajo el artículo 651: multas del 1% de lo no informado, o del 0,5% si se reporta de forma extemporánea, con tope de 7.500 UVT.

En términos prácticos: el riesgo fiscal está presente, la base legal para sancionar existe, y perder las deducciones laborales puede representar un costo significativo para la empresa en el cierre del año.

Ventajas de gestionar la nómina electrónica con un software

Transmitir la nómina electrónica manualmente es un proceso que consume tiempo del equipo de RRHH y contabilidad, y está expuesto a errores de formato que pueden generar rechazos en el sistema de la DIAN. Un software de nómina autorizado por la DIAN automatiza la generación del XML, aplica las validaciones técnicas requeridas y registra los comprobantes de transmisión.

Algunas ventajas concretas de operar con un sistema especializado:

1. Cálculo automático de devengados y deducciones: salario, horas extras, ausencias, parafiscales y prestaciones se calculan sin intervención manual.
2. Generación del XML en el formato DIAN: el archivo cumple con las especificaciones técnicas requeridas, reduciendo rechazos por errores de estructura.
3. Transmisión directa y trazabilidad: el sistema registra fecha, hora y respuesta de validación de la DIAN para cada envío.
4. Correcciones simplificadas: cuando hay novedades o ajustes, las notas de ajuste se generan y transmiten desde la misma plataforma.
5. Historial por empleado: todos los documentos soporte quedan disponibles para auditorías o consultas futuras sin búsquedas en carpetas.

Preguntas frecuentes sobre nómina electrónica en Colombia

¿Qué es el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica (DSNE)?

Es el archivo digital en formato XML que los empleadores deben transmitir a la DIAN para certificar los pagos laborales realizados a sus empleados. Sirve como soporte de costos y deducciones en la declaración de renta. Está regulado por la Resolución Unificada 000227 de 2025 (antes, Resolución 000013 de 2021).

¿Todas las empresas están obligadas, sin importar el tamaño?

Sí. La obligación aplica para cualquier empresa o persona natural que tenga uno o más empleados con contrato de trabajo y requiera esos pagos como costo o deducción tributaria, independientemente de su tamaño o nivel de ingresos.

¿Cuál es el plazo para transmitir la nómina electrónica a la DIAN?

Los primeros 10 días hábiles del mes siguiente al período de pago. Por ejemplo, la nómina de enero de 2026 debía transmitirse a más tardar el 13 de febrero de 2026. El plazo no varía según el NIT de la empresa.

¿Qué pasa si los aprendices del SENA tienen contrato con mi empresa?

Desde el 21 de junio de 2025, la Ley 2466 otorgó naturaleza laboral a los contratos de aprendizaje. Esto significa que los pagos a aprendices deben incluirse en el DSNE a partir de esa fecha, a diferencia de lo que ocurría antes de la reforma.

¿Se puede corregir una nómina electrónica ya transmitida?

Sí. La DIAN permite realizar correcciones mediante notas de ajuste, que deben generarse y transmitirse electrónicamente siguiendo el mismo proceso de validación que el documento original.

¿Cuál es la norma vigente que regula la nómina electrónica en 2026?

La Resolución Unificada 000227 de 2025, en su Título V, Capítulo III. Esta resolución compiló el contenido de la Resolución 000013 de 2021 y sus modificaciones posteriores en un solo cuerpo normativo.

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Fuentes

• DIAN. (2025). Resolución Unificada 000227 de 2025. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
• DIAN. (2024). Concepto 011042 int 1239 de diciembre 26 de 2024. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
• Congreso de Colombia. (2021). Ley 2155 de 2021. Por medio de la cual se expide la Ley de Inversión Social.
• Congreso de Colombia. (2025). Ley 2466 del 21 de junio de 2025. Reforma laboral.
• DIAN. (2021). Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021.
• Siempre Al Día. (2026). Calendario nómina electrónica en 2026.