La facturación electrónica es un cambio clave en el sistema tributario de Colombia, transformando la manera en que las empresas gestionan sus operaciones fiscales.
La DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) es el ente encargado de regular este proceso, y desde 2021, las empresas colombianas están en proceso de transición hacia este sistema.
¿Quiénes están obligados a facturar electrónicamente?
La facturación electrónica es obligatoria para varios grupos de contribuyentes en Colombia, según lo establece la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales). Esta obligación se aplica principalmente a las personas naturales y jurídicas que cumplen con ciertos criterios fiscales. A continuación, se detallan los grupos que deben cumplir con esta normativa:
| Grupo | Obligación |
| Grandes contribuyentes | Obligados desde 2019. |
| Personas naturales o jurídicas responsables del IVA | Obligados desde 2020. |
| Personas jurídicas o naturales con ingresos superiores a 3.500 UVT | Obligados desde 2021. |
| Responsables del Impuesto Nacional al Consumo | Obligados desde 2021. |
| Personas naturales con actividades económicas específicas | Obligados desde 2021, según actividades como litografía, concesión, etc. |
| Personas naturales con más de un establecimiento de comercio | Obligados desde 2022. |
| Contribuyentes del Régimen Simple de Tributación (SIMPLE) | Obligados desde 2022. |
La DIAN ha detallado que estos grupos deben cumplir con la normativa de facturación electrónica y deben inscribirse en el RUT (Registro Único Tributario), adoptar software autorizado (como el gratuito de la DIAN o de proveedores autorizados como Alegra), y habilitar este software ante la DIAN.
Guía paso a paso para la habilitación ante DIAN
Si tu empresa está obligada a implementar la facturación electrónica, estos son los pasos clave para cumplir con los requisitos de la DIAN 👇.
- Verificar requisitos previos
- Contar con RUT actualizado, asegurando que los correos electrónicos estén vigentes tanto para la empresa/persona como para el representante legal.
- Disponer de un certificado de firma digital válido.
- Elegir un software de facturación electrónica autorizado o decidir si usar el servicio gratuito de la DIAN.
- Ingreso a la plataforma DIAN
- Ir a www.dian.gov.co y ubicar el módulo de «Factura Electrónica – Habilitación».
- Registro en el sistema
- Seleccionar si se es empresa o persona natural y diligenciar los datos solicitados.
- Hacer clic en «Entrar» y recibir un token de acceso al correo registrado en el RUT, necesario para continuar el proceso.
- Acceso y selección de documentos electrónicos
- Revisar el correo, dar clic en el enlace proporcionado por la DIAN (“Ingrese aquí”).
- Una vez dentro, elegir el menú «Registro y habilitación – Documentos Electrónicos» y seleccionar «Factura electrónica».
- Pruebas del sistema
- Realizar pruebas técnicas de emisión, transmisión y validación, usando el modo de operación elegido (software propio, proveedor tecnológico, o solución DIAN).
- Cumplir con todos los criterios de validación establecidos para quedar habilitado.
- Autorización y habilitación final
- Al validar que las pruebas son exitosas, la DIAN otorga la habilitación, que será visible en la plataforma del facturador electrónico.
- Solicitar la autorización de numeración de facturación en el sistema MUISCA, diligenciando los formularios correspondientes (1302 y 1876), para comenzar a emitir facturas válidas.
¿Cómo empezar a facturar electrónicamente en Colombia?
La transición hacia la facturación electrónica puede parecer compleja, pero siguiendo estos pasos se vuelve un proceso sencillo. A continuación, detallamos los principales pasos que deben seguir las empresas para empezar a facturar electrónicamente:
- Registro en el RUT:
Asegúrate de que tu empresa esté registrada correctamente en el RUT de la DIAN. Este es el primer paso esencial para cualquier procedimiento fiscal. - Adopción de software autorizado:
Elige un software que esté autorizado por la DIAN. Puedes utilizar el software gratuito proporcionado por la DIAN o decidirte por opciones de pago como Alegra, que está completamente alineado con los requisitos fiscales colombianos. - Habilitación ante la DIAN:
Accede al portal de la DIAN y habilita tu software de facturación. La DIAN validará que el sistema esté listo para generar facturas electrónicas conforme a la normativa. - Emisión de facturas electrónicas:
Una vez habilitado, podrás comenzar a generar tus facturas electrónicas, las cuales serán enviadas al cliente y almacenadas en el sistema de manera segura. - Cumplimiento de plazos y almacenamiento:
Como parte del proceso, asegúrate de que todas las facturas electrónicas emitidas se almacenen en el sistema durante los 5 años estipulados por la DIAN para auditorías y revisiones fiscales.
Beneficios de la facturación electrónica
Implementar la facturación electrónica trae consigo varios beneficios que facilitan la administración fiscal de tu empresa. Algunos de los principales beneficios incluyen:
- Reducción de costos:
Eliminar el uso de papel y el almacenamiento físico de documentos reduce significativamente los costos operativos. - Simplificación de trámites internos:
Los procesos contables se automatizan, lo que permite una mayor eficiencia en el manejo de la información y la gestión de documentos. - Deducibilidad de compras:
Las facturas electrónicas permiten que las compras sean deducidas de manera más eficiente y rápida en tu contabilidad. - Automatización de procesos:
Con un sistema de facturación electrónica, puedes integrar otras áreas de tu empresa como la nómina electrónica o el control de inventarios, mejorando la gestión empresarial. - Compatibilidad internacional:
Las facturas electrónicas generadas cumplen con los estándares internacionales, facilitando la exportación y la relación con empresas extranjeras. - Protección ambiental:
La facturación electrónica reduce el uso de papel, lo que contribuye a la sostenibilidad y al cumplimiento de normas ambientales.
Sanciones por incumplimiento
Las sanciones por incumplimiento de la facturación electrónica en Colombia en 2025 incluyen principalmente multas económicas, suspensión de la habilitación para facturar y hasta el cierre temporal del establecimiento, dependiendo de la gravedad y repetición del incumplimiento.
- Multa por no facturar electrónicamente:
Equivale al 5% del valor de las operaciones no facturadas, con tope máximo de 950 UVT (aproximadamente $40 millones COP en 2025). - Multa por emitir facturas incorrectas:
Si se expide factura con errores (faltantes de requisitos legales, como NIT o denominación, según lo exige la DIAN), la sanción es 1% del valor de cada operación incorrecta, aplicable por cada documento defectuoso. - Multa por incumplir plazos de validación:
Si no se valida la operación en tiempo real, se puede imponer multa proporcional al valor de las facturas afectadas. - Suspensión o inhabilitación:
Ante incumplimiento reiterado o grave, la DIAN puede suspender temporal o indefinidamente la autorización para facturar electrónicamente. - Cierre temporal del establecimiento:
En casos graves o de reincidencia, la DIAN tiene la facultad legal de cerrar el local hasta por tres días.
Otras consecuencias
- Auditoría adicional: El incumplimiento puede derivar en revisiones y auditorías tributarias, obligando al contribuyente a pagar impuestos atrasados e intereses.
- Sanciones por no conservar mensajes de validación: No guardar los acuses o mensajes emitidos por la DIAN puede acarrear multas adicionales.
Cumplir la obligación es fundamental para evitar sanciones y mantener la operación normal del negocio
Facturación POS electrónica
Para los comercios con punto de venta (POS), también existen obligaciones específicas. Estos comercios deben emitir facturas electrónicas a través de sistemas de facturación POS habilitados y cumplir con los requisitos técnicos exigidos por la DIAN. Esto incluye la integración de sistemas de punto de venta con la facturación electrónica para asegurar que cada transacción esté registrada correctamente.
En Colombia, desde febrero de 2025, la DIAN exige que el documento equivalente POS (tiquete de caja) sea electrónico y se emita usando un software autorizado, conectado y validado en tiempo real por la entidad tributaria. Esto aplica para la mayoría de comercios que venden al consumidor final, y reemplaza la antigua impresión física o los tiquetes emitidos solo por impresora fiscal.
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¿Qué es y cómo funciona el POS electrónico?
El documento equivalente POS electrónico es el comprobante que se entrega al consumidor final al momento de la compra, pero ahora debe generarse digitalmente y reportarse a la DIAN en tiempo real, igual que la factura electrónica.
Diferencias clave frente a la factura electrónica
| Característica | POS Electrónico | Factura Electrónica |
| Destinatario | Consumidor final | Consumidor final o empresario |
| Monto máximo | Hasta 5 UVT por operación | Sin límite |
| Requisitos de datos | Básicos (fecha, valor, producto, NIT comercio) | Completa (comprador, NIT, impuestos, etc.) |
| Uso tributario | Solo para registro y control; no deduce gastos para IVA/renta | Sirve como soporte fiscal pleno |
| Validación DIAN | Directa y en línea desde 2025 | Directa y en línea |
| Sanciones por omisión | Multas y cierre de local | Multas y otras sanciones |
Debes actualizar o adquirir software POS autorizado para operar y cumplir lo exigido por la DIAN en 2025 e diferenciar los casos en los que se debe emitir factura electrónica completa o solo POS electrónico.
La automatización no solo mejora la eficiencia, sino que también reduce los errores humanos y facilita el cumplimiento de la normativa fiscal. Alegra ofrece un sistema automatizado que garantiza la correcta emisión, validación y almacenamiento de las facturas electrónicas, integrando la Inteligencia artificial en sus funcionalidades de manera amigable.
Fuentes oficiales
DIAN – Obligados a facturar
DIAN – ¿Qué requieres para facturar electrónicamente?
DIAN – Ser facturador electrónico
