¿Qué son los medios magnéticos en Colombia?

La información exógena, antes conocida como medios magnéticos, es un aspecto fundamental para el cumplimiento fiscal de las empresas y pymes en Colombia. 

Conocer en detalle qué son, cómo y cuándo deben presentarse, así como las diferencias clave con otros conceptos tributarios, es esencial para evitar sanciones y asegurar la transparencia en las operaciones económicas. 

En este artículo, resolveremos todas tus dudas sobre los medios magnéticos y la información exógena, proporcionándote una guía completa y actualizada para el 2024. ¡Sigue leyendo! 🤓

¿Qué son los medios magnéticos?

Los medios magnéticos se refieren a dispositivos que utilizan material magnético para almacenar información digital. Estos dispositivos incluyen discos duros, disquetes y CDs, y han sido utilizados históricamente para transportar grandes volúmenes de datos en un espacio físico reducido. 

En el contexto contable, el término “medios magnéticos” se asocia directamente con la organización y contención de la denominada “información exógena” que debe presentarse a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales —DIAN— en Colombia.

Definición y uso histórico

Hasta el año 2004, la información exógena requerida por la DIAN debía presentarse en medios magnéticos físicos, como memorias USB, CD, entre otros, ya que no existía una plataforma digital adecuada.

Con la implementación del sistema Muisca —Modelo Único de Ingresos y Servicios de Control Automatizado— en 2005, esta presentación migró a un formato digital XML, facilitando el proceso de entrega de la información exógena.

¿Cuál es la diferencia entre medios magnéticos e información exógena?

Es común que haya confusión entre los términos “medios magnéticos” e “información exógena”. Sin embargo, como se mencionó, los medios magnéticos son dispositivos físicos para almacenar datos. Históricamente, estos medios fueron usados para presentar la información exógena a la DIAN. En la actualidad, el término se utiliza menos frecuentemente, dado que el envío de información se realiza electrónicamente.

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¿Cuándo se deben presentar los medios magnéticos?

La presentación de la información exógena tiene plazos específicos determinados por la DIAN, que varían según el tipo de declarante y el último dígito del NIT del contribuyente. A continuación, se presenta el calendario para el año 2024:

Grandes contribuyentes

Personas jurídicas y naturales

• Registraduría Nacional del Estado Civil: A más tardar el primer día hábil del mes de marzo de 2024. 
• Obligados a presentar estados financieros consolidados: A más tardar el último día hábil del mes de junio de 2024. 
• Alcaldías y Distritos: La información del Impuesto de Industria y Comercio, avisos y tableros— ICA, deberá ser reportada a más tardar el último día hábil del mes de agosto de 2024.

¿Quiénes deben presentar medios magnéticos?

La obligación de presentar información exógena recae en diferentes tipos de contribuyentes, según lo estipulado en la Resolución 001255 de 2022, en su artículo 1:

1. Las entidades públicas o privadas que celebren convenios de cooperación y asistencia técnica para el apoyo y ejecución de sus programas o proyectos, con organismos internacionales.
   
2. Las entidades vigiladas por la Superfinanciera de Colombia, las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales y los fondos de empleados que realicen actividades financieras.
   
3. Las bolsas de valores y los comisionistas de bolsa.
   
4. Las personas naturales y sus asimiladas que durante el año gravable 2022 o en el año gravable 2023 hayan obtenido ingresos brutos superiores a $500.000.000 y que la suma de los ingresos brutos por rentas de capital y/o no laborales durante el año gravable 2023 hayan superado los $100.000.000.

También estarán obligadas, las personas naturales pertenecientes al régimen simple de tributación que durante el año gravable 2022 o en el año gravable 2023, hayan obtenido ingresos brutos superiores a $500.000.000 sin considerar el tipo de ingreso.

5. Las personas jurídicas y sus asimiladas, demás entidades públicas y privadas que en el año gravable 2022 o en el año gravable 2023, hayan obtenido ingresos brutos superiores a $100.000.000.
   
6. Las personas naturales y sus asimiladas, las personas jurídicas y sus asimiladas, entidades públicas y privadas y demás obligados a practicar retenciones y autorretenciones en la fuente a título del impuesto sobre la renta, IVA y timbre durante el año gravable 2023.
   
7. Los establecimientos permanentes de personas naturales no residentes y de personas jurídicas y entidades extranjeras.

8. Las personas o entidades que celebren contratos de colaboración empresarial como consorcios, uniones temporales, joint venture, cuentas en participación o convenios de cooperación con entidades públicas y quienes celebren otros contratos como mandato, administración delegada o exploración y explotación de hidrocarburos, gases y minerales.
   
9. Los entes públicos del nivel nacional y territorial del orden central y descentralizado, contemplados en el artículo 22 del ET, no obligados a presentar declaración de ingresos y patrimonio.
   
10. Los secretarios generales o quienes hagan sus veces de los órganos que financien gastos con recursos del Tesoro Nacional.
    
11. Los obligados a presentar estados financieros consolidados.
    
12. Las Cámaras de Comercio.
    
13. La Registraduría Nacional del Estado Civil.
    
14. Los notarios con relación a las operaciones realizadas durante el ejercicio de sus funciones.
    
15. Las alcaldías, los distritos y las gobernaciones.
    
16. Las autoridades catastrales.
    
17. Los responsables del impuesto nacional al carbono.
    
18. Las entidades que otorgan, reconocen, registran, cancelan o suspenden personerías jurídicas.

👉No estarán obligadas a presentar la información exógena por el año gravable 2023 las personas naturales, jurídicas y sus asimiladas, demás entidades que durante el año gravable 2023 adelanten el trámite de cancelación del Registro Único Tributario – RUT de oficio o a solicitud de parte, de acuerdo con lo establecido en los artículos 1.6.1.2.18 y siguientes del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria.

En el caso de que la cancelación del Registro Único Tributario – RUT corresponda a un contrato de colaboración empresarial u otro contrato, las operaciones del mismo deberán ser informadas a nombre propio por los consorciados, unidos temporalmente, ventures, partícipes ocultos, asociados mandantes o demás partes contratantes, de acuerdo con lo especificado en el artículo 27 de la Resolución 001255 de 2022.

¿Por qué es importante presentar los medios magnéticos o información exógena?

Presentar correctamente la información exógena es fundamental por varias razones:

• Evitar sanciones: el incumplimiento puede resultar en multas significativas y auditorías adicionales por parte de la DIAN.
• Cumplimiento de obligaciones fiscales: asegura que la empresa está al día con las normativas tributarias, evitando problemas legales.
• Transparencia y control: la DIAN puede verificar la exactitud de las declaraciones de impuestos, ayudando a prevenir la evasión fiscal.
• Optimización de procesos internos: la preparación de estos formatos ayuda a identificar y corregir errores en los registros contables y financieros.

👉 Cumplir con la presentación de la información exógena es una muestra del compromiso de tu empresa con la transparencia y la legalidad. Para más información y consejos sobre temas fiscales y empresariales, sigue explorando el Blog Alegra. ¡Tu viaje hacia el cumplimiento y la excelencia empresarial continúa aquí!