Si despides o sancionas a un empleado y tu reglamento interno de trabajo no está actualizado, esa decisión puede ser cuestionada en una reclamación o proceso judicial. Con la reforma laboral, una sanción mal aplicada puede generar contingencias como reclamos, pagos adicionales, reintegros cuando procedan y multas del Ministerio del Trabajo. Y el reloj ya está corriendo.
La Ley 2466 de 2025 te da hasta el 25 de junio de 2026 para actualizar tu reglamento interno de trabajo. Es el plazo máximo: 12 meses desde que la reforma entró en vigencia. Después de esa fecha, tu empresa queda expuesta a inspecciones y a que las sanciones disciplinarias sean cuestionadas si no siguen el debido proceso.
Aquí encuentras qué cambió exactamente, el calendario con todas las fechas clave, los pasos para actualizar tu reglamento sin enredos y qué riesgos económicos puede traer dejar pasar el plazo. Sigue leyendo.
¿Qué es el reglamento interno de trabajo y por qué la reforma te obliga a actualizarlo?
El reglamento interno de trabajo (RIT) es el documento que define las reglas del juego dentro de tu empresa: horarios, permisos, faltas, sanciones y el procedimiento para aplicarlas. No es un trámite de archivo: es la base legal sobre la que se sostienen tus decisiones de personal.
Hasta 2025, muchas pymes tenían un RIT copiado de una plantilla, guardado y sin revisar. La reforma laboral cambió eso. La Ley 2466 de 2025 introdujo, como regla general, un procedimiento disciplinario formal que tu reglamento debe reflejar según el tipo y tamaño de tu empresa.
El cambio de fondo es simple: antes podías llamar la atención o despedir con un proceso interno relativamente flexible. Ahora, si el procedimiento que aplicas no está escrito en tu RIT y no respeta el debido proceso, la sanción puede quedarse sin sustento jurídico.
Por eso el legislador puso una fecha límite. No actualizar el RIT no es «quedar desactualizado»: es quedarte sin la herramienta que te permite gestionar a tu equipo con respaldo legal.
Si quieres el panorama completo de todos los cambios de la reforma, revisa nuestra guía de la reforma laboral 2026 en Colombia.
Qué cambia en tu reglamento interno de trabajo con la Ley 2466 de 2025
Tu RIT actualizado tiene que incorporar varios frentes a la vez. No es solo agregar un párrafo: es revisar cómo gestionas disciplina, jornada y pagos. Esta tabla resume lo que estaba antes y lo que exige la reforma.
| Tema | Antes de la reforma | Con la Ley 2466 de 2025 |
|---|---|---|
| Procedimiento disciplinario | Proceso interno flexible | Etapas formales obligatorias como regla general: citación, descargos, pruebas y derecho a impugnar |
| Plazo de defensa del trabajador | A criterio del empleador | Mínimo 5 días para que el trabajador responda, cuando aplica el procedimiento formal |
| Jornada laboral máxima | 48 horas históricas | 42 horas semanales desde el 15 de julio de 2026 |
| Recargo dominical y festivo | 75% | 80% desde julio de 2025, 90% desde julio de 2026 y 100% desde julio de 2027 |
| Registro de horas extra | No siempre detallado | Registro individual y detallado del trabajo suplementario, con horas diurnas o nocturnas |
| Jornada nocturna | Desde las 9:00 p.m. | Desde las 7:00 p.m., vigente desde el 25 de diciembre de 2025 |
El corazón del cambio es el procedimiento disciplinario. Tu reglamento debe describir, paso a paso, cómo se le comunica una falta al trabajador, cuánto tiempo tiene para defenderse y cómo puede apelar la decisión.
Hay una excepción importante: este procedimiento formal no aplica a trabajadores del hogar ni a micro y pequeñas empresas de menos de 10 trabajadores. En esos casos, el empleador debe escuchar previamente al trabajador sobre los hechos que se le imputan y respetar sus garantías de defensa y debido proceso.
Si tu RIT todavía habla de jornada de 46 o 48 horas, o no menciona el procedimiento disciplinario que corresponda, está desactualizado y debes ajustarlo antes del plazo.
Hasta cuándo tienes plazo: el calendario que tu empresa no puede perder
La reforma no entra de golpe. Trae varias fechas escalonadas, y cada una afecta una parte distinta de tu operación. Tener este calendario claro te evita correr a última hora.
| Fecha | Qué cambia | Qué debes hacer |
|---|---|---|
| 25 de junio de 2025 | Sanción de la Ley 2466 de 2025 | Entró en vigencia la reforma |
| 25 de diciembre de 2025 | Jornada nocturna desde las 7:00 p.m. | Ajustar recargos nocturnos en nómina |
| 25 de junio de 2026 | Plazo máximo para actualizar el RIT | Tener el reglamento actualizado y socializado |
| 1 de julio de 2026 | Recargo dominical sube a 90% | Actualizar el cálculo de recargos |
| 15 de julio de 2026 | Jornada baja a 42 horas | Reparametrizar el valor de la hora ordinaria |
La fecha que no puedes mover es el 25 de junio de 2026. Es el límite legal para tener tu reglamento interno de trabajo actualizado y comunicado a tu equipo.
El cambio de jornada tiene su propio impacto en el cálculo de horas. Lo explicamos a fondo en jornada laboral de 42 horas en Colombia.
Cómo actualizar tu reglamento interno de trabajo paso a paso
Actualizar el RIT no requiere depositarlo ante el Ministerio del Trabajo, porque ese requisito se eliminó hace años, pero sí exige rigor. Estos son los pasos para hacerlo bien:
- Revisa tu reglamento actual. Identifica si menciona la jornada de 42 horas, el procedimiento disciplinario que corresponda y los nuevos recargos. Si falta alguno, hay que ajustarlo.
- Redacta el procedimiento disciplinario que aplique a tu empresa. Si no estás en la excepción para trabajadores del hogar o micro y pequeñas empresas de menos de 10 trabajadores, debe incluir comunicación formal de la falta, descripción escrita de los hechos, entrega de pruebas, mínimo 5 días para los descargos y derecho del trabajador a impugnar.
- Apóyate en un asesor laboral o abogado. El RIT es un documento jurídico. Un abogado laboralista lo ajusta a la realidad de tu negocio y evita plantillas genéricas que pueden fallar en una inspección.
- Socialízalo con tu equipo. No basta con tenerlo. Debes comunicarlo a tus trabajadores y dejar constancia de la publicación o entrega. Sin esa evidencia, el reglamento puede perder fuerza frente a una reclamación.
- Ajusta tu nómina a las nuevas reglas. Los recargos, la jornada y el registro de horas extra deben reflejarse en cómo pagas. Aquí es donde un software de nómina te quita carga manual.
Este último paso es el que más errores genera. Cuando tu RIT actualizado entra en vigencia, tu nómina tiene que hablar el mismo idioma: recargo dominical al 90% desde julio, valor de la hora con el divisor de 42 horas y registro detallado de horas extra. Hacerlo a mano, empleado por empleado, es donde aparecen las reliquidaciones. Con Alegra Nómina puedes automatizar esos cálculos y mantener tu operación alineada con la normativa vigente, y facilitas la gestión de la nómina electrónica ante la DIAN.
#AlegraTip: deja listo tu RIT antes de junio y ajusta la nómina antes de julio. Así llegas a las dos fechas críticas sin reprocesos.
¿Quieres ver cómo se arma una nómina con todos estos conceptos? Revisa la guía de liquidación de nómina en Colombia 2026.
Qué pasa si no actualizas el RIT: sanciones y riesgos reales
Dejar pasar el 25 de junio de 2026 tiene consecuencias concretas. No es un riesgo teórico: es plata y tiempo de tu negocio.
| Riesgo | Qué significa para tu empresa |
|---|---|
| Sanciones internas anuladas | Un llamado de atención o despido sin debido proceso puede quedarse sin sustento en una reclamación o proceso judicial |
| Reintegro del trabajador | Según el caso, el juez puede ordenar reincorporación o pagos derivados del proceso |
| Multas del Ministerio del Trabajo | Sanciones que, según la gravedad, llegan hasta 5.000 SMMLV |
| Inspecciones laborales | Tu empresa queda expuesta a fiscalización sin un RIT en regla |
Con el salario mínimo de 2026 en $1.750.905, una multa de 5.000 SMMLV equivale a más de $8.754 millones de pesos. Es un tope, no la regla, pero muestra la magnitud del riesgo de operar sin reglamento en regla.
Ejemplo práctico: Distribuciones El Progreso S.A.S.
- Tiene 12 trabajadores y un RIT del 2019 sin actualizar.
- Despide a un empleado con salario de $2.000.000 por una falta, sin el procedimiento disciplinario aplicable de la Ley 2466.
- El trabajador demanda y el juez encuentra que no hubo debido proceso.
- Resultado: podría ordenar, según el caso, pagos derivados del proceso e incluso reintegro. Si el caso termina en salarios dejados de percibir, 6 meses suman $12.000.000, sin contar prestaciones ni costas del proceso.
El reglamento actualizado habría costado una fracción de esa cifra.
¿Aplica a tu empresa? Casos por tipo y tamaño de negocio
No todas las empresas están obligadas a tener un RIT, pero la mayoría de las pymes con empleados sí lo están. El Código Sustantivo del Trabajo (artículo 104) define el umbral según tu actividad.
| Tipo de empresa | ¿RIT obligatorio? | Desde cuántos trabajadores |
|---|---|---|
| Comercial | Sí | Más de 5 trabajadores permanentes |
| Industrial | Sí | Más de 10 trabajadores |
| Agrícola, ganadera o forestal | Sí | Más de 20 trabajadores |
| Solo contratos de prestación de servicios | No de la misma forma | El RIT regula la relación laboral, no la civil |
Aunque tu empresa esté por debajo del umbral, tener un RIT actualizado sigue siendo tu mejor defensa ante cualquier conflicto laboral. Y si creces, la obligación llega contigo.
Preguntas frecuentes
¿Hasta cuándo tengo plazo para actualizar el reglamento interno de trabajo?
Hasta el 25 de junio de 2026. Es el plazo máximo que fijó la Ley 2466 de 2025: 12 meses desde que la reforma entró en vigencia.
¿Qué pasa si no actualizo el reglamento interno de trabajo a tiempo?
Tu empresa queda expuesta a inspecciones del Ministerio del Trabajo y a que tus sanciones disciplinarias internas sean cuestionadas o anuladas por falta de debido proceso. Un despido mal sustentado puede generar pagos adicionales y, según el caso, reintegro.
¿Cuánto cuesta no tener el RIT en regla?
Las multas del Ministerio del Trabajo pueden llegar hasta 5.000 SMMLV, más de $8.754 millones en 2026. A eso se suman los costos de reintegros y reliquidaciones por sanciones anuladas.
¿El reglamento interno de trabajo es obligatorio para todas las empresas?
No para todas. Es obligatorio para empresas comerciales con más de 5 trabajadores, industriales con más de 10 y agrícolas con más de 20. Aun así, tenerlo es recomendable para cualquier negocio con empleados.
¿El procedimiento disciplinario formal aplica a empresas con menos de 10 trabajadores?
La Ley 2466 de 2025 exceptúa a los trabajadores del hogar y a las micro y pequeñas empresas de menos de 10 trabajadores del procedimiento formal completo. Aun así, el empleador debe escuchar previamente al trabajador y respetar el debido proceso.
¿Tengo que depositar el RIT ante el Ministerio del Trabajo?
Ya no. El depósito previo se eliminó. Lo que sí debes hacer es socializarlo con tus trabajadores y dejar constancia de su publicación y entrega.
¿Un trabajador independiente o contratista se rige por el RIT?
No. El reglamento interno de trabajo aplica a quienes tienen contrato laboral. Los contratistas por prestación de servicios se rigen por su contrato civil, no por el RIT.
Llegar al 25 de junio sin el reglamento actualizado, y a julio sin la nómina ajustada, es la combinación que más le cuesta a las pymes: sanciones cuestionadas, recargos mal liquidados y reprocesos en cada pago.
Tu RIT lo redacta tu asesor laboral, pero la parte operativa la puede llevar el software. Con Alegra Nómina, puedes calcular recargos dominicales, ajustar el valor de la hora con la jornada de 42 horas y gestionar el registro detallado de horas extra con menos trabajo manual, mientras mantienes tu nómina electrónica lista para la DIAN. Así, cuando tu reglamento entre en vigencia, tu nómina ya está alineada.
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¿Aún estás organizando los plazos? Apóyate en nuestra guía de la reforma laboral 2026 en Colombia para no perder ninguna fecha clave.
Fuentes
- Congreso de la República de Colombia. (2025). Ley 2466 de 2025 — Reforma laboral. Función Pública – Gestor Normativo.
- Ministerio del Trabajo de Colombia. (2025). Implementación de la reforma laboral: jornada, recargos y procedimientos disciplinarios.
- Congreso de la República de Colombia. (2021). Ley 2101 de 2021 — Reducción de la jornada laboral. Función Pública – Gestor Normativo.
- Presidencia de la República de Colombia. Código Sustantivo del Trabajo, artículos 104 a 125 — Reglamento interno de trabajo.
- Ministerio del Trabajo de Colombia. (2026). Decreto 0159 de 2026 — Salario mínimo legal mensual vigente 2026.
