¿Cuánto del dinero en tu cuenta es utilidad y cuánto es dinero de la DIAN por retenciones practicadas? Como dueño de una empresa, financiar tu operación con el dinero de los impuestos, te puede traer problemas. Por ello es importante que conozcas cómo calcular la retención en la fuente por salarios 2026.
Tener procesos claros de retención te permite negociar mejor con proveedores, para ofrecerles pagos netos exactos y certificados a tiempo. Si dominas la retención en la fuente no solo cumples con la ley, sino que proteges la verdadera caja del negocio.
Aquí te mostramos cómo manejar la retención en la fuente por salarios, enfocándonos en eficiencia y sin complicaciones.
¿Qué es la retención en la fuente por salarios?
La retención en la fuente es un anticipo de impuestos que tu empresa descuenta de los pagos a empleados y se paga directamente a la DIAN. No es un impuesto en sí mismo, sino un mecanismo de recaudo anticipado del impuesto sobre la renta.
Como empleador, tienes la obligación legal de actuar como agente retenedor, es decir, debes descontar un porcentaje del salario del trabajador de forma mensual y trasladarlo a la DIAN.
Para tu empresa, significa mantener las cuentas claras, evitar problemas con la autoridad fiscal y asegurar que todos contribuyan al sistema tributario.
¿Por qué la retención en la fuente es una obligación crítica para tu empresa?
Porque impacta directamente en tu flujo de caja. Si tu cálculo de retención en la fuente no es correcto, puede quitarte recursos para invertir en ventas o inventario. Además, procesos lentos en nómina te roban horas que podrías mejor usar para atraer clientes.
Si retienes mal (o no retienes) pasan tres cosas críticas:
- Riesgo de sanciones e intereses por correcciones o pagos fuera de lugar.
- Desorden operativo: conciliaciones eternas, pagos cruzados y “¿dónde quedó ese soporte?”.
- Mala relación con tu equipo y proveedores: cuando la retención no cuadra, se pierde confianza y tiempo.
¿Cuándo se hace retención en la fuente por salarios en 2026?
Por fines de practicidad, se aplica la retención en la fuente cada mes, al liquidar la nómina. Se debe practicar en el momento mismo del pago o abono en cuenta del salario, siempre y cuando el ingreso depurado del trabajador supere la base mínima establecida por la normativa tributaria vigente.
Topes de ingresos y montos mínimos de obligatoriedad según la UVT 2026
En este caso, para que realmente se descuente, el ingreso laboral mensual depurado debe superar el umbral de 95 UVT, es decir $4.976.000 pesos, tomando en cuenta estos valores:
- UVT 2026 = $52.374
- Umbral para “activar” retención = 95 UVT
Base para retención en la fuente por salarios: ¿cómo depurar la nómina correctamente?
Antes de aplicar la tabla de tarifas debes saber que no se toma el salario bruto directamente. Es necesario realizar una depuración de la base gravable, restando todos los conceptos permitidos por la ley, los cuales se dividen en ingresos no gravados, deducciones y rentas exentas.
Pagos no constitutivos de renta y deducciones legales permitidas
En el proceso de depuración, se deben restar inicialmente los rubros que la ley considera como ingresos no gravados o no constitutivos de renta:
| Aportes obligatorios a pensión | Correspondiente al 4% a cargo del empleado. |
| Aportes obligatorios a salud | Correspondiente al 4% a cargo del empleado. |
| Aportes voluntarios a pensiones obligatorias (RAIS) | Tienen un tope máximo del 25% del ingreso bruto del trabajador, sin exceder las 2.500 UVT anuales ($130.935.000 para 2026). |
Una vez descontados estos rubros, se aplican las deducciones legales según el Art. 387 del Estatuto Tributario, que suelen aparecer en la nómina mensual, siempre y cuando estén debidamente soportadas:
| Intereses de vivienda | Medicina prepagada | Dependientes económicos |
| Se deduce lo pagado por préstamos hipotecarios o vivienda habitacional, prorrateado mensualmente, con un máximo de 100 UVT al mes ($5.237.400 en 2026). | Pagos a planes de salud adicionales, prorrateados con un límite máximo de 16 UVT mensuales ($838.000 en 2026). | Equivale al 10% del ingreso bruto del empleado, con un tope de 32 UVT mensuales ($1.676.000 en 2026). |
Rentas exentas y el límite del 40% en la depuración de base gravable
Para restar las rentas exentas, se debe conocer con atención los topes individuales y generales vigentes para 2026.
- Aportes voluntarios: son aportes para el fomento de la construcción o el ahorro pensional y no pueden exceder el 30% del ingreso laboral del trabajador; están limitados a un máximo de 3.800 UVT anuales ($199.021.000 en 2026).
- Renta exenta laboral del 25%: se calcula sobre el subtotal resultante tras haber restado todos los ingresos no gravados, deducciones y demás rentas exentas mencionadas anteriormente. Esta exención específica está limitada a 790 UVT anuales ($41.375.000 en 2026).
- Límite global del 40%: la sumatoria de todas las deducciones legales y las rentas exentas (incluyendo el 25% laboral) no pueden superar el 40% del resultado de restar los ingresos brutos menos los ingresos no gravados. Además, este valor máximo a descontar tiene un límite absoluto en dinero equivalente a 1.340 UVT anuales ($70.181.000 para el año 2026).
¿Tu empresa está obligada a expedir certificados de retención en la fuente a sus proveedores o colaboradores? Alegra Academy tiene un taller gratuito para aprender a hacerlo directamente desde el software de Alegra, sin complicaciones.
Paso a paso: cómo calcular la base de una retención en la fuente por salarios en 2026
Lo primero es tener la información lista: pagos brutos del mes, salarios y bonos.
Identificación de ingresos brutos y pagos no constitutivos de renta
Empieza con el total de ingresos laborales del empleado. Incluye salario base, horas extras y comisiones. Resta los pagos que no son renta, como aportes a seguridad social o indemnizaciones. Aquí un paso a paso.
- Identifica qué estás pagando: salario, servicios, compras, honorarios, etc.
- Toma el valor base correcto: casi siempre es el valor antes de IVA cuando estás pagando facturas.
- En nómina, parte del pago mensual y separa lo que no cuenta para calcular retención (por ejemplo, aportes obligatorios que no se “retienen” como renta).
Para 2026, hay que tener cuidado con estas líneas operativas.
- Servicios: no se practica retención si el pago por servicios es inferior a 2 UVT (2 × $52.374 = $104.748 = $105.000).
- Compras: en 2026 se usa como referencia una base mínima de 10 UVT para retención por compras (10 × $52.374 = $523.740 = $524.000), por cambios normativos recientes.
🚀TipAlegral: si tu equipo paga proveedores, déjales una checklist detallando valor antes de IVA, si supera base mínima, la tarifa según concepto y guardar el documento como soporte.
Deducciones y rentas exentas permitidas para disminuir la base gravable
Aquí es donde muchos negocios se enredan, sobre todo en nómina. Existen factores que permiten bajar la base (y por tanto bajar la retención), por ejemplo, deducciones como intereses de vivienda o aportes voluntarios a pensiones. También rentas exentas, como parte de las cesantías.
Pero solo si tienes soportes y aplicas los límites que correspondan. Lo que puedes hacer es:
- Pide y organiza soportes desde el inicio del año.
- Mantén la información por empleado con lo que aplique (dependientes, aportes voluntarios, etc.).
¿Cómo se calcula la retención en la fuente por salarios?
En Colombia hay dos formas aceptadas para calcular retención en nómina:
- Calcular mes a mes (más flexible).
- Usar un porcentaje fijo por semestre (más estable).
La diferencia no es “contable”, es operativa.
¿Cómo calcular la retención en la fuente de un salario mes a mes?
Te dejamos un paso a paso para encender como se calcula la retención en la fuente por salarios:
- Calcula la base del mes (el ingreso mensual “depurado”).
- Convierte esa base a UVT:
- Base en UVT = Base en pesos ÷ 52.374
- Ubica el rango en la tabla del Art. 383 (la tabla de salarios).
- Calcula la retención en UVT con la fórmula del rango.
- Pasa a pesos: Retención en UVT × 52.374.
Vamos con un ejemplo práctico, si un empleado cuenta con una base depurada mensual de $6.000.000.
- Base en UVT = 6.000.000 ÷ 52.374 ≈ 114,56 UVT
- Ese valor cae entre más de 95 y hasta 150 UVT
- Retención (en UVT) = (114,56 − 95) × 19% ≈ 3,72 UVT
- Retención (en pesos) = 3,72 × 52.374 ≈ $194.649
Así de directo es calcular la retención en la fuente de un salario cuando ya tienes la base del mes clara.
Diferencias clave entre los procedimientos de nómina para el año 2026
En Colombia para 2026 solo existen dos formas de calcular la retención en la fuente de tus empleados:
| Procedimiento 1 (mes a mes) | Procedimiento 2 (porcentaje fijo semestral) |
| Al calcularse mes a mes, funciona mejor para fluctuaciones.Evita sub o sobre retenciones en picos.Ideal si tienes salarios variables, comisiones o cambios frecuentes. | Se calcula en junio y diciembre para aplicar el porcentaje fijo durante el semestre siguiente.Reduce cálculos frecuentes, ahorrando tiempo |
¿Cuál te conviene más en tu negocio?
- Elige siempre el que genere menor retención para el empleado).
- Si los ingresos suben mucho durante el año → Procedimiento 2 suele ahorrar dinero al colaborador.
- Si los ingresos bajan o son muy estables → Procedimiento 1 es más justo.
- Para empleados nuevos casi siempre empiezas con el Procedimiento 2 hasta que tengas los 6 meses completos.
La diferencia real para ti como dueño es tiempo y tranquilidad.
Aquí es donde Alegra Nómina se convierte en tu mejor aliado: genera la nómina electrónica lista para enviar a la DIAN y actualiza todo con el valor de la UVT 2026 ($52.374). Tú solo revisas y apruebas. Sin hojas de Excel, sin miedo a equivocarte y sin perder tiempo que podrías usar para vender más.
Fórmulas y tarifas: ¿cómo calcular el valor de retención en la fuente?
Para la mayoría de pagos (servicios, compras, etc.), la fórmula base es:
| Retención = Base × Tarifa |
La clave es que la base sea la correcta (normalmente antes de IVA) y que confirmes si supera la cuantía mínima.
Para nómina, el cálculo cambia porque usas tabla progresiva en UVT (no un porcentaje plano).
Aplicación de la tabla del Artículo 383 del Estatuto Tributario
La tabla de salarios (Art. 383) funciona por rangos en UVT y una tarifa marginal.
| Rango en UVT | Fórmula de retención (en UVT) | Se empieza a retener desde (pesos) |
| 0 hasta 95 UVT | 0% (cero) | Hasta $4.975.530 |
| Más de 95 hasta 150 UVT | (Base − 95) × 19% | $4.975.531 |
| Más de 150 hasta 360 UVT | (Base − 150) × 28% + 10 UVT | $7.856.101 |
| Más de 360 hasta 640 UVT | (Base − 360) × 33% + 69 UVT | $18.854.641 |
| Más de 640 hasta 945 UVT | (Base − 640) × 35% + 162 UVT | $33.519.361 |
| Más de 945 hasta 2.300 UVT | (Base − 945) × 37% + 268 UVT | $49.493.431 |
| Más de 2.300 UVT | (Base − 2.300) × 39% + 770 UVT | $120.460.201 |
Mitos vs realidades
Mito: “La retención en la fuente es un impuesto que paga mi empresa.”
Realidad: tu empresa solo recauda y reporta un anticipo que sale del pago al tercero.
Mito: “Si el proveedor me factura con IVA, la retención en la fuente se calcula sobre el total.”
Realidad: en muchos casos la base práctica es el valor antes de IVA (subtotal), y luego verificas cuantías mínimas.
Mito: “Si no retengo hoy, lo ajusto el otro mes y ya.”
Realidad: los ajustes suelen implicar correcciones, soportes y riesgo de sanciones si se vuelve habitual.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto es el porcentaje de retención en la fuente por salarios para el año 2026?
En Colombia, no existe una tarifa única para la retención en la fuente por salarios; el sistema es progresivo. Esto significa que el porcentaje varía según los ingresos del trabajador. Las tarifas aplicables para el año 2026 oscilan entre el 0% (para las bases gravables más bajas) y llegan hasta un tope máximo del 39% (para los ingresos más altos).
El porcentaje exacto dependerá de la cantidad de UVTs que resulten tras depurar la nómina de cada empleado.
¿Cómo se aplica la retención en la fuente por salarios a trabajadores integrales?
El salario integral (aquel que por ley debe ser superior a 13 Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes) tiene un tratamiento especial. Está compuesto por un 70 % correspondiente al factor salarial y un 30 % correspondiente al factor prestacional.
¿A partir de qué salario neto se empieza a pagar retención en la fuente en Colombia?
Legalmente, la retención inicia cuando la base gravable ya depurada (es decir, el monto que queda después de restar salud, pensión, dependientes, intereses de vivienda y el 25% exento) supera las 95 UVT (equivalente a $4.975.530 en 2026).
¿Cómo calcular la retención en la fuente en Colombia para trabajadores independientes?
Si es un contrato de servicios personales, puedes “mensualizar” el contrato (valor del contrato menos aportes obligatorios, dividido por meses) y aplicar la tabla del Art. 383 sobre ese valor.
Si no es un servicio personal sino un servicio empresarial (o hay reglas especiales), lo más seguro operativamente es basarte en: concepto + cuantía mínima + tarifa aplicable + soporte (RUT y factura).
¿Qué sucede si aplico un porcentaje de retención erróneo en mi declaración mensual?
Normalmente te toca corregir, pagar diferencias si las hay y asumir posibles intereses/sanciones según el caso, además del desgaste operativo.
¿Dónde puedo encontrar una calculadora de retención en la fuente confiable para 2026?
La más confiable es la que utilices un software de nómina como Alegra. Automatiza cálculos y actualiza con cambios fiscales.
La importancia de la planeación tributaria en la gestión de nómina
Planificar tus retenciones no solo evita multas, sino que libera tiempo para ventas y crecimiento. Enfócate en eficiencia: identifica errores manuales, usa asistentes automáticos y simplifica procesos.
Tu ventaja no está en memorizar normas: está en estandarizar (base → tope → tarifa → soporte → reporte). Si quieres un aliado que te quite trabajo operativo, integra tu nómina con un asistente que haga la parte pesada por ti: Alegra Nómina. Y si además necesitas entregar soportes como el Certificado 220, también puedes generarlo automáticamente sin hojas de cálculo.
