En lo que va del año, la DIAN ha visitado alrededor de 8.000 negocios en Colombia, sin avisar. En este artículo se explica qué hacer ante una revisión de la DIAN en la facturación electrónica de una empresa.
Conoce a detalle qué información cruza la entidad para seleccionar a los contribuyentes, cuáles son los errores más comunes que encuentra en las pymes colombianas, y qué pasos concretos se deben tomar para estar en regla antes de que llegue su visita inesperada.
Qué significa que tu empresa tenga una revisión de la DIAN
El sistema de Facturación Electrónica de Colombia no es un simple repositorio de documentos. Es una plataforma que le permite a la DIAN monitorear en tiempo real las transacciones de los contribuyentes, cruzar información entre distintas fuentes y detectar inconsistencias de forma automatizada.
En marzo de 2026, la DIAN realizó su Primera Jornada de Presencia Institucional: 3.000 funcionarios, incluidos 1.300 auditores de fiscalización, visitaron empresas en 40 ciudades del país. La entidad había seleccionado previamente 8.000 contribuyentes con inconsistencias identificadas en su sistema. El operativo ya está en marcha.
Si tu empresa recibió un correo con asunto «Seguimiento facturación electrónica» firmado por la DIAN, ese correo es legítimo. Te recomendamos no ignorarlo porque eso significa que la DIAN identificó posibles inconsistencias en tu facturación y está iniciando el proceso de seguimiento formal.
Según la DIAN, el proceso de seguimiento se activa cuando existen diferencias entre tres fuentes de información a las que la entidad tiene acceso directo: las facturas de ventas emitidas electrónicamente, los registros de compras, y las declaraciones tributarias del contribuyente. Si esos tres elementos no son consistentes entre sí, el sistema los marca.
La DIAN describe este mecanismo como un proceso de acompañamiento que puede incluir contacto por correo electrónico, WhatsApp o llamadas telefónicas. En casos más severos, si lo amerita, las visitas de funcionarios pueden ser presenciales.
Cómo es exactamente la revisión de la DIAN en una empresa
Entender qué mira la DIAN es el primer paso para estar tranquilo. La entidad no llega a revisar si el logo de la factura está bien puesto. Llega a verificar que los documentos electrónicos cumplan con los requisitos técnicos y que la información entre ellos sea coherente.
Los tres elementos centrales que cruza la DIAN son los siguientes: primero, las facturas de venta electrónicas emitidas, con su respectivo Código Único de Factura Electrónica (CUFE) y su validación previa. Segundo, los registros de compras del contribuyente, incluyendo los documentos soporte cuando aplica. Tercero, las declaraciones de renta, IVA e información exógena presentadas ante la entidad.
| Fuente que cruza la DIAN | Qué verifica |
|---|---|
| Facturas de venta emitidas | CUFE válido, envío al comprador, representación gráfica |
| Registros de compras | Consistencia con proveedores y montos declarados |
| Declaraciones tributarias | Coherencia entre ingresos facturados y valores declarados |
| Información exógena | Que los terceros reportados coincidan con los documentados |
Cuando hay brechas entre cualquiera de estos elementos, la DIAN activa su proceso de seguimiento. Por eso, el cumplimiento técnico de la factura electrónica no es solo un requisito formal — es la base que protege a la empresa de un proceso de investigación.
Los errores más comunes que encuentra la DIAN en pymes colombianas
El problema no suele ser que las empresas no facturen. El problema es que facturan mal sin saberlo. Y eso, desde la perspectiva de la DIAN, tiene el mismo efecto que no facturar.
👉 El primer error más frecuente es emitir facturas sin CUFE válido. El CUFE (Código Único de Factura Electrónica) es el identificador alfanumérico de 64 caracteres que garantiza la autenticidad e integridad de cada documento. Según la Resolución 000227 de 2025 de la DIAN, es un requisito obligatorio en toda factura electrónica de venta. Una factura sin CUFE válido no tiene existencia legal ante la entidad.
👉 El segundo error frecuente es no enviar la factura electrónicamente al comprador. La norma es clara: la factura debe entregarse al correo del cliente en el momento de la transacción, o entregarse impresa si el cliente no proporciona su correo. Dejar facturas emitidas que nunca llegaron al destinatario genera inconsistencias en el cruce de información.
👉 El tercer error es no conservar la representación gráfica de las facturas. La Resolución 000227 de 2025 establece que la representación gráfica debe incluir el NIT del emisor y receptor, fecha y hora, descripción de bienes o servicios, valores e impuestos, forma de pago, código QR y el CUFE visible. Muchas empresas emiten el XML pero no conservan ni entregan correctamente el PDF o la versión impresa equivalente.
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Cómo preparar la empresa antes de una visita de la DIAN: pasos concretos
Prepararse para una revisión de la DIAN no requiere contratar un ejército de asesores. Requiere revisar cinco áreas específicas y tenerlas documentadas.
1️⃣ Verificar que todas las facturas emitidas tienen CUFE registrado y validado por la DIAN. Esto puede hacerse directamente en el catálogo de factura electrónica de la entidad en el portal https://catalogo-vpfe.dian.gov.co. Si una factura aparece allí con validación exitosa, está en regla.
2️⃣ Revisar que cada factura fue enviada al correo del comprador en el momento de la transacción. Si el sistema que usa la empresa no registra los envíos, eso es una brecha operativa que vale la pena cerrar antes de que alguien llegue a preguntar por ello.
3️⃣ Cruzar el total de ingresos facturados electrónicamente con lo declarado en el IVA y en la declaración de renta del periodo correspondiente. Si hay diferencias — por ejemplo, facturas anuladas que no fueron reportadas correctamente, o notas crédito sin su respectivo documento electrónico — es el momento de regularizarlas.
4️⃣ Asegurarse de que el software o proveedor tecnológico que usa la empresa esté habilitado por la DIAN. Según el Concepto 13246 de 2025, solo los sistemas que superaron la etapa de prueba en el ambiente de producción de la DIAN pueden usarse para cumplir la obligación de facturar electrónicamente. Importante: no basta con que el proveedor esté en la lista de la DIAN — tu software específico debe estar en estado «habilitado» (no solo «registrado») en el sistema de la entidad. Puedes verificarlo en el portal MUISCA.
5️⃣ Verificar que el RUT de la empresa esté actualizado. La DIAN revisa durante las visitas que la dirección del establecimiento, el código CIIU, el correo electrónico y el número de celular registrados coincidan con la realidad. Tener el RUT desactualizado es uno de los hallazgos más frecuentes y más fáciles de corregir antes de una visita.
Cuándo puede sancionar la DIAN y qué dice la norma
El seguimiento de la DIAN no siempre termina en sanción. La entidad tiene la facultad de acompañar a los contribuyentes con información y sugerencias de mejora. Pero también tiene la facultad de sancionar cuando encuentra incumplimientos formales.
Las sanciones por incumplir los requisitos de la facturación electrónica están establecidas en el Estatuto Tributario. La sanción más común es la del artículo 652: una multa equivalente al 1% del valor de las operaciones facturadas sin los requisitos exigidos por los literales b), c), d), e), f) o g) del artículo 617 del ET, con un tope máximo de 950 UVT (aproximadamente $49,7 millones en 2026). En casos graves — como la negativa a facturar o la reincidencia — el artículo 657 del ET faculta a la DIAN a ordenar el cierre temporal del establecimiento de comercio.
La DIAN puede enviar requerimientos y comunicaciones de seguimiento sin necesidad de una visita presencial. Sin embargo, el proceso formal que puede derivar en sanciones sigue un procedimiento administrativo en el que el empresario tiene derecho a ser escuchado y a presentar sus descargos.
La mejor defensa ante un proceso de la DIAN no es la asesoría reactiva cuando ya llegó el requerimiento. Es tener los documentos en orden antes de que llegue cualquier comunicado.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el seguimiento de facturación electrónica que está haciendo la DIAN en 2025 y 2026?
Es un proceso mediante el cual la DIAN cruza las facturas emitidas, los registros de compras y las declaraciones tributarias de los contribuyentes para detectar inconsistencias. Se notifica por correo electrónico, WhatsApp o llamada telefónica y puede derivar en visitas de funcionarios. En marzo de 2026, la DIAN realizó su Primera Jornada de Presencia Institucional en 40 ciudades del país con 3.000 funcionarios y 8.000 empresas seleccionadas.
¿Qué pasa si la empresa recibe un comunicado de seguimiento de la DIAN?
Recibir el comunicado no significa que la empresa esté siendo sancionada. Es una señal de que la DIAN identificó posibles inconsistencias y quiere verificarlas. Lo recomendable es revisar los documentos mencionados, corregir los errores formales que se encuentren y responder al proceso dentro de los plazos indicados.
¿Qué es el CUFE y por qué es obligatorio en Colombia?
El CUFE (Código Único de Factura Electrónica) es un código alfanumérico de 64 caracteres que identifica de manera única cada factura electrónica de venta. Es obligatorio según la Resolución Única DIAN 000227 de 2025, que compiló y derogó las resoluciones anteriores (incluyendo la 000042 de 2020). Sin CUFE válido, la factura no tiene existencia legal ante la DIAN.
¿Cuáles son las sanciones por no cumplir con la facturación electrónica en Colombia?
La DIAN puede imponer una multa del 1% del valor de las operaciones facturadas con requisitos incompletos (artículo 652 ET), con un tope de 950 UVT (~$49,7 millones en 2026). En casos graves o de reincidencia, el artículo 657 del ET faculta el cierre temporal del establecimiento comercial.
¿Cómo sé si mis facturas están bien validadas ante la DIAN?
Puedes verificarlo directamente en el catálogo de factura electrónica de la DIAN: https://catalogo-vpfe.dian.gov.co. Ingresa el CUFE de la factura y el sistema indica si fue validada correctamente.
¿Mi software de facturación debe estar habilitado por la DIAN?
Sí. Según el Concepto 13246 de 2025 de la DIAN, solo los softwares que superaron la etapa de habilitación en el ambiente de producción de la entidad pueden usarse para cumplir la obligación de facturar electrónicamente. No basta con que el proveedor esté en la lista: tu software específico debe estar en estado «habilitado» (no solo «registrado») en el portal MUISCA.
Si la empresa ya recibió el comunicado de la DIAN — o quiere estar lista antes de que llegue — el primer paso es revisar que cada factura emitida tiene su CUFE válido y fue entregada al cliente. Con Alegra, ese proceso es automático: el sistema genera el CUFE, sincroniza con la DIAN y registra el envío al comprador en cada transacción. Empieza gratis en alegra.com/colombia y ten tu facturación en orden desde hoy.
Fuentes
- DIAN — Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. (2026, 12 de marzo). Comunicado de Prensa No. 038 — DIAN realiza la Primera Jornada de Presencia Institucional en todo el país en 2026. DIAN. https://www.dian.gov.co
- DIAN — Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. (2025). Concepto 13246 de 2025 — Requisitos habilitación sistemas de facturación electrónica. DIAN / INCP. https://incp.org.co/publicaciones/infoincp-publicaciones/2025/09/dian-preciso-requisitos-para-la-habilitacion-de-los-sistemas-de-facturacion-electronica/
- DIAN — Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. (2025). Resolución Única 000227 de 2025 — Sistema de facturación electrónica. DIAN. https://www.dian.gov.co
- DIAN — Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. (s.f.). Sistema de Factura Electrónica — Portal oficial. https://micrositios.dian.gov.co/sistema-de-facturacion-electronica/
- DIAN — Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. (s.f.). ¿Cómo verifico si una factura fue validada por la DIAN? https://micrositios.dian.gov.co/sistema-de-facturacion-electronica/como-verifico-si-una-factura-fue-validada-por-la-dian/
