En Colombia, la facturación electrónica es una de las principales herramientas para modernizar el sistema tributario y garantizar el cumplimiento fiscal. Para los empresarios, mantenerse al tanto de los topes para facturar electrónicamente y de las normativas vigentes en 2025 es esencial para evitar sanciones y aprovechar los beneficios que ofrece esta modalidad.
¿Cuáles son los topes de ingresos que obligan a una persona natural a facturar electrónicamente en Colombia?
El tope de ingresos para facturación electrónica en Colombia se fija en unidades de valor tributario (UVT) y aplica principalmente a personas naturales. Según la DIAN, toda persona natural que en un año exceda 3,500 UVT en ingresos brutos por ventas de bienes o servicios está obligada a expedir factura electrónica.
Además, si la persona natural es contratista del Estado, el tope es 4,000 UVT al año. Incluso por debajo de 3,500 UVT, ciertas condiciones obligan a facturar: por ejemplo, personas naturales minoristas, artesanos, agricultores o ganaderos con ingresos menores al tope pero que poseen más de un establecimiento de comercio, explotan intangibles, actúan como usuarios aduaneros o manejan consignaciones bancarias por encima de 3,500 UVT, también quedan obligadas a facturar electrónicamente.
Nota: la UVT se ajusta cada año. Un valor de 3,500 UVT en 2025 equivale a aproximadamente $174 millones de pesos.
Obligados a facturar electrónicamente según la DIAN
No solo las personas naturales con altos ingresos están obligadas a la e-factura. La DIAN establece que están obligados a facturar electrónicamente los siguientes sujetos 👇.
- Personas jurídicas (empresas): todas las empresas que enajenen bienes o presten servicios deben expedir factura electrónica, sin importar el nivel de ingresos.
En otras palabras, todas las sociedades comerciales están incluidas en la obligación. - Responsables de IVA o Impuesto al Consumo: cualquier contribuyente (persona natural o jurídica) registrado como responsable del Impuesto al Valor Agregado (IVA) o del Impuesto Nacional al Consumo debe facturar electrónicamente, pues la obligación nace de su responsabilidad tributaria.
- Personas naturales con ingresos altos: como mencionamos, personas naturales que superen 3,500 UVT anuales en ingresos brutos por actividades gravadas (ventas de bienes o servicios) entran en la obligación.También se incluyen quienes superen 4,000 UVT si son contratistas del Estado.
Contribuyentes del Régimen Simple de Tributación (RST): quienes optaron por el régimen simple (un régimen especial unificado) están obligados a expedir factura electrónica en todas sus operaciones.
Las únicas excepciones son unos pocos casos muy específicos (por ejemplo, ciertos pequeños productores excluidos de IVA sin las condiciones especiales mencionadas).
Requisitos para facturar electrónicamente en Colombia
Para emitir factura electrónica, las empresas y profesionales deben cumplir con varios requisitos previos:
- Estar inscritos en el RUT (Registro Único Tributario) con las responsabilidades adecuadas.
- Contar con un software de facturación electrónica autorizado.
Lo importante es que la solución cumpla con el estándar técnico (formato XML – UBL) y la validación previa de la DIAN. - Tener un certificado de firma digital vigente
- Habilitar la numeración ante la DIAN (obtener la resolución de rango de facturación electrónica) e iniciar un período de pruebas.
Hoy en día, implementar la facturación electrónica es relativamente sencillo, apóyate en un software contable como Alegra y el proceso será casi automático.
Multas por no facturar electrónicamente en Colombia
Incumplir la obligación de facturar electrónicamente puede acarrear sanciones severas por parte de la DIAN. De acuerdo con el Estatuto Tributario, los obligados a facturar electrónicamente que no lo hagan enfrentan principalmente dos tipos de multa
- Cierre del establecimiento de comercio por 3 días consecutivos.
Esta sanción de clausura temporal se aplica a quienes reincidan en no expedir factura electrónica en operaciones donde era obligatoria. - Multa pecuniaria equivalente al 5% de los ingresos operacionales del mes anterior al de la infracción.
Por ejemplo, si una empresa omitió la facturación electrónica en enero, podría recibir una multa del 5% de sus ingresos de diciembre. (La normativa prevé un tope máximo para esta multa, generalmente 950 UVT, para no exceder cierta cuantía).
Normativa de facturación electrónica en Colombia
La normativa de facturación electrónica en Colombia ha evolucionado rápidamente en los últimos años. Algunos hitos importantes a tener en cuenta:
Evolución de la normativa: desde 2018, la DIAN implementó la facturación electrónica con validación previa.
Adopción gradual: la Resolución 000042 de 2020 estableció la obligatoriedad de la facturación electrónica por sectores, y para 2020, la mayoría de medianas y grandes empresas ya se habían adaptado.
Ampliación a pymes: desde junio de 2023, todos los comercios, incluidos pequeños negocios, deben emitir factura electrónica, eliminando talonarios o tiquetes sin control fiscal.
Tiquetes POS: la Resolución 001092 de 2022 limita los tiquetes POS a ventas menores a 5 UVT. A partir de 2023, las ventas de igual o mayor valor deben generar factura electrónica.
Resolución 000165 de 2023: unificó la normativa, eliminó el límite de 5 UVT para tiquetes POS, y permitió que estos sean electrónicos, lo que facilita las ventas minoristas y mantiene la trazabilidad fiscal.
En síntesis, la normativa vigente en 2025 exige facturación electrónica en prácticamente todas las transacciones económicas formales. Las leyes y resoluciones buscan mejorar el control tributario y promover la transformación digital de las empresas.
¿Cómo afecta la facturación electrónica a las pequeñas y medianas empresas en Colombia?
Para las pequeñas y medianas empresas colombianas, la factura electrónica supone cambios importantes tanto en retos como en beneficios. Inicialmente, muchas pymes percibieron la implementación como un desafío: debieron ajustar sus sistemas de facturación, capacitar personal y contar con acceso a internet para cumplir la norma. Sin embargo, el impacto a mediano y largo plazo tiende a ser positivo:
¿Es obligatorio para los trabajadores independientes emitir factura electrónica?
Muchos trabajadores independientes (freelancers, profesionales por cuenta propia) se preguntan si deben facturar electrónicamente. La respuesta depende de sus ingresos y actividades, pero no todos los independientes están obligados; solo aquellos que caen en las categorías definidas por la ley. En particular:
Independientes con ingresos elevados: si superan 3.500 UVT anuales, deben expedir factura electrónica, incluso si no son responsables de IVA. Aplica a profesionales con altos ingresos, como consultores, médicos e ingenieros.
Contratistas del sector público: si un independiente con contratos estatales supera 4.000 UVT anuales, debe facturar electrónicamente al ser considerado responsable de IVA.
Independientes de bajos ingresos: profesionales con ingresos por debajo de 3.500 UVT y no responsables de IVA no están obligados a facturar, pero si un cliente lo exige, deben emitir la factura. En este caso, el cliente puede generar un documento soporte para deducir el gasto.
¿Cómo se calcula el tope de ingresos para la obligatoriedad de la facturación electrónica?
El tope principal de ingresos (3,500 UVT) está expresado en Unidades de Valor Tributario (UVT), una medida que la DIAN ajusta cada año con base en la inflación.
¿Cómo calcular este tope? Sencillo: debe multiplicarse el valor de la UVT vigente por 3,500. Si el resultado supera sus ingresos anuales, estará obligado.
La UVT para cada año se fija vía resolución. Para 2025 la DIAN estableció una UVT de $49,799
La siguiente tabla muestra cómo se traduce el tope de 3,500 UVT en pesos colombianos en los últimos años:
| Año gravable | Valor UVT | Tope 3,500 UVT (COP) | Tope 4,000 UVT (COP) |
| 2022 | $38,004 | $133,014,000 | $152,016,000 (aprox.) |
| 2023 | $42,412 | $148,442,000 | $169,648,000 (aprox.) |
| 2024 | $47,065 | $164,727,500 (aprox.) | $188,260,000 (aprox.) |
| 2025 | $49,799 | ~$174,300,000 (aprox.) | ~$199,196,000 (aprox.) |
Es importante considerar el año inmediatamente anterior: por ejemplo, para saber si en 2025 estará obligado, debe mirar los ingresos brutos obtenidos en 2024 y compararlos con el valor de 3,500 UVT para 2024.
💡#AlegraTip: el cálculo del tope es dinámico cada año, pero la unidad de medida (UVT) facilita actualizarlo sin cambiar la norma. Los empresarios deben estar atentos al valor de la UVT anual para verificar su obligación.
¿Qué beneficios fiscales ofrece la facturación electrónica en Colombia?
La implementación de la factura electrónica no solo conlleva obligaciones, también trae beneficios fiscales y operativos tanto para empresas como para clientes:
- Deducción del 1% para compradores: desde la Reforma Tributaria de 2022, los consumidores pueden deducir el 1% del valor de cada compra con factura electrónica de su impuesto de renta, hasta 240 UVT anuales, incentivando la exigencia de factura electrónica.
- Facilidad para empresas: las empresas que reciban facturas electrónicas de sus proveedores pueden deducir completamente sus costos, IVA y otros impuestos, evitando limitaciones de los documentos no electrónicos.
- Agilidad en trámites con la DIAN: facturar electrónicamente permite procesos más rápidos en devoluciones de IVA o renta, ahorrando tiempo y costos administrativos.
¿Cómo se integra la facturación electrónica con los sistemas contables existentes en una empresa?
Integrar la facturación electrónica con los sistemas contables de su empresa es fundamental para optimizar procesos y evitar reprocesos manuales. Algunas claves para lograr una integración efectiva son:
Software actualizado: verifique que su ERP tenga el módulo de facturación electrónica habilitado. Alegra permiten emitir facturas directamente desde la contabilidad.
Conexión con DIAN: el sistema debe enviar automáticamente cada factura a la DIAN para validación. La respuesta se recibe en segundos y permite la entrega inmediata al cliente.
Sincronización de datos: la información de la factura (cliente, ítems, impuestos) debe pasar del sistema contable al formato electrónico sin errores, evitando la doble digitación.
Alternativas para microempresas: si su empresa usa Excel u otros medios, puede usar la plataforma gratuita de la DIAN para facturar manualmente. También puede optar por soluciones económicas en la nube que integran contabilidad y facturación electrónica.
Capacitación y pruebas: realiza pruebas con el ambiente de la DIAN antes de operar en vivo. Capacite a su personal para manejar posibles rechazos de facturas.
En definitiva, la integración de la factura electrónica con los sistemas existentes debe buscar que la generación de una venta en la empresa equivalga automáticamente a la emisión de la factura electrónica válida.
Esto se logra con las herramientas adecuadas y configuración inicial, tras lo cual la facturación se vuelve un proceso fluido y 100% digital, con copias PDF o impresas solo si se requieren para archivo del cliente.
Más que una carga, la facturación electrónica puede convertirse en una oportunidad de modernización y eficiencia para su empresa, cumpliendo la ley y aprovechando las ventajas de la transformación digital tributaria. Con un software contable como Alegra, implementar la facturación electrónica de forma correcta será muy fácil y ágil. ¡Accede a la prueba gratuita de 15 días!
