¿Cómo mantener el flujo de caja en tiempos de incertidumbre?

El flujo de caja tiene en cuenta el tiempo en el que se mueve el dinero dentro de tu empresa. Tu negocio podría sobrevivir sin utilidades pero difícilmente puede operar sin flujo de caja.

¿Qué es el flujo de caja?

El flujo de caja es un indicador de liquidez el cual representa las entradas y salidas de dinero efectivas que se dan en tu compañía. 

Es importante tenerlo presente, ya que no todas las ventas representan una entrada de dinero y no todos los gastos representan una salida. Adicionalmente, existen otras fuentes de entrada y salida de dinero que no se ven reflejadas en los estados de pérdidas y ganancias de tu compañía pero que te permitirán continuar operando tu empresa incluso si en un periodo de tiempo determinado esta da pérdidas.  

Pero, ¿cómo puedo lograr que mi empresa continúe operando si mis gastos son mayores a mis ingresos en los próximos meses?

La respuesta está en mantener el flujo de caja de forma adecuada, y para ello es necesario conocer a fondo cuál es el ciclo de venta y conversión de efectivo que se da dentro de tu empresa. 

Debes tener en cuenta que para obtener el efectivo proveniente de una venta existen unos tiempos y unos gastos antes y después de la misma, los cuales determinarán cuánto capital necesitas para generar ingresos. 

1. Analiza la situación de tu negocio

Primero que nada, es importante que hagas un análisis sobre la situación de tu negocio en este momento. 

• ¿Mis clientes pueden y quieren seguir consumiendo mis productos o servicios? Los patrones de compra cambian y se hace necesario evaluar la relevancia de tu oferta para el mercado. 
• ¿Cuento con los recursos necesarios para continuar generando ingresos? Es necesario identificar todos los recursos que necesito para generar ingresos. Además de una inversión de dinero en compras o en procesos productivos, debemos preguntarnos si mis empleados se encuentran activos, si los equipos que empleo los puedo continuar usando y si mis canales de distribución pueden entregar mi producto o servicio.
  

• ¿Cuál es la modalidad de tu trabajo? De qué forma opera tu negocio ahora mismo, ¿debes migrar a lo digital o puedes seguir funcionando como lo has hecho siempre? 
• ¿Cómo va tu cadena de suministro? Muchas veces tus ventas pueden depender de alguien más. Por ejemplo, si tus proveedores no están siendo efectivos, tu logística de abastecimiento se ha retrasado por tratarse de productos exportados o presentas problemas para entregar tus productos al consumidor final, es probable que tus tiempos se alarguen y tu ciclo de efectivo pueda extenderse. Lo que significa en un cese en tu flujo de caja. 
• ¿Necesitas ajustar tus operaciones? Evalúa si todos tus proyectos se pueden seguir realizando de la misma forma o si debes ajustar cada uno de los elementos para que tu equipo pueda seguir funcionando. Del mismo modo puedes pensar en buscar nuevos canales de venta, evaluar nuevos proveedores y explorar nuevos mercados.

2. Plantea escenarios y soluciones posibles que te ayuden a mantener el flujo de caja

En estos momentos mantener la información de tu negocio al día es fundamental, ya que te permitirá tomar medidas a tiempo.

Si quieres mantener el flujo de caja, también es necesario que puedas plantearte varios escenarios posibles y tomar previsiones para cada uno de ellos. Esto te ayudará a disminuir la incertidumbre y a proyectarte ante cualquier situación. 

Por ejemplo, ¿ya sabes qué hacer si tus ventas bajan un 10% durante los próximos 2 meses? ¿Y si llegan a bajar un 50% en 6 meses?

Hecho esto, podrás tener en cuenta algunas alternativas, como por ejemplo:

• Negociar días de cartera con los proveedores.
• Reducir costos y gastos no necesarios para la operación de la empresa.
• Disminuir la inversión en anuncios y publicidad.
• Disminuir las cantidades a producir para evitar caer en excesos de inventario y así controlar los costos variables. 
• Capitalizar tus inversiones y utilizar el efectivo para mantener la operatividad de la empresa.
• Aprovechar el presupuesto de viajes y eventos que no se podrá ejecutar por el momento para buscar eficiencias dentro de la empresa y así reducir costos.
• Enfocar esfuerzos para disminuir niveles de inventarios de producto terminado y generar ingresos con inversiones que ya se hicieron.

La modelación de escenarios te permitirá identificar si tu empresa puede o no continuar operando durante los siguientes meses y qué medidas debes tomar para lograr superar la crisis.

3. Toma en cuenta acciones rápidas para implementar una cultura de “caja” en tu organización

Una vez realizado el análisis y la modelación de escenarios, sabrás si puedes superar la crisis y cuál es la necesidad real de caja. De este modo podrás evaluar diferentes opciones para obtener la liquidez necesaria. Algunas acciones que puedes tomar:

1. Logra que tus días de cuentas por cobrar sean menores tus días de cuentas por pagar: Debes llegar a acuerdos con tus proveedores y clientes para lograr esta condición y liberar un poco de estrés a la caja. Los períodos de cartera de tus clientes pueden ir de 0 a 30 días normalmente, mientras que los días de crédito con proveedores pueden oscilar entre los 30 y 90 días.También tenemos que recordar que la mayoría de las empresas buscan disminuir costos, por lo incentivar los descuentos por pronto pago puede ser una alternativa que beneficie al cliente y te ayude con tu flujo de caja.
2. Fortalece tu relación con los bancos: Habla con tu banco, con tu gerente de cuentas y conoce las alternativas que existen es este momento para alivianar el flujo de caja. Los gobiernos canalizan sus ayudas financieras por medio de los bancos, los mismos bancos dan beneficios y ayudas a los empresarios para que puedan mantener su negocio a flote. 
3. Gastos e ingresos: Sé estricto y planteate que hasta ahora no hay ningún gasto aprobado, discute si son importantes. 
4. Proyectos nuevos: Enfócate en los proyectos que hoy por hoy están teniendo relevancia. Si tienes que cambiar los objetivos de tu negocio, hazlo. 
5. Nuevas ventas: A partir de ahora va a existir un nuevo “normal”, muchas personas van a cambiar sus hábitos de consumo. En esto se incluyen las empresas, quienes van a buscar capitalizar de diferentes formas y explorar nuevos canales de ventas.
   
   Piensa si las ventas presenciales son necesarias o puedes comenzar a crear una e-commerce. El secreto está en explorar y atreverse a buscar alternativas. 

Para finalizar, sabemos que las próximas semanas pueden ser difíciles, pero no imposibles de superar. Si aprendes a administrar tus gastos, a establecer prioridades y a invertir en lo necesario, es seguro que vas a lograr mantener el flujo de caja.También puedes leer nuestra lista de consejos para Pymes y aprender de nuestra experiencia. 

Esperamos y puedas aplicar algunas de estas recomendaciones para que tu negocio se mantenga operativo durante estos días. Y recuerda, en Alegra somos más que un software, queremos apoyarte en llevar mejor tu negocio. Estamos capacitados para hacer que tu proyecto crezca. Crea una cuenta ahora, disfruta de 15 días gratis y accede a todos los beneficios que tenemos para ti.