Cómo preparar los Medios Magnéticos

Los medios magnéticos son los formatos en los que se presenta la información que se debe llevar ante la DIAN. Estos datos son conocidos como información exógena e incluyen las operaciones que las empresas realicen con terceros durante el año gravable anterior.

Toda esta información se presenta a través del Formato XML, también conocido como presentación de medios magnéticos. Y es importante para la DIAN, debido a que a través de ellos se garantiza que la persona responsable esté declarando correctamente.

Conoce lo necesario para preparar los medios magnéticos y presentarlos ante la DIAN

Primero que nada, es importante tener en cuenta que la resolución 000060 del 30 de octubre del 2017, establecida para la presentación de medios magnéticos obtuvo una modificación por medio de la resolución 000045 del 22 de agosto de 2018.

• Se modificó el grupo de obligados a presentar información exógena por el año gravable 2018.
• Se modificó el contenido de la información que se presenta ante la DIAN.
• Se modificó el esquema XSD para darle obligatoriedad a las casillas contenidas en los formatos 1004, 1019, 1020, 2274, 2275 Y 2279.

Ahora, para realizar la preparación de los medios magnéticos se debe tener en cuenta los siguientes puntos:

1. Conocer quiénes son los obligados

Según la resolución 000045, quienes deben presentar información exógena ante la DIAN son:

• Las personas naturales y sus asimiladas que en el año gravable 2016 hayan obtenido ingresos brutos superiores a $ 500.000.000 y que en el año gravable 2018 la suma de ingresos brutos obtenidos por rentas de capital y rentas no laborales superen los $100.000.000.

• Las personas jurídicas y sus asimiladas y demás entidades públicas y privadas obligadas a presentar declaración del Impuesto sobre la Renta y complementarios o de ingresos y patrimonio, que en el año gravable 2016 hayan obtenido ingresos brutos superiores a $100.000.000.

• Las personas naturales y sus asimiladas que perciban rentas de capital y no laborales, las personas jurídicas y sus asimiladas, entidades públicas y privadas, y demás obligados a practicar retenciones y autorretenciones en la fuente a título del Impuesto sobre la Renta, impuesto sobre las ventas (IVA) y Timbre, durante el año gravable 2018.

El resto de los obligados se puede consultar en reciente resolución a través de este enlace.

2. Estar al tanto del calendario

Las fechas para presentar los medios magnéticos se encuentran distribuidas según el último dígito del RUT y se dividen en dos grandes grupos, personas naturales y jurídicas y grandes contribuyentes.

3. Disponer de los requisitos necesarios

La información que se presenta ante la DIAN es sumamente importante y debe incluirse toda la necesaria. Esta varía según el tipo de obligado, pero algunos de los requisitos más comunes son:

• Ingresos obtenidos por terceros: el cual debe cumplir con los siguientes parámetros:

1. Concepto solicitado.
2. Tipo de documento del tercero.
3. Número de Identificación del tercero.
4. Apellidos y nombres del tercero.
5. Dirección del tercero.
6. Correo electrónico.
7. Valor total del ingreso.
8. Valor del ingreso no constitutivo de renta ni ganancia ocasional solicitado.

• Descuentos tributarios solicitados.
• Costos y deducciones.
• Rentas externas.
• Información sobre cualquier tipo de contrato en caso de que se maneje.

Es importante tener en cuenta que la información que se adjunte debe estar completa y ningún campo puede que quedar en blanco. En caso de ser un campo numérico se usará el número 0, y NA para los campos alfabéticos que no requieran información.

En Alegra ya estamos casi listos y pronto podrás preparar los medios magnéticos directamente desde nuestro software. Por ahora se pueden generar varios archivos para incluir en la preparación de los medios magnéticos. Genera reportes como:

• Reporte de impuestos y retenciones, que sirve para presentar el formato 1002, 1002, 1005 y 1006.
• Reporte de transacciones, que funciona para el formato 1007.
• Reporte de cuentas por pagar y cuentas por cobrar, que da la información necesario para los formatos 1008 y 1009.
• Desde el menú Bancos también se puede generar información para el formato 1012.

Si deseas aprender más del tema  te invitamos a conocer qué son los medios magnéticos y cuáles son las sanciones por no presentarlos. Puedes registrarte en Alegra para comenzar a facturar. Crea una cuenta gratis.