Conoce los Modelos de Factura en Colombia

Conocer los diferentes modelos de factura usados en el país es fundamental si quieres gestionar adecuadamente tu negocio.

Debes saber que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), permite cuatro modalidades de facturación: facturación pre-impresa, facturación por computador, facturación electrónica y facturación POS, las cuales puedes gestionar desde un programa contable o un sistema administrativo.

1. Formato de factura en papel o pre-impresa:

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Este modelo de facturación es sin duda el más conocido y funciona mediante los famosos talonarios membreteados y timbrados, los cuales tienen impresos los datos de la empresa como el NIT, dirección, el número de la factura y la razón social de la compañía.

Este tipo de facturación se encuentra regida por el Estatuto tributario, en los artículos 617 y 618.

 

2. Formato de facturación por computador:

Las facturas por computador se caracterizan por su expedición electrónica (computador) con entrega física. De este formato debe tenerse en cuenta que las empresas no están obligadas a conservar una copia física de la factura.

Este tipo de facturación se encuentra regida por el Estatuto tributario, el artículo 617.

Una pregunta frecuente que surge al respecto de este formato de facturación es, si se puede realizar la facturación en Excel. Sobre ello debes tener en cuenta que:

–  Excel no es un Software de facturación y si lo vas a usar para ello, es esencial agregar la función de Visual Basic, para que facilite el cumplimiento de todos los requisitos de tipo técnico que exige la DIAN.

– Se puede usar Excel para generar facturas según la DIAN solo si este cumple con los requisitos exigidos por la ley. Conoce más al respecto en las resoluciones de la DIAN 14465 (2007) y 3878 (1996).

– Solicita en línea tu resolución de facturación a la DIAN.

– Si necesitas un sistema que cumpla con los requisitos para facturar por computador ingresa a www.alegra.com, Alegra cumple con estos.

3. Formato de facturación electrónica:

Es un formato similar al anterior pero se diferencia por la forma de su entrega, la factura en este caso se expide por medio electrónico, se entrega y se almacena de la misma forma. Además, el software contable o programa administrativo usado para esta facturación debe tener certificación ISO 9001:2008

Conoce más en la resolución 14465 de 2007. Así mismo debes tener claro que para usar este formato se requiere informar a la DIAN.

4. Formato de facturación POS:

Esta es una modalidad en la que hardware y software interactúan para la generación de la factura. Para el control fiscal se exige imprimir al final del día un comprobante de informe diario de ventas por cada servidor.

La normatividad para la máquina registradora (para la facturación Pos) se encuentra en el artículo 616-1 del Estatuto tributario, artículo 6 del Decreto 1165 de 1996, artículo 7 de la Resolución 3878 de 1996, artículo 5 de la Resolución 5709 de 1996 y el artículo 4 Decreto 522 de 2003.