Consejos para tener éxito en el teletrabajo

Debido a los recientes hechos de conocimiento  público y a la propagación del COVID-19, muchas empresas han optado por ofrecerle a sus empleados la posibilidad de trabajar desde casa, de modo que puedan seguir desempeñando sus actividades como de costumbre y sin tener que exponer su salud.

Ahora, en Alegra queremos compartir contigo toda nuestra experiencia siendo una empresa remota, para que tu negocio no se detenga y puedas seguir manejándolo  desde la nube. Por lo que en esta nota vas a poder leer algunos consejos para trabajar desde casa y recomendaciones para prevenir el COVID-19.

¿Qué es el trabajo remoto o teletrabajo?

Sabemos que no todos han tenido la oportunidad de trabajar desde casa, por lo que creemos importante aclarar algunos conceptos antes de pasar a dar nuestras recomendaciones. 

Comencemos, el teletrabajo o trabajo remoto es una forma de trabajar, como su nombre lo dice, desde casa o cualquier lugar (un Café, la casa de un familiar, un co-working, etc), siempre que cuentes con los recursos y la tecnología necesaria.

Tipos de trabajo remoto: 

Existen diferentes formas de trabajar de manera remota. Algunas de ellas son:

• Trabajo 100% remoto: Esta opción te brinda la posibilidad de trabajar desde donde quieras, siempre y cuando cuentes con conexión a internet. 
• Home office: Consiste en tener una oficina pero poder trabajar desde casa 1 o 2 veces por semana. Esta es una opción que brindan algunas empresas para ser más flexibles con sus colaboradores.
• Trabajo desde otra oficina diferente a la central: Existen algunas empresas que cuentan con distintas oficinas y sus colaboradores pueden trabajar en ellas. Esto también sucede cuando son empleos en los que se debe viajar mucho y se asiste a distintas sedes de la organización.  

Recuerda visitar nuestra Guía de trabajo remoto

¿Cuáles son los beneficios del trabajo remoto?

Desde que en Alegra decidimos trabajar de forma remota hemos visto grandes beneficios, tanto para la empresa, para nuestro equipo de trabajo e inclusive para el medio ambiente. 

Beneficios empresariales: 

• El teletrabajo permite eliminar fronteras de contratación por temas de distancia.
• Hay un aumento de productividad.
• Se minimiza el ausentismo y la rotación de personal.
• Existe mayor diversidad en equipos de trabajo. 
• Se garantiza calidad de vida para los colaboradores.
• Aumenta el compromiso en los equipos. 

Beneficios que obtienes como colaborador de una empresa remota:

• Si eres padre o madre, tienes la oportunidad de tener tiempo de calidad con tus hijos.
• Ahorras tiempo y dinero en traslados. 
• Consigues flexibilidad horaria.
• Eres parte de un trabajo multicultural.
• Puedes viajar a cualquier parte del mundo siempre que tengas acceso a internet. 
• Perteneces a un ambiente laboral enfocado en los retos y el desarrollo profesional.
• Te vuelves un experto en herramientas de comunicación y tecnología. 

Beneficios para el medio ambiente: 

• Disminución de tráfico y de huella de carbono.

Si tienes una pyme te recomiendo leer estos 7 consejos para que tu empresa sobreviva al COVID-19 (Coronavirus) 

Mitos y realidades sobre el trabajo remoto

¿Qué necesitas para que tu negocio pueda transitar de lo tradicional a lo remoto?

Ahora que ya sabes cómo funcionan las empresas remotas y cuáles son sus beneficios, seguro te interese comenzar a implementar esta forma de trabajo para disminuir el impacto  que pudieran estar ocasionando los acontecimientos actuales. 

Primero que nada, asegúrate de que tu equipo cuente con buena conexión a internet, implementos ergonómicos y un espacio de trabajo adecuado. ¡Sigamos!

1. Apoyarte en tu equipo y nombra a algunos guías 

Comenzar a ser remoto no es una tarea fácil, necesitas ayuda de tu equipo, por lo que te recomendamos seleccionar a una persona que se encargue de ayudar a todos con dudas técnicas y que difunda los conceptos del teletrabajo. 

Para este rol, la persona debe ser proactiva, cercana a la tecnología, y con conocimiento de herramientas digitales y metodologías ágiles. Apoyar a las personas que no tienen la misma habilidad tecnológica y crear guías prácticas para ellos.

2. Hacer uso de herramientas especiales para el teletrabajo 

Si eres una empresa que aún no opera de forma 100% remota, quizá puede ser un poco difícil comenzar a implementar tantas herramientas a la vez. Sin embargo, no es para alarmarse.

En este punto queremos tú y tus colaboradores logren separarse de WhatsApp, ya que no no es una app para el trabajo remoto. De hecho, puede entorpecer el teletrabajo y llegar a mezclar conversaciones laborales y personales.

Es importante que tengas una herramienta adicional y específicamente para el trabajo remoto, en donde se lleven conversaciones únicamente de carácter laboral.

Por ejemplo, podrías comenzar con Hangouts Chat, que es una plataforma de mensajería diseñada para trabajar en equipo. Si eres un cliente actual de G Suite, este servicio de Chat es gratuito para ti. 

Estas son algunas otras herramientas útiles para trabajar desde casa, que te ayudan a optimizar esfuerzos y a que tu equipo sea más productivo:

Google Calendar:

Es una de las herramientas más importantes para trabajar de forma remota, ya que te permite programar reuniones y organizarte con tu equipo de trabajo.

Tip: Organiza tu día a día en calendar. Esto incluye las pausas, el almuerzo, las tareas y cualquier otra cosa. Verás como será más fácil si solo sigues lo que dice tu calendario. Aprende más sobre Calendar en este artículo.

Slack: 

Esta es una aplicación de mensajería interna, que permite la comunicación constante entre compañeros de trabajo y es ideal para equipos a distancia. Se pueden crear canales específicos de ciertos temas e involucrar a las personas responsables.

En Alegra utilizamos Slack y hasta ahora nos ha sido bastante útil. Conoce más sobre nuestra experiencia.

Asana: 

Fue creada para mejor la productividad de los equipos. Con Asana puedes crear tableros de tareas, asignarlas a tus compañeros de trabajo, poner fechas límites y conocer el desarrollo y estado de los compromisos. Muy útil para trabajar con la metodología Scrum.

Jira:

Es una herramienta en línea para la administración de tareas de un proyecto, el seguimiento de errores e incidencias. Funciona para apoyar la gestión operativa de proyectos especialmente en las áreas de ingeniería y desarrollo de software. Es práctica y muy funcional para trabajar desde casa.

Zoom:

Es una app para videoconferencias desde cualquier dispositivo, ideal para reuniones de equipo desde la casa, permite tener más de 100 personas conectadas al tiempo en su versión premium. También cuenta con una versión gratuita.Aquí te mostramos cómo utilizar Zoom por primera vez.

Google Suite:

Es un paquete de herramientas gratuitas de Google que podemos utilizar para trabajar desde casa. Incluye documentos, presentaciones y hojas de cálculo. Todas son herramientas colaborativas y funcionan desde la nube.

Notion: 

Esta app es un editor para tomar notas, crear wikis para equipos o gestionar y organizar tareas de forma colaborativa muy similar a Asana, desde cualquier dispositivo.

Sus opciones están disponibles en equipos de escritorio, iOS y Android.

Con Notion podrás aportar en un solo espacio todas las herramientas que requiere un equipo, aunque es posible usarlo como un bloc de notas personal muy flexible.

Drifit Video:

Permite grabar pantalla y sonido. Esto es para armar videos o tutoriales pequeños y explicar a los demás algo en particular.

¿Aún no te convencen las herramientas en línea? Mira este ejemplo y conoce los beneficios que tienen los contadores al llevar la información de sus clientes en la nube sin tener que salir de salir de casa para poder seguir trabajando.

3. Implementar metodologías útiles para trabajar de forma remota

Existen algunas metodologías que pueden ayudar a que tu equipo sea eficiente mientras se encuentra trabajando desde casa. 

 Por ejemplo, para nuestra parte operativa trabajamos con una metodología llamada Scrum, en donde tenemos reuniones diarias (dailys) con equipos muy pequeños liderados por una persona, aquí identificamos problemas y vemos qué hace cada miembro de nuestro equipo. 

Durante estos dailys cada miembro del equipo responde a las siguientes preguntas:

• ¿Qué hicimos ayer? 
• ¿Qué vamos a hacer el día? 
• ¿Qué problemas tenemos?

Además de esto, también tenemos sprints una vez por semana, donde cerramos proyectos y asignamos nuevas tareas para volver a mirarlas en los próximos 7 días. Todas estas prácticas nos permiten aumentar la productividad y organización en nuestro equipo de trabajo. 

En definitiva, esta es una metodología que funciona muy bien, nos vuelve más disciplinados, nos ayuda a mantener la cohesión en equipo y a medir el desempeño de cada persona. 

La metodología de Google (OKRs)

Otra muy buena opción que puedas poner en práctica, es trabajar por objetivos y resultados claves, como lo dice la metodología de Google, que consiste en proponer un objetivo y metas para alcanzarlo.

Esta metodología la aplicamos en Alegra, ya que nos ayuda a enfrentarnos al futuro y mantenernos activos como empresa. Cada 2 meses planteamos nuevos objetivos, en donde hacemos una construcción conjunta como equipo. 

 Tenlo presente: con los okrs todo tu equipo de trabajo estará trabajando por un objetivo en común y lograrás saber qué se está haciendo y cómo se está haciendo.

4. Crear espacios en donde se fomente la cultura

Sabemos que al trabajar de forma remota no se cuentan con lo mismos espacios físicos en donde se desarrolla la interacción. Sin embargo, debemos crear bases mucho más sólidas para que todos logren conectarse con la cultura de la empresa.  

Con el tiempo, en Alegra hemos construido una lista de temas para que los colaboradores puedan sentirse parte de nuestra cultura. Esperamos y puedas aplicar algunos de estos consejos: 

Confianza y honestidad:

Empecemos por entender que cuando se trabaja remoto hay un voto de confianza para todos los que ingresan, ya que apostamos porque sean personas responsables con su trabajo. Adicional, debe haber honestidad al momento de hablar, cuando pasa algo bueno y sobre todo cuando pasa algo malo, de esta forma se fortalecen las relaciones entre todos. 

Aprendizaje continuo:

En nuestro equipo todo se mueve rápido, por lo que es importante estar en constante aprendizaje, entrenarse mentalmente, leer un libro, hacer un curso en plataformas virtuales o estudiar un idioma. 

Sentido del humor:

Aunque no lo creas desarrollar el sentido del humor nos ha ayudado a que nuestro equipo de trabajo esté mucho más unido y compartan momentos fuera de lo rutinario. Impulsa a tu equipo a que sea divertido de vez en cuando. 

Cumplimiento:

Para lograr una cultura organizacional positiva, es importante ser cumplidos en los horarios, en las metas, en las tareas y en los compromisos.

Recomendaciones para prevenir el COVID-19

Ahora que te dimos una serie de consejos para trabajar desde casa, también queremos que sigas estas recomendaciones dadas por la OMS con respecto al COVID-19:

• Lávate las manos a fondo y con frecuencia usando un desinfectante a base de alcohol o con agua y jabón.
• Mantén una distancia mínima de 1 metro (3 pies) con cualquier persona que tosa o estornude.
• Evita tocarte los ojos, la nariz y la boca.
• Tanto tú como las personas que te rodean deben asegurarse de mantener una buena higiene de las vías respiratorias. Debes cubrirte la boca y la nariz con un pañuelo de papel al toser o estornudar. El pañuelo usado debe desecharse de inmediato.

Y recuerda, si eres emprendedor, contador o  dueño de una Pyme, puedes crear una cuenta gratis en Alegra y disfrutar los beneficios de administrar tu negocio desde casa con un software contable en la nube.