Prácticas para construir y mantener a un equipo remoto

Para la última parte de esta serie de entradas, donde te hablamos sobre cómo construir un equipo 100% remoto, queremos mostrarte todo sobre la creación de un equipo listo para trabajar desde casa, desde cómo son los procesos de selección y que debes hacer para buscar al mejor talento, hasta actividades para fomentar la cultura e integración.

Cómo construir un equipo 100% remoto

Desde nuestros inicios, uno de nuestros objetivos como empresa ha sido crecer tanto en número de personas como a nivel de equipo. Contar con personas motivadas, felices, y apasionadas por lo que hacen, es lo que nos ha permitido crecer. Conoce cómo construir un equipo remoto feliz y motivado:

Proceso de selección

El proceso de selección para una cultura remota es muy diferente al tradicional. Se vuelve más retador y exigente, implica un mayor esfuerzo y tiempo para conocer muy bien a las personas que serán parte del equipo.

Aquí compartimos algunas estrategias que ayudan a hacer un proceso de selección efectivo:

Definir competencias, habilidades y características generales:

No todos están preparados para el trabajo remoto, antes de contratar se debe tener en cuenta las habilidades necesarias para tener éxito en este tipo de entorno. Éstas son algunas habilidades que se deben evaluar en el proceso de selección:

• Pasión por la tecnología. Buscar personas que tengan alto interés en la tecnología, ya que será su herramienta de trabajo.
  
• Autodisciplina. Como el ambiente del teletrabajo no está sujeto al control físico y visual de un espacio tradicional de oficina física, la autodisciplina es fundamental.
• Habilidades comunicativas: La mayoría de la comunicación en un ambiente de trabajo remoto será vía chat, e-mail y documentos colaborativos, para esto será de suma importancia tener personas que sepan escribir, sean asertivos, claros y concisos. 
• Trabajo en equipo. En un equipo remoto donde el trabajo colaborativo es de suma importancia. Se requiere de personas que tengan la capacidad para trabajar en equipo, de escuchar las ideas de los demás y tenerlas en cuenta. 
• Confiable. Confiar en las personas que se contratan, poder delegar y entregar proyectos y que se cumplan sin necesidad de supervisión. 

Atraer talentos estrellas:

El proceso de atracción es de suma importancia. Generar una marca empleadora hará que los candidatos se enamoren más de la compañía. Aunque puede tomar tiempo en crearla, al final no se tendrán que buscar candidatos, ellos llegarán. Algunas claves para crear una marca empleadora positiva son:

• Crea experiencias wow! No importa si al final del día se contrata  o no a ese candidato, lo realmente importante para la marca es que independientemente del resultado, se vaya con la sensación de haber pasado el mejor día de su vida, con esto podría convertirse en un embajador de la empresa aunque no forme parte de ella.
• Sé coherente y transparente. Hablar de la cultura, los valores y lo fabuloso que será trabajar en el equipo, es importante que la información sea veraz y transparente.
• Ser creativo. Buscar en diferentes medios la forma de transmitir lo ‘cool’ que será trabajar en el equipo, a través de anuncios por redes sociales o se puede crear una página de empleo en el sitio web donde se compartan las oportunidades y por qué la empresa será el mejor lugar para ese candidato trabajar. 

Encontrar candidatos remotos: 

Nadie conoce mejor qué debe tener una persona para entrar a el equipo, que el mismo equipo. A través de referidos se puede llegar más fácil a candidatos estrella. También se pueden usar plataformas como Linkedln, Torre, We remoto y plataformas de empleo de universidades. Hay otras plataformas y comunidades para trabajadores remotos como Workana y Remotehub.

Inducción y bienvenida para un equipo remoto

Al ingresar a una empresa que trabaja 100% remoto existen puntos de comunicación que son vitales para la conexión de la persona con la empresa y la cultura, uno de estos es el proceso de inducción y bienvenida al equipo.

El primer día en un equipo 100% remoto

El primer día de trabajo en un empresa remota puede ser parecido al primer día en cualquier empresa tradicional. Como nuevo miembro de un equipo, es normal que se llegue a sentir miedo, felicidad y ansiedad por saber cómo va a ser este nuevo reto.

Sin embargo, hay actividades que no se pueden llevar a cabo por tratarse de un empleo remoto. Por ejemplo, el equipo de Talento no podrá recibir al nuevo miembro del equipo ni darle un abrazo físicamente, pero ¿qué tal si es virtual?

En el caso de Alegra, cuando tenemos a una persona nueva, este recibe un video de bienvenida, invitación a una charla de bienvenida virtual con el equipo de Talent y un saludo del CEO.

Adicional, más de 50 mensajes por Slack de los nuevos compañeros que harán preguntas para saber del nuevo integrante, y hasta es probable que hagan un chiste para romper el hielo. 

Al nuevo ingreso se le debe de pedir un video para presentarse, hablar un poco de sus nuevas responsabilidades y también sobre sus pasatiempos y gustos. Así, puede conectarse con personas que compartan intereses similares como: grupos de mascotas, compañeros que sean padres, misma nacionalidad, amantes de la música, gamers, juegos, deportistas y otros.

Como empresa 100% remota se debe de pensar siempre en no caer en el formalismo y el distanciamiento, sino buscar la manera de acercarse emocionalmente con todo el equipo. 

Porque no se trata de una bienvenida a trabajar, sino a ser parte de una cultura. 

¿Cómo realizar una inducción de trabajo 100% virtual?

Es importante que el nuevo integrante conozca todas las áreas de la organización.  Es por esto que al igual que en una empresa tradicional,  una organización remota debe tener una inducción recorriendo la cultura, identificando los valores, proposito, forma y herramientas de trabajo,  buenas prácticas entre otras. 

En este apartado daremos algunas herramientas para que la inducción virtual sea un éxito: 

• Al ser una inducción 100% remota se recomienda que sea muy didáctica. Por ejemplo, en Alegra usamos un esquema de “competencia” en los tres días de inducción con mini juegos que permiten ganar puntos y obtener un ganador.
• En los días de inducción se deben crear charlas con la mayoría de los líderes de área y gran parte del equipo para conocer los nuevos ingresos y hacer una breve de presentación.
  
  
• Buddy. Realizar la asignación de un ‘Buddy’ a cada persona que ingresa nueva. El objetivo es acompañar al nuevo ingreso durante 2 meses y que el Buddy se convierta en un aliado para el proceso de adaptación, estará pendiente del proceso y solucionar cualquier duda que tenga la persona del equipo que hará el acompañamiento durante este periodo de inducción.
• El proceso de ajuste a la cultura no dura la primera semana de un nuevo trabajo, es por esto que se debe tener un plan de formación: vídeos, artículos, lecturas y charlas que permitan conocer la forma de trabajo en una organización. En Alegra tenemos un plan de formación interna para los nuevos ingresos con una graduación y certificación a los 4 meses de entrar.

Formación y desarrollo

En una cultura remota donde los cambios son más rápidos, es una obligación aprender y desaprender velozmente, por ende la formación y desarrollo son claves para mantener un equipo actualizado, motivado, actuar en consecuencia ofreciendo nuevas oportunidades y desafíos. En definitiva, seguir desarrollando el talento para conseguir que evolucione a niveles más altos. 

Aquí contamos algunos recursos que se deben usar para mantener al equipo en constante aprendizaje y apoyar su desarrollo organizacional: 

• Retos de lectura. Fomentar la lectura en los colaboradores. Crear espacios donde se pueda compartir experiencias y aprendizajes como clubes de lectura o tertulias virtuales. En Alegra, lo llamamos meetingbook, tenemos el reto de leernos un libro al mes, y además una biblioteca virtual donde hay una buena colección de libros de diferentes géneros y para todas las áreas, las personas pueden sugerir libros y los agregamos.

• Cursos virtuales. Hay diferentes plataformas con cursos gratuitos y pagos para entrenar al equipo en alguna metodología, estrategia o herramienta. Invertir no solo en las habilidades técnicas, considerar también en la formación de competencias blandas como gestión del tiempo, capacidad de liderazgo, relaciones interpersonales y actitud positiva. En Alegra, las personas tienen acceso a cursos gratuitos y pagos en plataformas como Platzi, Udemy, Hubspot Academy, Coursera y Google Actívate. Identificar cursos que pueden ser generales para todo el equipo y otros específicos según las necesidades de cada equipo.

• Charlas TED. A través de cortos videos, las charlas TED aportan ideas claves para cambiar actitudes, creencias, pensamientos, acciones.

• Artículos. Leer 1 artículo diario es otra forma de mantenerse actualizado, suscribirse a plataformas como bestpracticer.com o medium.com  seleccionando un área de interés y así se tendrá algo nuevo que leer todos los días.

• Reuniones 1a1. En un espacio físico, sería más fácil saber quién está aislado, quien no tuvo una buena semana o si alguna persona necesita apoyo. En el caso de un equipo remoto es un poco más difícil pero no imposible. Las reuniones 1a1 permiten conocer al equipo y reconocer sus sentimientos en un lapso no mayor a un mes. 

• Cursos de inglés. Hacer conversatorios en inglés, clases de inglés virtuales o aprovechar numerosas aplicaciones como Duolingo son una gran opción.  

En definitiva, lo más importante es elegir recursos dependiendo de las necesidades del equipo y lo que de verdad necesitarán para crecer dentro de la organización.