¿Qué es la contabilidad administrativa y por qué la necesitas en tu empresa?

Resulta que la contabilidad y la administración se fusionan en esta rama de la contaduría, que se denomina contabilidad administrativa. ¿De qué se trata? A diferencia de la contabilidad financiera, que es la más tradicional, esta se ubica en el contexto interno de la empresa.

Por lo tanto, la contabilidad administrativa  interviene en la gestión de la compañía y en la toma de decisiones estratégicas. 👇 Quédate leyendo para que aprendas todo sobre este tema y cómo llevarlo en tu organización de la mejor manera. 

¿Qué es la contabilidad administrativa y cuál es su principal objetivo? 

En las organizaciones, y en el mundo de los negocios en general, los datos son fundamentales, pues permiten comprender la situación actual, incluso proyectar a futuro.

Precisamente eso es lo que hace la contabilidad administrativa: esta rama de la contabilidad se encarga de generar y analizar información de valor, para la gestión interna de las empresas. 

El objetivo principal de la contabilidad administrativa es reunir esos datos importantes, de los diversos procesos y elementos internos de las compañías, con el fin de respaldar la planeación estratégica. De esta manera, se ocupa de cuestiones como:

✅ El estudio de los gastos de fabricación.
✅ El análisis del desempeño del personal.
✅ El estudio de la rentabilidad de sectores empresariales.
✅ La investigación sobre las diferencias y el presupuesto.

Objetivos de la contabilidad administrativa

A continuación veremos otros de los principales propósitos de esta rama contable:

🎯 Facilitar la toma de decisiones: esta rama de la contaduría proporciona información financiera relevante para quienes toman decisiones estratégicas dentro de una organización. Esta información puede ser tanto histórica como proyectada y es esencial para la gestión diaria, la planificación de operaciones futuras y la elaboración de planes de negocio.

🎯 Mejorar el control de la organización: la contabilidad administrativa establece un sistema de evaluación del desempeño y de la responsabilidad, que fomenta la motivación de los miembros de la organización. Esto permite evaluar la eficiencia de los procesos, así como la eficiencia de las diferentes áreas.

🎯 Maximizar el valor agregado para el cliente y la empresa: también busca incorporar en la cultura de trabajo el compromiso con la maximización de valor para el cliente y para la empresa. Esto se logra a través de la implementación de estrategias y procesos, que optimicen el uso de los recursos de la organización.

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Ejemplos de contabilidad administrativa

Para que quede aún más claro, aquí un par de casos en los que se aplica la contabilidad administrativa en las empresas: 

• Un nuevo producto sale a la venta, ¿está siendo rentable? ¿Ha superado la meta? Varias preguntas surgen, por lo tanto, la misión de la contabilidad administrativa es determinar costos y gastos de producción de dicho artículo, cantidad de ventas, entre otros datos. Así, la empresa puede identificar oportunidades, fijar precios o retirar del mercado. ✅

• ¿Es posible que la compañía se aventure en un nuevo proyecto? Este es un llamado para que la contabilidad administrativa contribuya a evaluar la viabilidad (y rentabilidad) del proyecto en cuestión, para tomar decisiones estratégicas al respecto. 🔍 

¿Cuáles son las características de la contabilidad administrativa?

A diferencia de la contabilidad financiera, la contabilidad administrativa no es obligatoria para todas las empresas. Sin embargo, como lo hemos visto, sí es de mucha utilidad. Así mismo, carece de un formato estándar o regulado, cada empresa lo adapta según sus necesidades y requerimientos.

Igualmente, esta rama de la contaduría implica un análisis de las condiciones internas de las organizaciones, tanto información financiera como no financiera. Por lo tanto, está dirigida especialmente a personal gerencial y administrativo. Aquí varias de sus características: 

1. Flexibilidad: los informes generados por este tipo de contabilidad pueden incluir tanto medidas objetivas de operaciones pasadas como estimaciones subjetivas sobre decisiones futuras. Estos reportes pueden ser preparados en cualquier momento que la gerencia necesite información y ser enfocados en toda la entidad económica o en un segmento específico.
2. Independencia: a diferencia de los informes de la contabilidad financiera, pueden ser independientes de ciertos principios tradicionales, pues esta es utilizada por la gerencia, lo que permite al contador adaptar la información a las necesidades particulares.
3. Enfoque en el futuro: esta se orienta hacia el futuro, utilizando presupuestos y proyecciones para planificar y tomar decisiones. Esto contrasta con la contabilidad financiera, que se orienta hacia el pasado y se enfoca en la evaluación histórica.
4. Información detallada: los reportes contables administrativos pueden ser muy detallados, incluyendo datos sobre partes  de la organización, como productos, departamentos, proyectos o territorios. Esto permite a la gerencia tener una visión más granular de la compañía y tomar decisiones más informadas.

Como no necesariamente depende de regulaciones externas, la contabilidad administrativa es más flexible, se adapta a requerimientos específicos. También es actualizada y reciente, justamente para que pueda apoyar esa mencionada toma de decisiones. 

Si bien es de uso externo, no necesariamente recopila información de toda la empresa. Puede ser de aspectos puntuales de las respectivas áreas, como inventarios, producción, pasivos, activos, entre otros.

Finalmente, ¿crees que un sistema contable es incompatible con tu contabilidad financiera o administrativa? ¡Todo lo contrario! Este es ideal para optimizar y organizar mejor todos los procesos. Mira cómo puede ayudarte: 👇

¿Cómo funciona la contabilidad administrativa?

En términos generales, la forma en la que opera la contabilidad administrativa es reuniendo, analizando e interpretando la información relevante para la toma de decisiones. Para esto: 

• Identifica los objetivos de la empresa, para que los procesos estén alineados. 
• Estudia los costos y beneficios de los recursos, sean equipos, materiales o mano de obra y servicio.
• Analiza la relación costo – beneficio de lo identificado, mirando aspectos como el desempeño y el punto de equilibrio. 
• Establece oportunidades de mejora en diferentes departamentos y procesos. 
• Toma decisiones, con base en la información recopilada y el análisis realizado.

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¿Por qué es importante la contabilidad administrativa?

Como lo vimos, esta área contable se enfoca en la generación de información interna para las empresas, facilitando la toma de decisiones estratégicas. ¿Pero por qué la importancia de la contabilidad administrativa? A diferencia de la contabilidad financiera, que se enfoca en obligaciones fiscales externas, esta rama ofrece una visión detallada y adaptada a las necesidades específicas de la organización.

Lo anterior es vital para la gestión empresarial, pues permite a los líderes evaluar el desempeño de la empresa, identificar áreas de mejora y adaptarse rápidamente a los cambios del mercado. Su flexibilidad y adaptabilidad la convierten en un recurso indispensable para guiar las estrategias y objetivos de negocio.

Desde la década de 1960, la contabilidad administrativa ha ganado reconocimiento en el mundo empresarial. No solo se valora por su capacidad de análisis de costos, sino también como un mecanismo que contribuye a una gestión más eficiente.

Diferencias entre la contabilidad administrativa y la contabilidad financiera 

¡No te confundas! Aquí señalamos las principales diferencias entre estos dos tipos de contabilidad: 

Ya que dominas la contabilidad administrativa, ¿sabes qué es la contabilidad inteligente? Es la mejor manera de llevar tus estados financieros, ahorrando tiempo, pues Alegra lo hace por ti: