¿Sabía que en 2025, el Ministerio de Hacienda de Costa Rica implementó cambios significativos en el sistema de facturación electrónica con la introducción de la versión 4.4 y el proyecto Hacienda Digital? Estos cambios impactan directamente cómo las empresas gestionan sus facturas. ¡Tenga paz! Aquí le explicamos cómo subir las facturas de gastos a Hacienda, proceso clave para mantenerse actualizado 😉.
¿Dónde añadir facturas en la declaración de la renta?
Con la implementación de Hacienda Digital, el proceso de integrar facturas electrónicas en la declaración de la renta se ha automatizado. A partir del 1 de septiembre de 2025, todas las facturas deben emitirse en la versión 4.4 para ser consideradas válidas.
Estas facturas válidas son automáticamente procesadas por el sistema de Hacienda Digital, que prefillará su declaración de renta con los datos de las facturas emitidas y aceptadas.
Aquí los aspectos clave:
| Plataforma para subir facturas | Portal electrónico de Hacienda, sección de comprobantes electrónicos |
| Sección en la declaración | Gastos deducibles, sección específica para facturas y comprobantes electrónicos |
| Requisito fundamental | Facturas deben estar vigentes y cumplir con los requisitos normativos vigentes para 2025 |
Recuerde que Hacienda puso a disposición el Manual de Uso de la Herramienta Gratuita de Facturación de Hacienda, que explica paso a paso cómo realizar este proceso de manera eficiente.
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¿Cómo debo facturar mis gastos?
Para facturar correctamente sus gastos y garantizar que sean deducibles del Impuesto Sobre la Renta, debe seguir estas pautas basadas en las normativas actualizadas 👇.
- Utilizar comprobantes electrónicos: la emisión de facturas debe realizarse únicamente mediante comprobantes electrónicos autorizados por Hacienda, tal como establece la legislación costarricense.
- Datos correctos y completos: cada factura debe contener la información precisa del emisor y receptor, incluyendo número de identificación tributaria (NIT), descripción del servicio o producto, fecha, y monto exacto.
- Actualice métodos de pago e identificaciones: incorpore nuevos métodos de pago como SINPE Móvil y actualice las identificaciones para incluir categorías como «extranjeros no domiciliados» y «no contribuyentes».
- Envíe y entregue a tiempo: Envíe las facturas a Hacienda y entréguelas al receptor dentro de los 8 días hábiles del mes siguiente para cumplir con las normativas.
- Use herramientas autorizadas: utilice sistemas de facturación autorizados, ya sea propios, de terceros o la herramienta gratuita de Hacienda, accesible en el portal ATV (Manual herramienta gratuita).
¿Cómo revisa Hacienda las facturas?
Hacienda realiza un riguroso control de las facturas a través de su plataforma electrónica:
Es importante que usted mantenga toda la documentación ordenada y en regla, ya que ante una auditoría Hacienda puede requerir respaldo documental para comprobar la veracidad de sus facturas.
Cumplir con la normativa fiscal y subir correctamente sus facturas de gastos a Hacienda no solo evita sanciones, sino que optimiza su declaración de renta permitiéndole deducir gastos válidos.
💡AlegraDato: ¡Atención, Tico! Alegra Contabilidad se adapta a la nueva normatividad con la implementación de los códigos CABYS versión 2025 dentro de la facturación electrónica 4.4 en Costa Rica. Para cumplir con este estándar tributario, actualizamos los procesos de creación y edición de productos y servicios, de modo que el sistema valide automáticamente que los códigos CABYS ingresados correspondan a la versión vigente.
😱 Si se intenta usar un código de versiones anteriores, Alegra detectará esta inconsistencia y bloqueará la acción, asegurando así el correcto cumplimiento de las obligaciones fiscales y evitando posibles errores en la facturación.
Recuerde siempre utilizar comprobantes electrónicos autorizados, revisar que sus facturas contengan toda la información requerida y mantener un respaldo ordenado. ¿Ya tiene las herramientas adecuadas para ello? ¡Tenga paz! Para que el proceso sea sencillo, puede utilizar un software de facturación como Alegra.
Alegra le ayuda a agilizar la gestión de sus facturas y estar al día con Hacienda, con actualizaciones de la facturación 4.4. Así, garantizará un proceso más ágil, seguro y en total cumplimiento con la legislación vigente en Costa Rica.
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