En la actualidad, una de las mayores preocupaciones para los empresarios ticos es la eficiencia y el cumplimiento con la normativa fiscal de la versión 4.4. La automatización del envío de facturas es una herramienta clave que simplifica este proceso, pero ¿sabe cómo funciona? Aquí le explicamos cómo funciona el envío automático de facturas al corrreo del cliente desde el facturador.
¿Qué exige la normativa de comprobantes electrónicos sobre entrega y confirmación?
La normativa de la DGT sobre los comprobantes electrónicos establece reglas claras sobre la entrega y confirmación de las facturas. Es fundamental comprender estos requerimientos para evitar errores y sanciones.
👉La entrega se considera hecha según el artículo 85 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, y para receptores que también emiten comprobantes, debe ser por medio electrónico.
¿Qué documentos son “comprobantes electrónicos” y en qué formato?
Los comprobantes electrónicos son los documentos fiscales que sustituyen a los tradicionales en papel. Incluyen:
- Facturas electrónicas.
- Tiquetes electrónicos.
- Facturas de compra.
- Facturas de exportación,
- Notas de crédito y notas de débito.
El formato de estos documentos es un archivo XML, que incluye todos los detalles fiscales de la transacción.
¿Qué cambia con la versión 4.4 y su cronograma?
La versión 4.4 actualiza el sistema de facturación electrónica para mejorar la trazabilidad y la comunicación. Incluye cambios como uso de SINPE Móvil, códigos de descuento, mejoras en impuestos, REP para ciertas ventas a crédito y pagos al Estado, y más controles sobre CAByS.
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¿Cómo emitir y enviar la factura desde el Facturador de Hacienda?
El Facturador Gratuito de Hacienda, llamado TicoFactura, es una herramienta básica para emitir comprobantes. Usted accede a través del portal ATV (Administración Tributaria Virtual).
Ingreso a ATV y acceso
- Ingrese al portal ATV con su usuario y contraseña.
- Si no está registrado como emisor-receptor, vaya a «Registro Único Tributario» y complete el proceso.
- Seleccione el bloque «TicoFactura» en la parte izquierda de la pantalla.
Elabore y mande la factura
- Complete los datos de la factura: emisor, receptor, detalles de bienes o servicios, impuestos.
- Firme el XML con su certificado digital.
- Envíe el comprobante a Hacienda para validación.
- Si se aprueba, indique el correo del receptor para enviar el XML y PDF.
- Hacienda envía notificaciones por correo a ambos: el XML generado y el acuse de recibo.
👉 ¡Atención, Tico! Se debe adjuntar el XML (obligatorio) y el PDF (para visualización) al momento de la emisión aprobada.
¿Se puede configurar envío automático por correo en el facturador?
El Facturador de Hacienda no permite configurar envíos automáticos. Usted debe indicar el correo manualmente en cada emisión.
¿Qué sí documenta Hacienda?
Hacienda documenta que al emitir, se envía el XML y PDF si se proporciona el correo, pero no menciona opciones automáticas.
🚫 No hay funciones para programar envíos recurrentes o integraciones con otros sistemas.
Alternativas: software homologado para automatizar notificaciones y adjuntos
Un programa de facturación como Alegra, homologado por la DGT, permite automatizar el envío de facturas al correo del cliente justo después de la emisión. Usted configura plantillas y reglas para que se envíen solos, con adjuntos personalizados, cumpliendo la versión 4.4.
¿Qué adjuntar en el correo: XML, PDF y/o REP?
Siempre adjunte el XML, ya que es el documento oficial. El PDF ayuda para una lectura, ya que el receptor no tiene la obligación de confirmar la recepción de la factura.
Flujograma: de la emisión a la confirmación y comunicación al cliente
El proceso de facturación electrónica bajo la versión 4.4 implica una serie de pasos que van desde la emisión hasta la confirmación y la comunicación al cliente.
- Emisión: el sistema genera la factura electrónica en formato XML.
- Validación: la DGT valida el archivo XML y lo devuelve con un código de aceptación o rechazo.
- Envío: una vez validada, se envía la factura al cliente por correo electrónico, junto con los archivos necesarios.
¿Cómo cumplir con la normativa hoy con Alegra en Costa Rica?
Alegra facilita el proceso de facturación electrónica, cumpliendo con la normativa de de la versión 4.4 :
- Cree una cuenta en Alegra (pruebe 15 días gratis).
- Configure su perfil ingresando datos de emisor y certificado digital.
- Active facturación electrónica en ajustes.
- Cree la factura, agregue cliente, items, impuestos.
- Emita y valide con Hacienda directamente desde Alegra.
- Configure envíos automáticos: seleccione «enviar por correo» para que se mande solo al cliente con XML y PDF.
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Fuentes de consulta
“Comprobantes Electrónicos – Versión 4.4” (Ministerio de Hacienda de Costa Rica / Dirección General de Tributación) – PDF oficial. https://www.hacienda.go.cr/docs/ComprobantesElectronicos-GeneralidadesyVersion4.4.marzo2025.pdf Hacienda Costa Rica
Resolución General sobre las disposiciones técnicas de los comprobantes electrónicos (MH‑DGT‑RES‑000‑2024) – PDF oficial. https://www.hacienda.go.cr/docs/DGT-R-000-2024DisposicionesTecnicasDeComprobantesElectronicosCP.pdf Hacienda Costa Rica
Leyes y Reglamentos – Factura Electrónica (sitio especializado) – listado de resoluciones aplicables en Costa Rica. https://www.facturaelectronica.cr/LeyesyReglamentos facturaelectronica.cr
“Autenticidad de la factura electrónica en Costa Rica” (Siempre al Día) – seguros, firmas digitales, claves únicas, etc. https://siemprealdia.co/costa-rica/impuestos/autenticidad-de-la-factura-electronica/
