La facturación electrónica ha sido una obligación en Costa Rica desde hace algunos años. Para el cumplimiento de esta, el gobierno costarricense, a través del facturador gratuito de Hacienda, ha facilitado a muchas empresas el proceso de emisión de comprobantes electrónicos sin costos adicionales. Pero ¿sabía que ya no podrá hacer uso de este?
Con los nuevos cambios y regulaciones, se ha implementado una regulación que limita el acceso al facturador gratuito de Hacienda 😰. ¡Tenga paz! Aquí le explicamos esta nueva normativa y los cambios más importantes para las empresas.
¿Qué es el facturador de Hacienda?
El facturador electrónico de Hacienda es una herramienta que permite a los contribuyentes la generación de facturación electrónica de forma gratuita y bajo los lineamientos de la DGT. Esta herramienta es un requisito legal para que todos los contribuyentes que realizan actividades comerciales en el país, cumplan las normativas fiscales.
Los comprobantes electrónicos son documentos digitales que buscan generar transparencia ante la DGT, reemplazando las facturas en papel. De esta manera, Hacienda tiene acceso inmediato a las transacciones comerciales, lo que facilita el control y la recaudación de impuestos.
¿Qué dice el reglamento de facturación sobre el facturador electrónico Hacienda?
¡Atención, Tico! 😉El Reglamento de Comprobantes Electrónicos para Efectos Tributarios, bajo el Decreto 44739, ha implementado nuevos cambios y normativas. Una de las más importantes y que implica un cambio significativo en las empresas del país es que:
👉 Desde noviembre, se introducen restricciones en el acceso al facturador gratuito del Ministerio de Hacienda.
👉 Solo ciertos contribuyentes podrán seguir utilizando el sistema gratuito, mientras que la mayoría deberá explorar otras soluciones para cumplir con las regulaciones fiscales.
¿Quiénes pueden seguir usando el facturador gratuito?
Según el Artículo 16 del Decreto 44739, el acceso al facturador electrónico gratuito está limitado a los siguientes grupos de contribuyentes 👇.
¿Qué debe hacer si su empresa ya no puede usar el facturador electrónico gratuito?
Si su empresa no cumple con los requisitos para seguir usando el facturador gratuito en Costa Rica, deberá buscar un nuevo proveedor de facturación electrónica. ¡Tenga paz! Aunque las soluciones en el mercado pueden implicar costos adicionales, también le traerán otras ventajas, como:
- Cumplimiento con las nuevas exigencias fiscales.
- Ahorro de tiempo al automatizar procesos manuales.
- Ahorro de almacenamiento, eliminando la necesidad de imprimir, archivar o enviar documentos en papel.
- Mayor seguridad, ya que los software de facturación electrónica están diseñados para cumplir con protección de datos y evitar fraudes.
- Los documentos electrónicos son más difíciles de manipular que los físicos, lo que aumenta la transparencia y confianza en su empresa.
Este cambio en las regulaciones refleja un esfuerzo del gobierno costarricense por mejorar la eficiencia y transparencia en el sistema tributario.
¿Qué requisitos debe tener un facturador electrónico en Costa Rica?
¡Ya que es obligatorio, es momento de elegir! Pero antes, considere que en Costa Rica, el facturador electrónico debe cumplir con requisitos establecidos por la DGT para asegurar que el sistema de facturación electrónica sea eficiente, seguro y esté alineado con la normativa fiscal vigente 👇.
1. Cumplimiento de las normas técnicas
Para validar los comprobantes electrónicos y que sean aceptados por Hacienda, deben cumplir con:
- Formato XML siguiendo la estructura definida por la DGT para cada tipo de comprobante (factura, nota de crédito, etc.).
- Certificación de Firma Digital que garantice su autenticidad e integridad. Esto se realiza mediante un certificado digital emitido por una entidad autorizada por la DGT.
2. Validación y aprobación automática de comprobantes
El sistema de facturación electrónica debe estar conectado con la plataforma del Ministerio de Hacienda para enviar los comprobantes electrónicos y recibir una validación automática. Los comprobantes que no cumplan con los requisitos establecidos serán rechazados, y el contribuyente deberá corregirlos.
3. Conexión con el sistema de Hacienda
El facturador debe ser capaz de comunicarse de manera directa con el sistema de la DGT para la validación en tiempo real. La DGT asigna un número de autorización a cada comprobante electrónico, lo cual es necesario para su validez.
4. Almacenamiento de archivos
El facturador debe garantizar que todos los comprobantes electrónicos generados sean almacenados de manera segura durante un período mínimo de 5 años, tal como lo exige la DGT.
Este almacenamiento debe ser accesible para la auditoría financiera o consultas de los contribuyentes y la DGT.
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