El kardex es un registro detallado que documenta cada movimiento de inventario en una empresa: entradas, salidas y existencias de mercancías. Su implementación adecuada es fundamental para mantener un control preciso del stock y tomar decisiones informadas.
¿Cuáles son los 3 tipos de kardex?
Los 3 tipos de kardex más utilizados en gestión de inventarios son:
Kardex Físico (Manual)
- Registrado en tarjetas o libros físicos.
- Cada movimiento (entrada/salida) se anota manualmente.
- Común en pequeñas empresas con bajo volumen de operaciones.
Kardex Digital (en Hojas de Cálculo)
- Gestionado en Excel u otras plantillas electrónicas.
- Permite cálculos automáticos (precio promedio, existencias).
- Limitado en integración con otros sistemas.
Kardex Automatizado (Software de Inventario)
- Utiliza sistemas especializados (ERP o software de gestión).
- Actualización en tiempo real con lectores de código de barras o integración POS.
- Genera reportes automáticos (rotación de stock, alertas de reposición).
¿Para qué sirve Kardex?
El Kardex es un sistema fundamental para la gestión de inventarios que sirve para:
1. Control preciso de existencias
- Registra entradas, salidas y saldos de mercancías en tiempo real.
- Evita faltantes o excesos de stock.
2. Trazabilidad de movimientos
- Documenta fechas, cantidades, precios y responsables de cada transacción.
- Permite rastrear el historial completo de un producto.
3. Cálculo de costos y rentabilidad
- Determina el valor del inventario (métodos FIFO, promedio ponderado, etc.).
- Identifica los productos más rentables.
4. Cumplimiento fiscal
- Facilita la generación de reportes para auditorías y declaraciones ante entidades como el Ministerio de Hacienda (en países como Costa Rica).
5. Toma de decisiones estratégicas
- Genera datos para:
- Reposición inteligente de inventario.
- Identificación de productos obsoletos o de lenta rotación.
- Optimización de compras y almacenamiento.
Evolución del kardex: de lo manual a lo digital
- Registros físicos: Tarjetas o libros donde se anotaban manualmente los movimientos, con alto riesgo de errores.
- Hojas de cálculo (Excel): Mayor organización, pero aún con limitaciones en automatización y escalabilidad.
- Software de inventarios: Soluciones tecnológicas que automatizan el proceso, reducen fallos y generan reportes en tiempo real.
Ejemplo de funcionalidad moderna:
- Los sistemas actuales permiten actualizar el inventario automáticamente al escanear un código de barras.
- Se sincronizan con puntos de venta (POS) para reflejar salidas de mercancía sin intervención manual.
Ventajas de gestionar el kardex con un software especializado
- Precisión: Elimina errores humanos en el registro de datos.
- Eficiencia: Ahorra tiempo en comparación con métodos manuales.
- Reportes automatizados:
- Productos con mayor rotación.
- Niveles de stock en tiempo real.
- Rentabilidad por artículo.
- Integración con otros sistemas: Facturación electrónica, contabilidad y compras.
Datos esenciales que registra un kardex
- Fecha de cada transacción
- Cantidad de productos (ingresos y egresos)
- Precio unitario y precio total
- Descripción detallada del producto
- Código de identificación (SKU, código de barras)
