Para una empresa de transporte en Costa Rica, la gestión de retenciones en la fuente es probablemente la obligación tributaria más compleja del día a día. ¿Cuándo debe retener a un operador independiente? ¿Cómo calcular la retención correctamente? ¿Qué pasa si el operador está en el Régimen Simplificado? ¿Cómo declarar mensualmente ante Hacienda?
¡Tenga paz! En esta guía le explicamos cada escenario con ejemplos en colones reales, los formularios que necesita y cómo evitar convertirse en responsable solidario ante Hacienda. 👇
¿Qué son las retenciones en la fuente en Costa Rica?
Las retenciones en la fuente son un mecanismo mediante el cual el pagador de ciertos servicios “retiene” una parte del pago y la entrega directamente al Ministerio de Hacienda en nombre del prestador del servicio. Es como un adelanto del impuesto sobre la renta del prestador, cobrado en el origen del pago.
¿Cuándo debe una empresa de transporte aplicar retención?
| Tipo de pago | ¿Aplica retención? | Tasa vigente | Observación |
|---|---|---|---|
| Pago a operador independiente (persona física) | Sí | 8% | Tasa estándar por servicios profesionales. Según Art. 23 Ley 7092 e Inciso e) Decreto Ejecutivo N° 41818-H |
| Pago a empresa (persona jurídica) | No aplica retención del IR | N/A | La empresa declarará su propio impuesto |
| Salario a empleado fijo | Sí (retención salarial) | Según tabla CCSS/Hacienda | Diferente a retención por servicios |
| Comisión a agente independiente | Sí | 8% | Si es persona física no asalariada |
¿Cómo calcular la retención a un operador independiente?
¡Atención, Tico! 🧐 El cálculo es sencillo: se aplica la tasa del 8% sobre el monto bruto del pago (antes de deducir cualquier gasto). Si un operador independiente le factura ₡500.000 por servicios de transporte en el mes, usted retiene ₡40.000 (₡500.000 × 8%) y le paga ₡460.000.
Los ₡40.000 retenidos no son un gasto para su empresa: son un anticipo del impuesto del operador que usted debe pagar a Hacienda en nombre de él. Esa retención se declara mensualmente en el formulario D-103.
¿Cómo declarar las retenciones en la fuente ante Hacienda?
Las retenciones en la fuente se declaran mensualmente mediante el formulario D-103 en la plataforma TRIBU-CR del Ministerio de Hacienda (que desde octubre de 2025 reemplazó al ATV). El plazo es el día 15 del mes siguiente al mes en que se realizaron los pagos.
- Ingrese a TRIBU-CR con su usuario y contraseña de empresa.
- Seleccione el formulario D-103 (Declaración Jurada de Retenciones en la Fuente).
- Detalle cada pago realizado a personas físicas: nombre, cédula, monto pagado y monto retenido.
- Calcule el total de retenciones del mes y realice el pago.
- Conserve el comprobante de pago y la declaración por al menos 5 años.
¿Qué pasa si no se aplican las retenciones en la fuente correctamente?
La empresa que debía retener y no lo hizo se convierte en responsable solidaria ante Hacienda por el monto no retenido, más multas e intereses. Las sanciones pueden incluir multa del 50% al 100% del monto no retenido, intereses moratorios y responsabilidad solidaria: Hacienda puede cobrar la deuda directamente a la empresa retenedora.
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Retención del 2% si contrata CON el Estado o municipalidades (Formulario D-143)
Hay un escenario completamente diferente que muchas empresas de transporte olvidan: cuando su empresa es PROVEEDORA del Estado, municipalidades o instituciones públicas. En estos casos, no usted retiene, sino que le retienen a usted.
Si su empresa de transporte tiene contratos con el sector público (transportación de funcionarios, servicios a municipalidades, licitaciones del Estado, etc.), el ente público que le pague está obligado a retener el 2% sobre el monto bruto de su factura, de conformidad con el Artículo 23 inciso g) de la Ley 7092.
Esta es una retención que usted recibe (no que aplica), y debe declararla en el formulario D-143 (“Declaración Jurada del Impuesto de Retenciones en la fuente 2% transacciones del Estado y otras instituciones”) en la plataforma TRIBU-CR antes del día 15 de cada mes.
| Aspecto | D-103 (usted retiene) | D-143 (le retienen a usted) |
|---|---|---|
| Cuando aplica | Cuando paga a operadores independientes | Cuando el Estado/municipalidades le pagan a usted |
| Tasa de retención | 8% | 2% |
| Quién retiene | Su empresa (el pagador) | El Estado/municipalidades (el pagador) |
| Quién declara | Su empresa | Su empresa (lo que recibió retenido) |
| Plazo declaración | Antes del día 15 del mes siguiente | Antes del día 15 del mes siguiente |
Los montos retenidos por el Estado se acreditan como pago adelantado de su impuesto sobre la renta en la declaración anual (formulario D-101), así que no pierda comprobantes de estas retenciones: están reguladas en el Art. 23 inciso g) de la Ley 7092 y el Decreto Ejecutivo 41818-H.
Preguntas frecuentes sobre retenciones en la fuente en empresas de transporte
¿Debo retener a un operador de transporte si tiene cédula jurídica?
No. La retención en la fuente del 8% aplica a personas físicas que prestan servicios como independientes. Si el operador factura a través de una sociedad anónima (persona jurídica), no aplica esta retención.
¿Qué es el formulario D-103 de Hacienda?
El D-103 es el formulario de declaración mensual de retenciones en la fuente del Ministerio de Hacienda de Costa Rica. Se presenta antes del día 15 de cada mes en la plataforma TRIBU-CR y detalla todos los pagos a terceros sobre los que se practicó retención.
¿Qué ocurre si el operador independiente está en el Régimen Simplificado?
Los contribuyentes inscritos en el Régimen Simplificado de Tributación no están sujetos a retención en la fuente del 8%. Antes de aplicar la retención, verifique el régimen del operador consultando su situación tributaria en TRIBU-CR o solicitándole una constancia de inscripción en el Régimen Simplificado.
¿Qué es el formulario D-143 de Hacienda?
El D-143 es el formulario de declaración mensual de retenciones en la fuente del 2% que usted recibe cuando su empresa trabaja como proveedora del Estado, municipalidades u otras instituciones públicas.
A diferencia del D-103 (donde usted retiene a otros), en el D-143 usted reporta lo que le retuvieron a su empresa. Se presenta antes del día 15 de cada mes en la plataforma TRIBU-CR y los montos retenidos se acreditan en su declaración anual (D-101) como pago adelantado de impuesto sobre la renta
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👓 En resumen…
Las empresas de transporte que pagan a operadores independientes (personas físicas) deben retener el 8% del monto bruto de cada pago y declararlo mensualmente en el formulario D-103 antes del día 15, ahora a través de TRIBU-CR. No aplicar la retención convierte a la empresa en responsable solidaria frente a Hacienda. Las personas jurídicas y los inscritos en Régimen Simplificado quedan excluidos de esta retención.
Fuentes
Asamblea Legislativa de Costa Rica. Ley del Impuesto sobre la Renta N.° 7092 (21 de abril de 1988). Artículo 23. https://pgrweb.go.cr/scij/Busqueda/Normativa/Normas/nrm_articulo.aspx?param1=NRA&nValor1=1&nValor2=7241&nValor3=117937&nValor5=42914
Ministerio de Hacienda de Costa Rica. (2024). Formulario D-103 — Declaración de Retenciones en la Fuente. https://www.hacienda.go.cr/Poder Ejecutivo de Costa Rica. Decreto Ejecutivo N.° 41818-H (17 de junio de 2019). Reglamento a la Ley del Impuesto sobre la Renta. Artículo 22 (Retenciones en la fuente). https://pgrweb.go.cr/
Ministerio de Hacienda de Costa Rica. (2025). Plataforma TRIBU-CR — Oficina Virtual de Tributación. https://ovitribucr.hacienda.go.cr/
