El Documento soporte de pago de nómina electrónica, al igual que la factura electrónica, hace parte del ecosistema de documentos electrónicos que apuntan a la transformación digital del país, y también es una de las nuevas obligaciones que tendrán principalmente todas aquellas empresas y personas que generen empleo.
Sabemos que este es un tema relativamente nuevo para los emprendedores y contadores, ya que solo hasta el 11 de febrero del 2021 se conoció la resolución 000013, por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de nómina electrónica.
Así que desde Alegra queremos que estés tranquilo, hemos diseñado este artículo para que a través del conocimiento de las características de la nómina electrónica comprendas de forma sencilla qué es la nómina electrónica, además de los siguientes conceptos y procesos:
- Utilidad del documento soporte de nómina electrónica
- Proceso de emisión de soporte de pago de nómina electrónica
- Diferencias entre liquidar la nómina y la emisión de la nómina electrónica
- La importancia del proveedor tecnológico en el proceso de emisión del soporte de nómina electrónica
- Documento soporte de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento
- Contenedor electrónico
- Código Único del documento de nómina electrónica – CUNE
- Resolución de numeración de la nómina electrónica
- Certificado digital
- Periodicidad de emisión del documento soporte de nómina electrónica
- Vídeo educativo: Nómina Electrónica en Colombia: La guía que estabas buscando
Utilidad del documento soporte de pago de nómina electrónica
El documento de soporte de nómina electrónica, le permitirá a las empresas tomar los pagos realizados a los empleados con una relación laboral o legal reglamentaria como costos o deducciones en el impuesto de renta e impuesto descontable en IVA (cuando aplique), y que deberá ser validado ante la DIAN a través de un proveedor tecnológico o un desarrollo propio.
Así mismo, es importante aclarar que estos documentos soportes se generarán de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados por el empleador mensualmente.
Proceso de emisión de soporte de pago de nómina electrónica
Esta es una de las principales similitudes que el soporte de nómina electrónica tiene con la facturación electrónica, ya que su proceso de emisión lo componen los siguientes pasos:
- Generación
- Transmisión
- Validación
- Disposición de documento de pago de nómina individual
- Nómina individual de ajuste (no es necesariamente un paso, solo se genera cuando quieres reemplazar o eliminar una Nómina electrónica ya enviada)
Diferencias entre liquidar la nómina y la emisión de la nómina electrónica
¿Liquidar la nómina es lo mismo que emitir la nómina electrónica? Esta es una de las dudas más frecuentes y la respuesta es no, la liquidación de nómina consiste en calcular los valores devengados, deducciones y el valor neto a pagar a cada empleado, con la periodicidad que la empresa tenga internamente (semanal, quincenal, mensual, etcétera).
Por otro lado, emitir una nómina electrónica consiste en generar un archivo XML mediante un proveedor tecnológico, para que sea validado por la DIAN y que como requisito obligatorio debe ir acompañado de la firma digital de la empresa.
La importancia del proveedor tecnológico en el proceso de emisión del soporte de nómina electrónica
La función de un proveedor tecnológico cómo Alegra es ayudar a que cada paso del flujo de emisión de la nómina electrónica se lleve a cabo, desde la validación de información del usuario, hasta la generación de la representación gráfica PDF y un archivo XML de los documentos validados y aprobados por la DIAN.
Veamos en qué consiste el flujo de emisión de la nómina electrónica:
Documento soporte y las notas de ajuste
Existen dos formatos que nos permitirán cumplir con esta nueva obligación regulada por la resolución 000013 y son la emisión de:
El Soporte de pago de la nómina individual:
Es la nómina del empleador (la relación de cada empleado) que contendrá:
- Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina
- Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina
- El valor total diferencial que corresponde a la resta del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.
Notas de ajuste del documento soporte de nómina electrónica:
Este documento tiene dos objetivos principales:
- Eliminar el documento soporte de pago de Nómina electrónica que se hayan enviado anteriormente
- Ajustar el documento soporte de pago de Nómina electrónica que se hayan enviado anteriormente con errores.
Ejemplo: Si emití 10 nóminas y me equivoqué en el valor de una; solo deberé hacer una sola nota de ajuste específica para reemplazar la nómina electrónica emitida en la que cometí el error.
Contenedor electrónico
Según la resolución 000013 artículo 1, es un instrumento electrónico obligatorio que se utiliza para incluir la información de cada uno de los documentos de la nómina electrónica y las notas de ajuste de las que hemos hablado anteriormente, y que además se deberá emitir por cada uno de los beneficiarios del pago a cargo del sujeto que realiza la generación y transmisión del mismo.
Código Único de Documento de Nómina Electrónica – CUNE
Al igual que en la facturación electrónica, que para su emisión se debe contar con el CUFE (Código único de facturación electrónica) de forma obligatoria, para la emisión de la nómina electrónica será obligatorio contar con en CUNE (Código único de nómina electrónica), y un código que permite demostrar a la DIAN que cada documento es auténtico.
Numeración de la nómina electrónica
A diferencia de la factura electrónica en el proceso de emisión del soporte de pago de la nómina, el empleador podrá manejar la numeración a través de sus sistemas internos, es decir, él será quien asigne los rango de numeración y prefijos, mientras el proveedor tecnológico controlará el orden de los consecutivos.
Certificado digital
Al igual que la facturación electrónica, el certificado digital será uno de los requisitos para la emisión del soporte de pago de nómina electrónica, y en el caso de que cuentes con un proveedor tecnológico este instrumento se usará gratuitamente.
Periodicidad de emisión del documento soporte de pago de nómina electrónica
El envío de información a la DIAN del soporte de pago de nómina electrónica, serán los primeros 10 días calendario del mes, es decir, tendrás los 10 primeros días del mes para enviar el reporte de aquellos conceptos que se pagaron o causaron a los empleados durante el mes anterior, mediante un formato XML.
Nómina Electrónica en Colombia: La guía que estabas buscando
Si has llegado hasta este punto, probablemente ya tengas una visión general de este nuevo soporte de pago de nómina electrónica obligatorio en Colombia, pero sabemos que los formatos de preguntas y respuestas son ideales para solventar las posibles dudas que puedas tener en este momento, así que te dejamos una guía formativa en formato de vídeo.
Recuerda que en Alegra siempre estamos al día con la DIAN, consulta nuestros planes de Nómina Eelctrónica, y no olvides suscribirte a nuestro boletín y participar en nuestra comunidad Alegra community.
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