Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no  obligados a expedir factura de venta o documento  equivalente

El documento soporte, es un documento que debe crear un comprador obligado a facturar,  cuando realiza transacciones con un proveedor que no tiene la  obligación expedir una  factura de venta o un documento equivalente  y además sirve  para respaldar  las compras de un servicio. Un documento que a partir del 1 de julio del 2020 será electrónico.

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Sabemos que este es un tema importante tanto para los emprendedores, como para los contadores que los asesoran y les ayudan a estar siempre al día con la DIAN, por eso desde Alegra hemos diseñado este articulo donde incluimos todas las preguntas frecuentes relacionadas con el documento soporte ¡Empezamos! 

📌 ¿Debo solicitar una resolución de numeración para la expedición del documento soporte?

Uno de los requisitos para expedir este documento soporte obligatorio a partir del 15 de agosto de 2020, es la solicitud de una resolución de numeración autorizada, algo que implicó que la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN- realizará ajustes de su sistema informático electrónico de numeración, que permitieran que el contribuyente pudiera solicitar los rangos de numeración del documento soporte en las transacciones con personas no obligadas a emitir factura o documento equivalente.

📌 ¿Quiénes están obligados a expedirlo?

Están obligados a expedir todas las personas naturales o jurídicas, que necesiten  respaldar una transacción  de compra de un bien o servicio con un proveedor que no está obligado a expedir factura de  venta, esto sirve  para tener el soporte de  todos los costos y  deducciones y poder descontar los impuestos en las  declaraciones tributarias.

📌¿Por qué se debe expedir documento soporte?

Cuando se produzcan transacciones con un vendedor – de un bien o servicio – que no tiene la responsabilidad  o la obligación de expedir factura de venta, el comprador debe expedir o generar  el Documento soporte que respalde y pruebe  la respectiva  transacción que le permita soportar los costos y deducciones  o  impuestos descontables.  Todo lo anterior  de acuerdo con lo dispuesto  en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario

Mira nuestro video complementario sobre Documento Soporte Electrónico – Semana del Contador

 

📌 ¿Qué beneficios tiene expedir el documento soporte?

La importancia de este  documento consiste en poder soportar  favorablemente todos los costos y deducciones  cuando se realizan transacciones con proveedores no obligados a emitir factura o documento equivalente. Solo así podrás registrar  adecuadamente  estos costos y gastos  en  la  contabilidad en adquisiciones con no obligados a facturar.

📌 ¿Cuál era el formato previo al documento soporte electrónico?

Anteriormente este documento se podía expedir en excel, en papel membretado o en el software de contabilidad que tenía la empresa, para lo cual el responsable solicitaba autorización de resolución ante la Dian.

Para este año cambia la norma, ya que el  Documento soporte en compras a no obligados a facturar se volverá electrónico a partir de julio 1 de 2021 y se tendrá que solicitar una nueva Resolución de  Autorización ante la DIAN, con nuevos rangos de numeración    

📌 ¿Cuál es la norma que implementa el documento soporte electrónico?

El día 09 de febrero del 2021 a través de la resolución 000012, se modificaron y adicionaron unos artículos a la resolución 000042 de 05 de mayo de 2020, donde se da a conocer que el Documento Soporte se deberá emitir de forma electrónica obligatoriamente, y que donde se menciona que su  proceso de emisión será similar al de la factura electrónica.

Veamos como la norma menciona expresamente lo siguiente: 

“Artículo 5. Adición del parágrafo 4 al artículo 55 de la Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020. Adiciónese el parágrafo 4 al artículo 55 de la Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020, así: “Parágrafo 4. Para efectos de lo establecido en el inciso segundo y el parágrafo tercero del presente artículo, cuando el adquirente sea facturador electrónico, el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente deberá generarse y transmitirse para validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN en forma electrónica, atendiendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos en el anexo técnico proferido por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, en lo sucesivo “Anexo técnico Documento Soporte” de que trata el título XIV de esta resolución, que contiene los términos, condiciones, mecanismos técnicos y tecnológicos para la generación, transmisión y validación electrónica del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, el citado anexo se deberá adoptar a más tardar el primero (1) de julio de 2021.

📌 ¿Puedo expedir el documento soporte electrónico desde Alegra?

Si, con Alegra puedes generar tu documento soporte, en pocos pasos:

documento soporte

📌 ¿Cuáles son los requisitos que debe contener el documento soporte?

La Resolución 00042 fija los siguientes requisitos:

mayo de 2020. el citado anexo se deberá adoptar a más tardar el primero (1) de julio de 2021.”

a) Se debe llamar documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.

b) La operación allí descrita debe corresponder exactamente a la fecha de generación del documento.

c) Incluir los datos del vendedor o de quien presta el servicio, con su nombre o razón social, su Identificación Tributaria –NIT.

d) Con los no residentes fiscales en Colombia, que no tengan  Número de Identificación Tributaria NIT, la identificación se entenderá cumplida con la estipulada en el país de origen del no residente.

e) Incluir el nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT de quien adquiere los bienes y/o servicios.

f) Llevar un sistema de numeración consecutiva de documento soporte,  que incorpore  número, rango y vigencia de autorización  ante la –DIAN,  Así lo establecieron los artículos 5 y 8 de la Resolución 000012 de febrero 9 de 2021, por medio de los cuales la DIAN modificó el artículo 55 de su anterior Resolución 000042 de mayo de 2020.

g) Incorporar  la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.

h) Especificar el valor total de la operación.

En conclusión el documento soporte se debe tramitar el responsable de facturación  en adquisiciones efectuadas a sujetos no  obligados a expedir factura de venta o documento  equivalente, lo debe elaborar el  comprador que requiere soportar  o documentar  las transacciones con personas naturales  que no están obligados a facturar,  cuando compren un bien o servicio que otorgue derecho a  deducciones, costos  o impuestos descontables en la declaración de renta.

Esperamos que este artículo te haya sido de ayuda, recuerda que en Alegra siempre estamos al día con la DIAN, y podrás estar informado de todas las novedades en materia tributaria al suscribirte en nuestro boletín informativo ¡Te esperamos!