En 2025, la pregunta clave ya no es si Hacienda inspeccionará tus facturas, sino cómo comprueba Hacienda las facturas y qué metodología empleará. Hemos abandonado la era de las inspecciones aleatorias y el muestreo manual, y hemos entrado de lleno en la supervisión fiscal automatizada. La Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) ha desplegado un arsenal tecnológico basado en Inteligencia Artificial y Big Data para crear un perfil de riesgo detallado de cada contribuyente, prácticamente en tiempo real.
En este artículo explicamos cómo comprueba Hacienda las facturas, y cómo cruza la información con declaraciones y datos bancarios para detectar irregularidades ¡Sigue leyendo!
¿Qué métodos usa AEAT para verificar mis facturas?
Hacienda aprovecha herramientas de Big Data e inteligencia fiscal para cotejar facturas con otros registros. Cada pocos días recibe todas las facturas emitidas/recibidas y las cruza con declaraciones y datos externos. Por ejemplo, la AEAT compara lo declarado en IVA, IRPF o Sociedades con los movimientos bancarios del contribuyente. También verifica el Modelo 347 (operaciones con terceros >3.005,06 €) cruzándolas con la contabilidad de clientes y proveedores.
Además, Hacienda exige a los bancos informar saldos, intereses y retenciones de cada cuenta. Estos datos le permiten detectar ingresos en efectivo, transferencias inusuales o discrepancias entre facturación y dinero real. Por eso, errores u omisiones en facturas (por ejemplo, ingresos en efectivo elevados no declarados) suelen activar segundas fases de inspección.
- Cruces con otras declaraciones: Hacienda utiliza el Modelo 347 para las facturas altas, cruzando la información con tu contabilidad y la de tus contrapartes. También chequea que IVA (modelo 303), IRPF o Sociedades coincidan con ingresos reales en cuenta.
- Uso de datos bancarios: la AEAT recibe periódicamente información de entidades financieras: saldos, ingresos y pagos (incluidos pagos en efectivo superiores a 3.000 €). Movimientos frecuentes de cash o grandes transferencias (especialmente internacionales) pueden disparar alertas.
- Frecuencia de revisión: Gracias al intercambio de datos, Hacienda “mira” tus facturas prácticamente en tiempo real. De hecho, la Agencia disponía “cada cuatro días, de toda la información sobre las facturas emitidas y recibidas”. Ante cualquier irregularidad detectada, inicia cruces con bancos y requerimientos adicionales.
¿Qué cruces hace con mis declaraciones (IVA, IRPF, IS, Modelo 347)?
La Agencia cruza tus declaraciones fiscales con otras fuentes para verificar facturas. Por ejemplo, coteja que el total de ventas e IVA declarado en el modelo 303 coincida con los ingresos bancarios y las facturas emitidas. Para operaciones con terceros superiores a 3.005,06 € (IVA incluido), utiliza el Modelo 347. En la comprobación también intervienen los modelos de IRPF o Sociedades: se espera que los beneficios (y por tanto los ingresos) concuerden con lo reflejado en tus facturas y cuentas. En la práctica, Hacienda puede comparar lo declarado en IVA, IRPF e IS con movimientos reales en cuenta y con la información aportada por terceros (proveedores, clientes, notarias, etc.).
¿Cómo utiliza la información bancaria en las comprobaciones?
Los bancos y otras entidades transmiten a Hacienda datos exhaustivos de tus cuentas: saldos, intereses y retenciones. También informan depósitos de efectivo altos (por ejemplo, >3.000 €) y transferencias internacionales sospechosas. Hacienda dispone de convenios para cruzar esta información con la facturación declarada. Por ejemplo, si registras muchos ingresos en efectivo, Hacienda puede solicitarlos directamente a tu banco. Asimismo, datos de terceros (notarías, Seguridad Social, administraciones) pueden ser requeridos para contrastar facturas con actos formales (compras inmobiliarias, nóminas vinculadas, etc.).
En resumen, cualquier entrada o salida importante en tu cuenta es un posible “chequeo” por parte de Hacienda.
¿Cada cuánto tiempo “mira” AEAT mis facturas?
Gracias a la digitalización, Hacienda tiene acceso casi continuo a tus facturas e ingresos. En efecto, según fuentes de asesoría, la AEAT recibe actualizaciones frecuentes de facturación y banca cada pocos días. Esto significa que tus facturas quedan rápidamente disponibles en sus sistemas. Si detecta algo anómalo (por ejemplo, facturas que exceden la media del sector o gastos sin cubrir), activa una revisión inmediata. Por lo tanto, no hay “trimestres” fijos: tus facturas pueden ser analizadas en cualquier momento a medida que se registran.
¿Qué es Verifactu y cómo me afecta en 2025–2026?
El sistema Verifactu es la nueva normativa de facturación segura de la AEAT, impulsada por la Ley Antifraude, Ley 11/2021 del 10 de julio. Verifactu obliga a generar un “registro de facturación” por cada factura emitida (y anulada), de forma simultánea a su expedición. Prácticamente todos los empresarios y autónomos (excepto quienes usan el SII) deben usar sistemas informáticos de facturación que aseguren la integridad, trazabilidad y no alteración de los datos. El Reglamento exige incorporar en cada factura obligatoriamente un código QR (con datos clave y enlace a la AEAT) y la leyenda “Factura verificable” o “Verifactu”, esto, de acuerdo con el Real Decreto 1007/2023 del 5 de diciembre.
La obligación de Verifactu entra en vigor de forma gradual: a partir del 1 de enero de 2026 lo deberán cumplir las sociedades (IS), y desde el 1 de julio de 2026 el resto de empresas y autónomos.
En la práctica esto significa que, a partir de esas fechas, tu software de facturación debe estar homologado (o declarado responsable) y permitir generar registros seguros. Tienes dos opciones: enviar automáticamente cada registro a la AEAT (modo Verifactu recomendado) o guardarlos localmente bajo estricta seguridad (modo No Verifactu), pero siempre listos para ser entregados a Hacienda si los exige. En cualquier caso, la clave es que las facturas queden registradas sin posibilidad de manipulación no detectada.
🚀#TipAlegra: Alegra asegura que autónomos y empresas cumplan con las normativas de facturación electrónica y presentación de impuestos, generando transacciones claras y transparentes bajo Verifactu. Factura en España con el sistema Verifactu de Alegra Y ten todo siempre bajo control.
¿Cómo validar una factura pública con FACe (paso a paso)?
Para facturar a la Administración Pública debes usar el estándar Facturae y enviarla a través del portal FACe. Antes de enviar, es recomendable validarla: FACe ofrece un Validador online (o el programa Facturae) que comprueba varios puntos críticos. Los pasos básicos son:
- Formato Facturae: Asegúrate de usar la versión correcta (3.2.x). El validador comprueba que el XML cumpla el esquema oficial (estructura, etiquetas, datos obligatorios).
- Firma electrónica: Toda factura pública debe estar firmada digitalmente con un certificado válido y aceptado. El servicio valida la firma con SHA-256 (no acepta algoritmos obsoletos).
- Datos administrativos (códigos DIR3): Comprueba los códigos de la Oficina Contable, Órgano Gestor y Unidad Tramitadora (DIR3) del receptor. Deben ser exactos; un simple error en estos códigos causará un rechazo.
Si la factura supera estas validaciones, FACe confirma que está en orden para su envío. En caso contrario, devuelve errores específicos.
Validar formato, firma y centros administrativos.
Es altamente recomendable validar la factura en el portal de FACe antes de remitirla. Un rechazo por un error formal puede retrasar el cobro semanas.
Guía paso a paso:
- Acceder al validador: se debe entrar en el portal de Proveedores de FACe (sede.face.gob.es) y buscar la herramienta «Validar factura» o «Validar y visualizar facturas».
- Subir el archivo: subir el archivo de la factura en formato .xml o .xsig.
- Proceso de validación: el sistema de FACe realiza una triple comprobación en segundos :
- Validación de formato: comprueba que la estructura del XML sea correcta según el estándar Facturae.
- Validación de firma: verifica que la factura esté firmada digitalmente con un certificado electrónico válido y no revocado.
- Validación de centros administrativos (Códigos DIR3): este es el error más común. La factura debe incluir los códigos DIR3 correctos de la entidad pública que recibe la factura. Estos códigos identifican a:
- Oficina Contable (OC)
- Órgano Gestor (OG)
- Unidad Tramitadora (UT)
Nota: Estos tres códigos debe proporcionarlos la unidad de la Administración que encarga el servicio.
- Resultado: el validador mostrará un mensaje de «OK» (factura válida) o un listado detallado de los errores encontrados.
Errores comunes del Validador y cómo corregirlos
- Firma inválida (códigos 440/428): ocurre si la factura no está firmada, el certificado ha caducado o se usó un algoritmo no permitido.
👉Solución: revisa que la factura tenga firma electrónica actualizada antes de enviarla.
- Formato y centros administrativos (códigos 408/448): estos aparecen cuando hay errores en los campos DIR3 (oficina, órgano, unidad). Los códigos deben coincidir exactamente con los asignados al cliente público.
👉Solución: usa el directorio oficial DIR3 para copiar los códigos correctos y evite escribirlos a mano.
- Número o descripción faltante (códigos 445/446): Significa que falta el número de factura o que alguna línea carece de descripción.
👉Solución: asigna siempre un número único a cada factura y completa la descripción de cada concepto (por ejemplo. “servicio” o “producto”).
Otros errores incluyen campos mal rellenados (DNI incorrecto, periodo de facturación, etc.). En general, revisa los datos con calma antes de firmar: el validador señalará el código de error, y las soluciones suelen estar en la ayuda del sistema Facturae o en su soporte.
Checklist de documentación ante una verificación / inspección
Cuando Hacienda notifica una inspección o requerimiento, conviene tener lista toda la documentación contable y fiscal. Según la normativa, la Agencia puede exigir comprobantes como:
- Declaraciones y autoliquidaciones: Modelos presentados (IVA 303/390, IRPF, Sociedades, retenciones, pagos fraccionados, etc.)
- Libros y registros contables: Libro de facturas emitidas y recibidas, libros IVA, contabilidad principal y auxiliar, asientos contables, etc.
- Facturas y justificantes: todas las facturas de ingresos y gastos (en papel o electrónicas), tickets, recibos y cualquier documento que respalde operaciones.
- Información bancaria: Extractos de cuentas, justificantes de pagos y cobros, para respaldar saldos e ingresos.
- Contratos y documentos complementarios: Contratos de compra/venta, albaranes, órdenes de pedido, nóminas y seguros (si aplican), pues todo ello puede relacionarse con facturas y deducciones.
- Registros electrónicos y comunicaciones: Copias de archivos informáticos (exportación de software contable), correos de confirmación de operaciones, así como correspondencia fiscal (notas, auditorías internas)
🚀#TipAlegra: En resumen, conviene tener un dossier completo: facturas ordenadas por fecha, resúmenes contables (libro diario, balances) y cualquier documento que justifique las cifras declaradas.
Casos frecuentes que disparan alertas
Existen patrones que suelen llamar la atención de Hacienda y suelen desencadenar requerimientos. Entre los más comunes están:
- Facturación atípica: declarar ventas muy altas o muy bajas comparadas con la media del sector o con años anteriores. Hacienda detecta fácilmente (Big Data) diferencias sustanciales en ratios de facturación sectoriales.
- Operaciones en efectivo elevadas: los sectores con mucho cash (hostelería, comercio minorista, transporte) están muy vigilados. Depósitos frecuentes en efectivo (>3.000 €) o retiros de billetes de 500€ sin justificación generan sospechas.
- Descuadres entre contabilidad y banca: Ingresos bancarios que superan lo declarado (o viceversa), pagos en efectivo no documentados, préstamos entre empresas sin respaldo firme, etc. Hacienda cruza automáticamente declaraciones con movimientos en cuenta.
- Clientes o proveedores irregulares: muchas facturas entre empresas relacionadas (socios entre sí) o con compañías de dudosa reputación financiera pueden indicar fraude de IVA.
- Errores reiterados o falta de facturas: omisiones repetidas (no emitir facturas por ventas) o facturas duplicadas inflan volúmenes artificialmente. No contar con facturas originales acarreará sanciones (2% sobre ventas sin documentar)..
- No entrega de registros: negarse a entregar libros, registros electrónicos o informar el software contable cuando se solicita es considerado obstrucción y agrava la situación.
Indicadores típicos y cómo evitarlos
Las inspecciones en 2025 no son aleatorias. Se activan por «banderas rojas» que los algoritmos de la AEAT detectan. Conocerlas es la mejor forma de prevención.
| Indicador | Alertas | ¿Cómo evitarlo? |
| Descuadres bancarios y de pagos | Alto volumen de ingresos en efectivo o uso intensivo de efectivo por encima de los límites legales.No aceptar TPV (pago con tarjeta) en sectores de cara al público como hostelería o comercio.Alto volumen de Bizum o PayPal no justificado con facturas simplificadas. | Digitalizar los cobros. Usar un TPV integrado con la facturación. Generar una factura simplificada (ticket) por cada operación, incluido Bizum. |
| Gastos Deducibles «personales» | Deducción de gastos de bienes personales (el coche particular, el teléfono móvil personal) a través de sociedades o como autónomo. Uso de sociedades inactivas o «pantalla» creadas únicamente para canalizar gastos o desviar ingresos. | Aplicar un criterio estricto de «afectación». Deducir solo el porcentaje del gasto estrictamente relacionado con la actividad y tener la documentación (contratos, registros de uso) que lo pruebe. |
| Descuadres declarativos | Inconsistencias persistentes entre el IVA declarado (Mod 303) y las operaciones con terceros (Mod 347). Inconsistencias entre ingresos declarados (IRPF) y datos de la Seguridad Social.Desajuste «Tren de Vida» : El indicador más potente de la IA. El sistema detecta que se declaran ingresos de 25.000 euros, pero los movimientos bancarios, la compra de un coche (DGT) y las propiedades (Catastro) reflejan un nivel de vida de 60.000 euros. | Rigor contable. Usar un software que genere los modelos fiscales directamente desde los registros de facturación para evitar errores manuales y asegurar la coherencia total. |
🚀#TipAlegra: Hacienda suele usar algoritmos y “alertas” contra desviaciones en porcentajes (por ejemplo, IVA declarado muy inferior al soportado por compras) o ingresos que no concuerdan con gastos. Para evitarlos, lo principal es mantener la contabilidad ordenada: declara todas las facturas, documenta bien cada operación (con contratos o tickets) y cuida que los datos coincidan antes de presentar los modelos. Guardar respaldos y notas justificativas (incluso digitales) de cada factura minimiza riesgos. Con Alegra, puedes llevar este control fácilmente, registrando tus facturas, generando tus modelos de impuestos automáticamente y guardando tus justificantes en la nube para minimizar riesgos y tener todo listo si Hacienda te lo pide.
Alegra en el flujo de comprobación de facturas: datos y evidencias disponibles
En el ecosistema de control de 2025, la única estrategia viable es la prevención y la trazabilidad digital. Un software de gestión y facturación en la nube como Alegra deja de ser una herramienta de productividad para convertirse en un sistema de cumplimiento (compliance) fiscal imprescindible.
Alegra ya está adaptado a Verifactu. Esto significa que, al facturar con Alegra, el usuario automatiza el cumplimiento del RD 1007/2023. El sistema genera las facturas con el código QR obligatorio, la leyenda «Verifactu«, asegura la inalterabilidad, el encadenamiento y (si se opta por ello) el envío en tiempo real a la AEAT.
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¿Qué campos y documentos puedo extraer de Alegra ante un requerimiento?
Ante un requerimiento, Alegra permite exportar toda la información crítica en formatos que la AEAT entiende (Excel, PDF).
Los documentos clave exportables incluyen:
- Libro de Emitidas: exportación del «Reporte de ventas por factura» y «ventas por cliente».
- Libro de Recibidas: exportación del «Reporte de compras» o «facturas de proveedor».
- Libros Contables: exportación del «catálogo de Cuentas» en XML o Excel.
- Reporte de impuestos y retenciones: el más importante para justificar el IVA.
- Reporte de transacciones: para justificar movimientos específicos.
- Informe contador: un paquete de exportación masiva (ventas, compras, contactos, etc.) ideal para enviar al asesor contable.
¿Cómo consultar históricos y justificantes asociados a una factura en Alegra?
El inspector de 2025 exige «trazabilidad digital desde el origen del gasto hasta su deducción». La funcionalidad de Alegra responde directamente a esta exigencia.
En lugar de buscar en «papeles en carpetas» , el usuario puede entrar en el detalle de una factura específica dentro de Alegra y ver su histórico completo. El sistema permite «consultar las retenciones e impuestos aplicados en cada documento desde el detalle del mismo». Esto significa que, con un clic, se puede ver la factura, los impuestos asociados a ella y los justificantes de pago o cobro que se hayan conciliado, demostrando la trazabilidad completa que exige el inspector.
¿Qué reportes de Alegra ayudan a contrastar importes con declaraciones oficiales?
El mayor riesgo de sanción proviene de incoherencias entre la contabilidad (el software) y la declaración (el modelo fiscal). Alegra proporciona los reportes para asegurar una coherencia 1:1.
| Impuesto | Tipo de reportes | ¿Cómo se usa? | Resultado |
| Para el Modelo 303 (IVA) | El «Reporte detallado de impuestos» es la herramienta clave | Se filtra por el periodo y por tipo de impuesto. El reporte desglosa el IVA repercutido (ventas) y el IVA soportado (compras). | El usuario puede tomar los totales de este reporte y usarlos para rellenar (o verificar) las casillas clave del Modelo 303, asegurando que los datos declarados coinciden al céntimo con los registros de facturación. |
| Para el Modelo 130 (IRPF) o 200 (IS): | Se utiliza el «Reporte de Ventas Generales» y el «Reporte de Compras» (o el reporte de «Ingresos y Gastos» ) | Estos reportes proporcionan el total de ingresos y gastos contables (base imponible) del periodo. | Estas son las cifras base necesarias para calcular el pago fraccionado del IRPF (Mod 130) o el resultado contable previo a ajustes del Impuesto de Sociedades (Mod 200). |
| Para el Modelo 347 (Operaciones con Terceros): | Se utiliza el «Reporte de Ventas por Cliente» | Reportes de compras por proveedor, filtrados por año completo. | Permite identificar y verificar fácilmente qué clientes y proveedores han superado el límite de 3.005,06 euros, automatizando la preparación del modelo. |
Adoptar un software de gestión certificado y nativo en la nube como Alegra transforma las obligaciones en una ventaja operativa. Ya no es un gasto, sino la principal herramienta de compliance y tranquilidad fiscal. Permite automatizar exactamente lo que la AEAT exige: trazabilidad, integridad y coherencia, liberando al empresario para que se dedique a lo que importa: hacer crecer su negocio.
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