Como autónomo, una de tus responsabilidades es llevar un control adecuado de tus documentos fiscales, como las facturas para hacer la declaración de la renta. No se trata solo de ser organizado, sino de cumplir con las normativas legales que exigen conservar ciertos documentos durante un tiempo determinado. En este artículo, te explicamos cuánto tiempo se debe guardar una factura, las mejores prácticas, los errores más comunes que puedes evitar y las posibles multas si no cumples con la normativa.
¿Cuánto tiempo se debe guardar una factura?
La ley establece que los autónomos deben conservar las facturas relacionadas con su actividad económica durante un periodo mínimo de 4 años. Esto es porque la Agencia Tributaria (AEAT) puede requerir la presentación de estos documentos en caso de una inspección o para la revisión de tu declaración de impuestos. Este plazo de 4 años es el tiempo en el que se pueden realizar comprobaciones o reclamaciones de impuestos y otros aspectos fiscales relacionados con tu actividad.
Si bien 4 años puede parecer un plazo largo, es importante que seas consciente de que el tiempo comienza a contar desde el 31 de diciembre del año en que se emitió la factura. Por ejemplo, si emitiste una factura en abril de 2023, el tiempo para guardarla terminaría el 31 de diciembre de 2027.
Mejores prácticas para guardar facturas como autónomo
Para llevar un control efectivo y cumplir con la ley, aquí tienes algunas mejores prácticas que te ayudarán a organizar tus facturas, desgravar gastos y que no se te pase cuanto tiempo se debe guardar una factura.
| Práctica recomendada | Descripción |
| Digitalización | Es recomendable que digitalices todas tus facturas, especialmente si son en papel. Esto facilitará la búsqueda y organización. |
| Uso de software de facturación | Utiliza un programa de facturación como Alegra para llevar el control de tus facturas y facilitar la gestión tributaria, asegurándote de cumplir con las normativas fiscales. |
| Organización por años fiscales | Divide las facturas en carpetas anuales para que sea fácil encontrar las que pertenecen a un ejercicio fiscal determinado. |
| Incluir detalles completos en cada factura | Asegúrate de que cada factura contenga todos los detalles requeridos, como la identificación del cliente, la fecha y el concepto de la venta o servicio. |
| Revisión periódica | Revisa tus archivos cada año para asegurarte de que todo está en orden y que las facturas están correctamente archivadas. |
Errores comunes al guardar facturas
A continuación, te mostramos algunos errores que suelen cometer los autónomos si no saben cuanto tiempo se debe guardar una factura y cómo evitarlos:
| Error común | Consecuencia |
| No guardar las facturas electrónicas | Si no guardas las facturas electrónicas, podrías enfrentar problemas si la AEAT te las solicita. Es fundamental archivarlas correctamente, al igual que las físicas. |
| No guardar las facturas de compras | Las facturas relacionadas con las compras de bienes o servicios necesarios para tu actividad también deben ser conservadas. |
| Confundir el plazo de conservación | Guardar las facturas menos tiempo del requerido podría llevar a sanciones o problemas en futuras inspecciones. |
| Guardar documentos desorganizados | La falta de organización hace que sea difícil encontrar las facturas en caso de auditoría, lo que puede generar complicaciones. |
Posibles multas por no guardar las facturas
¿Sabes qué ocurre si no sabes cuanto tiempo se debe guardar una factura? No guardar las facturas durante el tiempo requerido por la ley puede acarrear sanciones económicas, y estas son algunas de las multas más comunes:
| Tipo de infracción | Multa estimada |
| No conservar las facturas durante 4 años | Multas por incumplir la normativa tributaria, que pueden variar según la gravedad de la infracción. |
| No presentar las facturas cuando la AEAT lo requiera | La falta de documentación podría resultar en una sanción del 1% al 5% del importe no declarado. |
En algunos casos, la sanción puede ser mucho más grave si la Agencia Tributaria considera que ha habido un fraude fiscal o una evasión de impuestos.
Es fundamental que como autónomo sepas cuánto tiempo se debe guardar una factura y sigas las mejores prácticas para evitar sanciones. La conservación adecuada de las facturas no solo es una obligación legal, sino también una forma de tener tu facturación al día, facilitando la gestión fiscal y evitando problemas con la Agencia Tributaria.En Alegra, te ayudamos a gestionar tus facturas y demás documentos de manera organizada y segura. Gracias a nuestras herramientas, puedes digitalizar, clasificar y gestionar tus facturas con facilidad, asegurando el cumplimiento de todas las normativas fiscales. Si aún no usas Alegra, es el momento de probarlo y simplificar tu vida como autónomo.
