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Factura ordinaria: ¿qué es y cómo emitirla?

Factura ordinaria para negocios en España

Toda empresa, negocio o profesional debe emitir factura ordinaria para tener una contabilidad muy guay ante Hacienda; aunque existen varios tipos de facturación, aquí te contaremos todo acerca de la factura ordinaria definición y emisión. 

¿Qué es factura ordinaria?

La factura ordinaria es un documento oficial que indica la compraventa de bienes o servicios entre particulares o empresas. Este documento tiene validez oficial ante hacienda para realizar operaciones comerciales, legales y deducibles en la contabilidad de tu negocio. 

¿Cuándo se emite una factura ordinaria?

La factura ordinaria se debe emitir antes del pago del cliente, digamos que con la factura el cliente sabrá los datos legales y el plazo que tiene para hacer la transacción.  

¿Cuál es el plazo para emitir una factura ordinaria?

¡Ojito aquí! 👀 Que no te pillen emitiendo facturas después de tu fecha límite; los plazos que tienes para emitirlas dependen de: 

👉Cliente particular: se emite en la fecha en que se produce la venta o se presta el servicio. 

👉Persona jurídica: se puede emitir hasta el día 16 del mes siguiente a la transacción. 

👉Envíos en la Unión Europea: la fecha puede ser hasta el 16 del mes siguiente al inicio del envío. 

¿Cómo hacer una factura ordinaria?

Hacer una factura completa ordinaria es muy fácil, solo debes seguir el modelo de factura ordinaria y llenar algunos datos importantes, como tu nombre completo, domicilio fiscal, NIF O CIF; además del número de factura y los datos completos del receptor. Pero no te preocupes, abajo encontrarás todos los datos obligatorios en una factura. 👇

Puedes descargar plantillas de factura ordinaria y rellenarlas o hacerte la vida más fácil con un software de facturación como Alegra.

¿Qué información debe incluir una factura ordinaria?

Para ser validada en el marco legal y contable en España, los datos obligatorios en una factura ordinaria siempre debe llevar estos datos: 

#️⃣ Número de factura: siempre deberá tener un número seriado y único que la identifique; por ejemplo, 001, 002, 003, 004, etc. 

🗓️ Fecha de emisión: fecha en que se crea la factura. 

📝 Datos del emisor: nombre completo o  razón social de tu negocio,  domicilio fiscal y NIF (Número de Identificación Fiscal) o CIF. 

📝 Datos del receptor: nombre completo o razón social, domicilio fiscal y NIF o CIF. 

📑 Descripción de la operación: debe ser una descripción muy detallada de los servicios, bienes o artículos que se vendieron; por ejemplo: pasta de dientes, jabón, papel higiénico, etc. 

🔣 Tipo impositivo: estos son los impuestos que se aplican, comúnmente el IVA  y en ocasiones el IRPF. 

#AlegraTip:👀 debes especificar qué tipo de IVA le corresponde; en España el más común es el tipo general del 21% de IVA, aunque también está el tipo reducido del 10%, el tipo superreducido del 4% y el tipo 0%. 

💴 Base imponible: que siempre será el importe del producto sin descuentos o impuestos aplicados; esto es, la cantidad sobre la cuál se calcularán estos impuestos. 

💰 Importe total: esta será la cantidad total con impuestos, es decir, la cuota tributaria de los impuestos calculados con el IVA y si es el caso, el IRPF. 

Requisitos legales para emitir una factura ordinaria en España

Lo principal es estar registrado legalmente ante Hacienda y tener tu registro mercantil actualizado. Además de los requisitos que mencionamos arriba ☝️, otros datos de una factura ordinaria son:

👉CIF o NIF. 

👉Datos de la razón social. 

👉Tener un lugar en la Clasificación Nacional de Actividades Económicas (CNAE).

👉Tener los datos de representación social de la empresa. 

👉Tener los datos del capital social aportado en la empresa. 

👉Llevar libros de contabilidad y depósitos de cuentas. 

Si aún te queda duda, aquí te dejamos un ejemplo de factura ordinaria: 

Ejemplo de factura ordinaria España

¿Cuál es el límite de importe para emitir una factura ordinaria?

No existe un importe límite para crear una factura ordinaria. 

¿Qué tipo de empresas deben emitir facturas ordinarias?

Los comercios obligados a emitir factura ordinaria son todos aquellos que presten servicios con cuotas mayores a los 400 euros. 

Diferencia entre factura ordinaria y simplificada

¡No te líes! Aquí 👇 te contamos cuáles son las características de una factura ordinaria y la diferencia que hay con la factura simplificada. 

Factura ordinaria  Factura simplificada 
Datos  Deben llevar datos del receptor.   No son necesarios los datos del receptor. 
Descripción  Se debe describir detalladamente el producto o servicio; ejemplo, papel higiénico, jabón, pasta de dientes, etc.  No necesita una descripción detallada; ejemplo: productos de higiene. 
Desgloses Deben estar desglosados el IVA, IRPF y descuentos.  En caso requerido, solo se necesita poner el IRPF. 
Impuestos  Se podrán deducir IVA e IRPF en tus declaraciones.  Solo se puede deducir IRPF. 
Importe Cualquier cantidad en compraventa de bienes o servicios entre empresas y particulares.  Solo puede emitirse en operaciones inferiores a 400 euros, 3000 euros (en casos excepcionales) o cuando hacemos facturas rectificativas. 
 Moneda Se puede hacer en cualquier tipo de moneda, pero los impuestos deben presentarse en euros. Solo se puede hacer en la moneda oficial (euros). 

Así que ya lo sabes, la factura ordinaria y simplificada tienen diferentes fines tributarios.  

¿Qué diferencias hay entre una factura ordinaria y un ticket de compra?

Recuerda que desde 2013, los tickets de compra pasaron a llamarse “factura simplificada”; por lo tanto, las diferencias que te explicamos en la tabla de arriba ☝️son las mismas. 

¿Puedo utilizar software de facturación para generar facturas ordinarias de forma automatizada?

Sí, de hecho, es una forma más fácil de llevar la contabilidad de tu empresa y enchular tu marca ante Hacienda. Además de que puedes sacar factura ordinaria y simplificada. 

😳¡No te flipes! Aunque las características de una factura ordinaria son diferentes a las de una factura simple, un software de facturación será la herramienta que te facilitará sacarlas en el marco legal español. 

¿Qué ocurre si emito una factura ordinaria cuando debería haber emitido una factura simplificada?

¡Calma! Puedes hacer una factura rectificativa si te has liado y emitido una factura ordinaria en lugar de una simplificada. 

¿Es posible rectificar una factura ordinaria si se comete un error en su emisión?

¡Errar es de humanos! Y si cometes alguna falla al emitir la factura ordinaria podrás enmendarla a través de una factura rectificativa. 

🆘 ¡Pon atención! No debes borrar ni eliminar la factura original, pues también forma parte de tu registro y de Hacienda. 

¿Cómo convertir factura simplificada a ordinaria?

Si de pronto un cliente te solicita una factura simplificada, pero en realidad necesitaba una ordinaria; no caigas en pánico. Aquí te explicamos cómo convertir factura simplificada a ordinaria, es muy simple, deberás solicitar una factura de canje con la fecha en que la emite e indicar la fecha de expedición de la factura simplificada inicial. 

¡Ojito aquí! 👀 La factura de canje lleva los mismos datos obligatorios de una factura ordinaria. 

¿Puede una factura ordinaria ser utilizada como justificante de gasto en la contabilidad de mi empresa?

Sí, de hecho, el fin de las facturas ordinarias justo es ser justificante de gastos y deducciones de IVA. 

¿Puedo utilizar una factura ordinaria para realizar operaciones intracomunitarias?

Sí, puedes usar una factura ordinaria para operaciones intracomunitarias en la Unión Europea, para tus transacciones o envíos. 

¿Puedo deducir el IVA de una factura ordinaria en mis declaraciones fiscales?

Sí, de hecho la factura ordinaria es ideal para deducir el IVA ante Hacienda de forma legal. 

¿Qué sanciones o multas podrían aplicarse si no se emite una factura ordinaria correctamente?

Existen diferentes casos de sanciones si no has emitido una factura ordinaria correctamente o no la has rectificado; estas van desde: 

😨 Sanción grave: datos de expedición, remisión y conservación de las facturas. 

😱 Sanción muy grave: datos falseados, inexistentes o documentos sustituidos. 

😰 Sanción leve: mala praxis en la expedición o incumplimientos fiscales de la factura. 

Así que si ya sabes qué es una factura ordinaria, será mejor que lleves a cabo todos los consejos y tips que aquí te hemos dado para su emisión. 

¿Qué obligaciones tiene el receptor de una factura ordinaria?

La obligación del receptor al recibir una factura ordinaria es deducir el gasto y declararlo en su libro de cuentas. 

¿Cuándo debo conservar las facturas ordinarias como parte de mi contabilidad?

Debes conservar tus facturas ordinarias por mínimo 6 años después de su emisión. 

Un software contable como Alegra te permite conservarlas en la nube de forma ordenada, sin daños en el papel, traspapeleo o pérdidas. Lo mejor de todo es que podrás consultarlas en el momento que quieras. 

Ahora que ya sabes qué es la factura ordinaria, sus características y cómo emitirlas, es momento de que pongas en práctica lo que has aprendido. Emite una factura de la forma más fácil con Alegra, con 15 días de prueba gratis, dale los mejores superpoderes a tu empresa con este software y genera facturas simples y ordinarias de forma automatizada.

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Laura Jaramillo

Productora de contenido, apasionada por temas de innovación y emprendimiento. Amo los viajes, la música y el cine. Fan de la comida y los board games.
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Laura Jaramillo

Productora de contenido, apasionada por temas de innovación y emprendimiento. Amo los viajes, la música y el cine. Fan de la comida y los board games.
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Actualizado el 29 noviembre, 2023
8 min de lectura

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