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Todo sobre la factura simplificada en España

Factura simplificada para negocios en España

Si aún no sabes emitir una factura simplificada o buscas cómo hacerlo de manera más fácil, quédate aquí porque en este artículo te contaremos todo acerca de las facturas simplificadas en España y cómo repercuten en la contabilidad de tu negocio. 

¿Qué es una factura simplificada?

La factura simplificada es un justificante de compra para particulares con datos suficientes para la contabilidad comercial.  Esta factura sustituye al antiguo ticket y tiene validez legal ante Hacienda. Se puede usar como comprobante justificativo de gastos y se entrega a compradores o usuarios finales. 

¿Cuándo se puede emitir una factura simplificada?

La factura simplificada se puede emitir en tres casos, el primero es cuando no se excedan los 400 euros con IVA incluido, el segundo es cuando debas expedir una factura rectificativa y el tercero es cuando el importe no exceda más de 3.000 euros, con IVA incluído, en algunas actividades como:

💰 Ventas al por menor.

🧑‍🔧Ventas y servicios a domicilio.

🚑 Servicio de ambulancia.

🚖 Transporte de personas y equipajes.

💃🕺Servicios de restauración y hostelería en bares, restaurantes, clubes nocturnos, salas de baile o discotecas.

💇 Salones de belleza.

🏋️ Instalaciones deportivas.

🧦 Tintorerías y lavanderías.

📸 Servicios de estudios fotográficos.     

🚗Aparcamiento y estacionamiento de vehículos.

🛤️ Utilización de autopistas con peaje. 

¿Cómo hacer una factura simplificada en 4 pasos?

Es muy fácil, solo debes seguir el modelo de factura simplificada con los datos legales que hacienda pide:

  1. Titula tu “ticket” como factura simplificada y dale un número único que lo identifique en serie, por ejemplo: 01, 02, 03, 04, etc.
  2. Coloca la fecha de emisión; ojo 👀, si es diferente a la fecha de operación, se deberán poner ambas fechas.
  3. ¡Pon tus datos! Es muy importante que pongas tu nombre o la razón social de tu negocio, el domicilio fiscal y el NIF (Número de Identificación Fiscal).
  4. Describe de forma muy sencilla el producto o servicio vendido, por ejemplo: 5 barras de chocolate con valor de 3 euros cada una y su valor total más IVA. 

¡Listo! Tu factura simplificada es la forma más fácil de llevar operaciones contables y legales en España👇.

Ejemplo de factura simplificada

Factura simpificada en España

¿Qué tipo de empresas pueden emitir facturas simplificadas?

Toda empresa con actividades de servicio rápido como tiendas, salones de belleza, bares e incluso restaurantes, pueden emitir facturas simplificadas para agilizar la compra y transacciones contables. 

¿Qué información debe incluir una factura simplificada?

Para ser validada formalmente; el contenido de una factura simplificada debe llevar ciertos datos y requisitos legales en España. 📝

👉 Número de factura.

👉 Fecha de emisión.

👉 Nombre completo o razón social del emisor.

👉 Código de Identificación Fiscal (CIF) o  Número de Identificación Fiscal (NIF) del emisor.

👉 Descripción del producto o servicio prestado.

👉 Tipo impositivo de IVA.

👉 Importe total.

¡Presta atención! 👀 Para las facturas rectificativas, será necesario aclarar qué ha sido modificado.

Estos son los datos de  factura simplificada, como ves, no es necesario colocar los datos del receptor, a menos que este lo requiera. 

¿Puedo utilizar un software de facturación para generar facturas simplificadas de forma automatizada?

Hay varias formas de generar y agrupar facturas simplificadas; con el método tradicional o con un software de facturación como Alegra, que te permitirá crear facturas simplificadas de forma automática y con los datos necesarios ya precargados, lo cual te facilitará el trabajo en la facturación simplificada. 

¿Puede una factura simplificada ser utilizada como justificante de gasto en la contabilidad de mi empresa?

Sí, una factura simplificada puede ser utilizada como justificante de gastos a través del Libro Registro de Compras y Gastos. 

🚀TipAlegra: ¡Que no te flipen! El libro de Registros de Compras y Gastos te ayudará a contabilizar factura simplificada, si aún no llevas el registro, acércate a Alegra para darte la solución. 

¿Cuál es la diferencia entre factura simplificada y ordinaria o completa?

La diferencia entre factura completa y simplificada es que esta última utiliza menos datos para su emisión que la factura completa, además de que las facturas simplificadas no te permiten recuperar el IVA de la operación. 

Pero no te fliples,👇 aquí, te mostramos una tabla de diferencia entre factura y factura simplificada, pues no solo radica en el tipo de información, también tiene que ver con el nivel de detalle y deducciones que se pueden hacer:

Factura simplificada  Factura ordinaria
¿Para qué se usa? Para acreditar que el pago se realizó. Para solicitar un pago.
¿Cuándo se emite? Después de recibir el pago del cliente.  Antes de recibir el pago del cliente.
¿Qué datos lleva? Solo requiere los datos del emisor o empresa. Requiere los datos fiscales del emisor y receptor (cliente) que recibe la factura. 
¿Qué deducciones pueden hacerse? Solo se deduce el IRPF Podrá deducir gastos de IVA e IRPF.
¿Qué base o cuota llevan? Se debe desglosar cómo calcular la base imponible de la cuota repercutida. Se debe poner la base imponible, porcentaje aplicable, cuota calculada repercutida e importe total. 
¿Quién puede usarlas?  Profesionales, personas con oficios o empresas que no excedan el monto máximo. Todos los profesionales, empresas o personas con oficio. 

¿Puedo deducir el IVA de una factura simplificada en mis declaraciones fiscales?

No, las facturas simplificadas son deducibles únicamente del IRPF; más no del IVA.

¿Puedo convertir factura simplificada en factura normal?

Sí, puedes convertir una factura simplificada en factura normal; como factura de canje, siempre y cuando los datos de factura simplificada cumplan con los requisitos oficiales en el reglamento de facturación.

¿Cuál es el importe máximo en una factura simplificada?

Recuerda que el importe máximo en una factura simplificada no debe exceder los 400 euros o, en casos especiales, los 3.000 euros con IVA incluido.

¿Qué sanciones o multas podrían aplicarse si no se emite una factura simplificada correctamente?

Si emites una factura simplificada con datos erróneos, se podrá confundir con una infracción muy grave por facturación de datos falsos y podría pagar hasta el 75% de su importe en conjunto.

¿Qué ocurre si emito una factura simplificada cuando debería haber emitido una factura completa?

¡Tranquilo! Si has emitido una factura simplificada, pero te pedían una completa; será mejor que verifiques los datos nuevamente y rectifiques la factura.

¿Es posible rectificar una factura simplificada si se comete un error en su emisión?

¡Claro! Puedes crear una factura rectificativa si te has equivocado en la emisión de tu factura simple.

¿Cuándo debo conservar las facturas simplificadas como parte de mi contabilidad?

Debes conservar tus facturas simplificadas por lo menos 6 años después de su emisión.

🛑¡Toma tus precauciones! Si aún tienes todas tus facturas en papel, ten en cuenta que pueden sufrir daños por imprevistos, como que se rompan o pierdan entre una montaña de documentos.

Con un software contable como Alegra, podrás digitalizar todas tus facturas y tenerlas protegidas en la nube, además de que estarán ordenadas y siempre a la mano para que las consultes.

Factura simplificada o ticket

Es exactamente lo mismo, de hecho, si aún no te has dado cuenta, busca tu último ticket del supermercado y descubre cómo su título cambió a factura simplificada; así que no hay diferencias entre el ticket y la factura simplificada.

¿Qué obligaciones tiene el receptor de una factura simplificada?

Todos los emisores de facturas tienen obligaciones diferentes; en el caso de los que emiten una factura simplificada, la principal obligación del receptor es que debe consignar esa factura simple en su Libro Registro de Compras y gastos y guardarla bien durante mínimo 4 años para evitar sanciones.

¿Cuál es el plazo para emitir una factura simplificada después de realizar la operación?

La factura simplificada debe expedirse al momento de la compra y con el mismo día de fecha.

¿Qué ocurre si el cliente solicita una factura completa en lugar de una factura simplificada?

Si tu cliente te pide una factura completa en lugar de una simplificada, deberás pedirle sus datos completos para poder generarla.

Ahora que ya sabes la diferencia entre factura simplificada y factura completa; te toca ser muy guay en tu negocio, empresa o servicios y ponerte al corriente con las facturas simplificadas. No te preocupes por nada, estamos para ayudarte y darte el mejor software de facturación para agilizar tu contabilidad. ¡Prueba Alegra gratis por 15 días y enchula tus finanzas!

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Laura Jaramillo

Productora de contenido, apasionada por temas de innovación y emprendimiento. Amo los viajes, la música y el cine. Fan de la comida y los board games.
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Laura Jaramillo

Productora de contenido, apasionada por temas de innovación y emprendimiento. Amo los viajes, la música y el cine. Fan de la comida y los board games.
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Actualizado el 29 noviembre, 2023
8 min de lectura

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