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Facturación de empresas en España, todo lo que debes saber

Facturación en España para empresas y pymes

El proceso de facturación en las empresas es la base para el crecimiento y regulación, ya que te permite ver la liquidez de tus fondos, transacciones y finanzas, además de reconocer tu negocio formalmente ante el Ministerio de Hacienda. ¡No te flipes al escuchar que debes facturar! Aquí te enseñamos todo acerca de la facturación en España. 👇

¿Qué es facturación?

La facturación es un proceso que comienza desde la emisión, recepción y cobro de las facturas de tu empresa, es decir, es el importe total de las ventas, bienes o servicios que la empresa ha tenido durante su ejercicio contable. 

¿Para qué sirve la facturación en el ámbito empresarial? 

La facturación de empresas es fundamental en tu gestión financiera, pues te permite estar al tanto de todas las transacciones comerciales y dar seguimiento a tus ingresos y egresos. A su vez, te ayuda como empresario o autónomo a llevar un buen control financiero y saber en qué momento arriesgarte con nuevas inversiones para hacer crecer tu negocio.  

Ante la ley de Hacienda, la facturación es una obligación fiscal que debes cumplir para que tu empresa no se considere como un negocio ilegal o informal.  

¿Cuáles son los requisitos legales para la facturación? 

¡Que no te pillen! Entre los requisitos legales y datos que debe tener una factura siempre deben estar:

#️⃣Número de factura: cada factura siempre debe tener un número único que la identifique, recuerda que este debe de ir en serie (por ejemplo 001, 002, 003, etc). 

🗓️Fecha de emisión: es muy importante siempre colocar la fecha en que se emite la factura, esto para hacer las declaraciones en el mes correspondiente. 

📝Datos fiscales del emisor: estos datos son imprescindibles, siempre coloca el nombre completo, número de NIF o CIF y dirección fiscal de tu empresa. 

📝Datos fiscales del receptor: llena el nombre completo, número de NIF o CIF y dirección del cliente. 

¡Ojito aquí! 👀 No todas las facturas llevan este dato, más adelante te explicaremos en cuáles es un requisito esencial. 

📑Descripción del servicio o producto: dependiendo el tipo de factura que emitas, deberás hacer una descripción detallada del producto o servicio. 

💵Impuestos: estos también dependen del tipo de factura que emitas, puede ser que debas desglosar IVA (Impuesto al valor agregado), es decir, el porcentaje que se aplica al consumo de un bien o servicio. O quizá debas colocar el IRPF (Impuesto Sobre la Renta de Personas Fìsicas), que se aplica sobre los ingresos que obtuvimos de la prestación de servicios o ventas.

💰Importe total: este es el importe que se deberá pagar de la suma de base imponible más la suma de IVA y la retención de IRPF (en caso de que lo haya). 

Recuerda: no es necesario tener una empresa constituida, pues puedes facturar como autónomo. 

¿Cómo se hace la facturación? 

La facturación de empresas en España es un proceso y como primer paso, debes emitir una factura con los datos que te hemos mencionado arriba 👆. Llena tu formato de factura y que comience el ciclo de facturación en tu empresa. 

Proceso de facturación en España

🚀TipAlegra: ten cuidado con el proceso de facturación, pues al final del año, estos documentos serán tu respaldo financiero ante la ley y ante nuevas inversiones. 

Recuerda que en Alegra tenemos las mejores herramientas para que los procesos sean automatizados y de esta forma, no caer en errores comunes. 

¿Cómo puedo implementar la facturación en mi empresa? 

¡No te líes! Lo primero que tienes que hacer para implementar la facturación de tu empresa es tener un buen control y organización de las facturas; puedes hacerlo con un método tradicional, guardando tus facturas en papel y carpetas, aunque este proceso suele ser más lento al desglosar tu contabilidad. 

Debes saber que el 90% de las empresas que utilizan un software de gestión ha reducido los errores de facturación y mejorado su contabilidad. Con Alegra, tienes la solución para que tus facturas estén correctas; además de obtener las mejores herramientas para hacer de la facturación empresarial algo más fácil. 

¿Quiénes están obligados a la facturación en España?

Debes saber que todos los empresarios y profesionales están obligados por la Agencia Tributaria a emitir facturas por servicios prestados o compra-venta de bienes o insumos. 

¿Qué tipo de facturación existe? 

¡No caigas en líos! La Agencia Tributaria en España reconoce 6 tipos de facturación, cada factura se emite dependiendo del uso que se le de: 

  • Factura ordinaria: esta factura es la más común, y la podrás reconocer muy fácil porque lleva todos los datos completos, tanto del emisor como del receptor, además del desglose de IVA. 
  • Ticket o factura simplificada: esta factura se reconoce porque, comúnmente, no lleva los datos del receptor y no se desglosa el IVA. Si tienes dudas, echa un vistazo aquí y conoce más sobre la factura simplificada. 
  • Factura rectificativa: se emite cuando se ha cometido un error en la facturación; en este documento, justo, se rectifica el error.
  • Factura proforma: cuando quieres entregar un presupuesto comercial, puedes utilizar la factura proforma, y no te preocupes, que este documento no tiene valor contable. 
  • Factura recapitulativa: cuando tienes un cliente al que has prestado diversos servicios, o ha adquirido múltiples productos a lo largo del mes, podrás emitir una factura recapitulativa, agrupando albaranes y presupuestos. 

¡Ojito aquí!👀 Esta factura debe contener los mismos datos de una factura ordinaria, con una descripción de todas las operaciones y el valor total de las mismas en el mes. 

  • Factura electrónica: este documento se emite vía online y para ser válida legalmente,  la facturación online debe contener la firma electrónica o intercambio electrónico de datos EDI. 

¿Cuál es el plazo para emitir una factura?

¡Coge lápiz y papel y apúntate estas fechas! ✍️La emisión de facturas depende de si es persona particular o jurídica, aunque, se recomienda emitir cualquier factura en la fecha en que se produce la venta o se presta el servicio, hay excepciones: 

👉Factura para persona jurídica: tienes un plazo de emisión hasta el día 16 del mes siguiente a la transacción. 

👉Factura para envíos en la Unión Europea: podrás generar la factura hasta el 16 del mes siguiente al inicio del envío.

¿Qué ocurre si no emito facturas en mi negocio?

¡No caigas en el incumplimiento! El no emitir facturas en tu negocio es motivo de sanción ante Hacienda, y ten mucho cuidado, pues la evasión fiscal te puede traer una multa de hasta 300 euros por cada factura no emitida. 

Otros aspectos que debes considerar es que, al no facturar, no puedes deducir gastos ni justificar movimientos bancarios, esto se verá reflejado en un historial crediticio y en problemas de contabilidad en tu negocio. 

¿Qué hacer si cometo un error en una factura ya emitida?

¡Tranquilo, que no ha pasado nada! Si cometiste un error al emitir una factura deberás hacer una factura rectificativa, con este documento puedes corregir el error.

 ¡Ojo aquí!👀No puedes ni debes borrar la factura anterior, pues será un respaldo previo a la factura rectificativa. 

¿Qué es la retención de IRPF en la facturación?

El Impuesto sobre la Renta de Personas Físicas (IRPF) hace referencia a una retención, reflejada en signo negativo en las facturas, esta indica cuánto debe restarse a la base imponible. Es decir, es una reducción que se hace de acuerdo a un porcentaje, según la actividad económica. ¡No te flipes! Aquí te dejamos los porcentajes 👇.

Retención IRPF facturación España

¿Cuáles son los plazos de conservación de las facturas? 

Según la legislación española, el tiempo que se debe conservar una factura con valor tributario es de 4 años. Sin embargo, podemos tomar en cuenta el criterio mercantil, que recomienda guardarlas por un plazo de hasta 6 años. 

¿Es obligatoria la facturación electrónica? 

¡En España la factura electrónica es obligatoria! A partir del 01 de enero de 2023, la facturación online es obligatoria para personas o empresas que realicen transacciones comerciales. Esto comenzó con la llegada de la Ley Crea y Crece, la cuál apunta a la creación de nuevas empresas obligadas a realizar facturaciones electrónicas.  

¡Ya lo sabes todo! La facturación viene con las mejores ventajas para tu empresa o para tu crecimiento como autónomo, pues estarás al día ante Hacienda, no caerás en la ilegalidad y tendrás mayor credibilidad ante tus clientes. 

La facturación puede ser algo compleja y tediosa; por ello, muchas empresas han optado por obtener un programa de facturación que automatice los procesos y tenga ya la información cargada. Prueba Alegra y descubre el mundo ideal de la facturación en España:

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Laura Jaramillo

Productora de contenido, apasionada por temas de innovación y emprendimiento. Amo los viajes, la música y el cine. Fan de la comida y los board games.
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Laura Jaramillo

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Actualizado el 15 julio, 2024
8 min de lectura

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