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Toggle¿Alguna vez has pagado algo a nombre de un tercero? 😱 Para algunas empresas o autónomos esta es una práctica común. Puede sonar muy sencillo pagar algunos gastos de clientes y después recuperarlos. ¡Pero pon atención! Cuando entramos en el mundo de la contabilidad y la facturación, esta cuestión se vuelve compleja, pues nos encontramos con los gastos suplidos.
Se trata de un “desembolso temporal”, pero ¿cómo y dónde se reflejan estos gastos en las facturas? ¿Existen reglas para gestionar los suplidos de forma correcta? Sigue leyendo que aquí te aclaramos todo para mantener tus cuentas claras y organizadas. ¡A por ello! 👇.
¿Qué es un suplido?
Un gasto suplido es un pago que un profesional o empresa realiza a nombre de un cliente, de otra persona o empresa, con la idea de facilitar o gestionar los pagos de servicios o trámites fácilmente.
Por ejemplo, un gestor lleva la administración de los gastos autónomos, de pronto ve que no se han pagado los impuestos de alguna factura y necesitan hacerlo ya. El gestor puede pagar esos impuestos, de su propio dinero, a nombre del autónomo y, posteriormente, pedir el reembolso como gasto suplido.
Es decir, un suplido es cuando un profesional o empresa paga algo por cuenta de un cliente. Más tarde, el cliente asume esos costes y reembolsa dicho gasto al profesional, sin que este genere una ganancia adicional a la base de su negocio por ese pago 😉.
Características de los gastos suplidos
Antes de considerar la cuenta suplidos, te recomendamos que tomes en cuenta estas características:
👉 Es un gasto “temporal”. El pago se hace en nombre de un tercero.
👉 Se devuelve el importe exacto, no hay recargo ni beneficio adicional; solo se recupera lo que se ha adelantado.
👉 No forman parte de la base imponible. Al ser una devolución de dinero, no se consideran ingresos del profesional.
👉 Si incrementa el valor del total de la factura. Aunque no afecte a la base imponible ni tampoco a sus impuestos, debe sumarse al importe del total de la factura.
Si estás aprendiendo a contabilizar suplidos o a gestionar este tipo de operaciones, recuerda que estos no representan un servicio que facturas a tu cliente. Más bien, es un reembolso de un dinero que pusiste de tu bolsillo.
¿Qué son los gastos suplidos en una factura?
¡Ojito aquí! 👀 Recuerda que son los gastos suplidos en una factura: aquellos importes que se incluyen para que el profesional o empresa recupere el dinero que ha adelantado en nombre de su cliente.
¡No te líes! Los suplidos no constituyen un ingreso extra para la empresa o autónomo que los realiza, ya que actúan como una simple “transacción puente”.
¡Pongamos otro ejemplo! 😉 Si tu gestor paga ciertas tasas fiscales para presentar la auditoría financiera, ese importe específico no le pertenece, sino que lo cubre temporalmente.
La empresa o autónomo debe devolver ese dinero, agregándolo como un “suplido” en la factura. ¡Y lo más importante! Este coste no formará parte de la base imponible para calcular el IVA.
¿Por qué no suman en la base imponible de la factura? Porque se entiende que es un pago realizado en nombre de un tercero, que no corresponde a un producto o servicio prestado por tu empresa. No hay margen de beneficio en ese gasto, solo recuperación del importe adelantado.
Es decir, tu gestor cobra 1.000 € por sus honorarios profesionales, y ha pagado 100 € por un trámite oficial. En la factura que te emite, aparecen ambos conceptos, pero el IVA solo aplica a los 1.000 € de honorarios, no a los 100 € de suplido 🤓.
¿Cómo facturar gastos suplidos?
Para hacer una factura suplidos debes considerar adjunta la factura correspondiente que debe ir a nombre de tu cliente y tomando en cuenta estos aspectos 👇.

Si aún tienes dudas sobre los suplidos en factura, aquí te dejamos 4 tips para hacerlos de forma fácil y rápida.
- Identifica el servicio u honorarios: coloca en la factura la descripción del servicio, el importe y, de ser necesario, el IVA correspondiente.
- Distingue los suplidos: justo después de los servicios, añade un apartado que diga: “Suplidos”.
💰 Indica el valor exacto que pagaste.
🪙 Deja claro que no tiene IVA.
- Separa las bases: el total de tu factura se compondrá de la suma de la base imponible (donde se aplica el IVA a honorarios) más el valor del suplido (sin IVA).
- Diferencia entre “facturado” y “reembolsado”: el suplido no se refleja en la columna de ingresos, sino como un reembolso del dinero que ya salió de tu bolsillo.
Ejemplo factura con suplidos

¡Ojito aquí! 👀 Es muy importante tener una estructura clara de cuánto corresponde a tus honorarios (base imponible + IVA) y cuánto corresponde a los gastos suplidos no sujetos a IVA.
👉 Quizá te interese leer todo acerca del modelo 303 IVA.
¿Cuáles son los requisitos para considerar a los gastos suplidos?
Si aún te queda duda acerca de qué es un suplido, debes considerar estos requisitos para incorporarlos a tu contabilidad 😉.
- El gasto fue realizado a nombre del cliente.
En la factura siempre debe aparecer el nombre o datos del cliente. Si pagas con tu tarjeta personal, pero el recibo está a tu nombre, podría considerarse un gasto propio, no de tu cliente o empresa.
- Pago autorizado “por cuenta de…”
Recuerda tener un acuerdo para efectuar el pago en nombre de tu cliente. No se trata de un favor casual; es un proceso respaldado por un contrato o relación profesional.
- Mismo importe y sin recargo
En la factura, el suplido debe aparecer exactamente con el mismo coste que pagaste. No puede haber un margen extra ni “comisión” en ese concepto.
- Debe existir la intención de reembolso
Desde el principio, debe quedar claro que el pago se va a devolver. Para ello, se menciona el concepto “suplido” en la factura, diferenciándolo de cualquier otro servicio o producto.
- No forma parte de la base imponible
El suplido debe quedar fuera del cálculo de impuestos como el IVA, ya que no es un ingreso ni un servicio adicional.
Si alguno de estos puntos no se cumple, entonces es posible que hablemos de “gastos refacturables” o “gastos repercutibles”, pero no de suplidos. Y esto sí altera la forma en que deben estar reflejados contablemente o en la facturación.
🚀#TipAlegra: para que sea considerado un “gasto suplido” la factura debe estar a nombre del cliente o empresa, no del prestador. De lo contrario, no se consideraría un suplido sino un gasto que se cobra como parte de tu servicio.
¿Es lo mismo facturar que contabilizar suplidos?
¡Alto ahí! 🖐️Aunque en la práctica se usan ambos términos de manera similar, facturar no es lo mismo que contabilizar suplidos.
¡No te líes! Aquí te explicamos las diferencias.
Facturar suplidos | Contabilizar suplidos |
Es reflejar en una factura los gastos temporales que “pagaste” en nombre de un tercero. Va acompañado de un desglose donde se separan servicios y suplidos. | Es el registro interno y oficial en tu contabilidad o en tu “cuenta contable suplidos”. Básicamente, es el asiento contable donde anotas que hiciste un pago por cuenta de tu cliente y, posteriormente, recibiste un reembolso. |
Contabilizar suplidos implica que, al hacer el pago por cuenta de un tercero, tu contabilidad registra un débito (salida de dinero) y lo asocia a una cuenta contable donde se refleja la deuda que el tercero tiene contigo por ese desembolso.
Una vez que el tercero devuelve ese importe, se debe registrar un crédito (entrada de dinero) en esa misma cuenta, de forma que se salda o liquida la “deuda”.
¿Necesito una cuenta suplidos específica?
¡Si quieres orden en tu contabilidad, la respuesta es sí! Muchas empresas optan por usar una cuenta contable específica, basada en el Plan General de Contabilidad, frecuentemente dentro del grupo de deudores o cuenta de anticipos.
Lo mejor es llevar tus cuentas con un software de facturación y contabilidad en la nube para facilitarte el registro correcto de estos suplidos en la creación de facturas.
La gestión de gastos suplidos puede ser un dolor de cabeza si no cuentas con herramientas que te faciliten la vida. ¡Pero no hay lío! Con Alegra, todo es más fácil, seguro y efectivo. Este es un software de facturación y gestión, que te ayuda a manejar tu contabilidad de manera sencilla y clara.
Además, puedes configurar tus facturas para que reflejen de manera automática y correcta los importes correspondientes a los gastos suplidos, sin mezclarlos con tus ingresos reales.
Lo mejor es que el software cumple con el sistema Verifactu, así que no solo tienes los beneficios de la facturación y gestión, sino con el cumplimiento fiscal en España. ¡No esperes más!
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