Para un autónomo, entender y manejar correctamente los diferentes tipos de facturación es clave para una buena organización financiera. Una de las herramientas más útiles en este sentido es la factura proforma. Si alguna vez te has preguntado qué es una factura proforma, en este artículo te lo explicamos de forma clara y sencilla, para que puedas utilizarla en tu negocio sin problemas.
¿Qué es una factura proforma?
Una factura proforma es un documento que se utiliza para presentar una estimación o presupuesto de los servicios o productos que se van a proporcionar. A diferencia de una factura convencional, no tiene valor fiscal ni contable. Esto significa que no sirve para declarar impuestos ni es válida para hacer pagos. Sin embargo, su función es muy importante: permite al cliente conocer el coste aproximado de lo que va a recibir antes de formalizar la compra.
¿Cuándo debe usar un autónomo una factura proforma?
Este tipo de facturas suele utilizarse en las siguientes situaciones:
- Presupuestos previos: Si necesitas presentar un presupuesto antes de comenzar un trabajo o entregar un producto, una factura proforma es la mejor opción.
- Venta de productos o servicios a plazos: Si se va a cobrar en varias cuotas, este documento permite detallar los términos de pago.
- Acuerdos con clientes internacionales: En algunos casos, las autoridades aduaneras requieren una factura proforma para estimar el valor de los bienes antes de enviarlos al extranjero.
El buen uso de una factura proforma
Imaginemos que eres un diseñador gráfico autónomo. Un cliente te solicita el diseño de un logotipo y necesitas enviarle un presupuesto antes de comenzar el trabajo. Para hacerlo, puedes crear una factura proforma que incluya:
| Concepto | Precio |
| Diseño de logotipo | 200 € |
| Revisión de concepto | 50 € |
| Entrega de archivos | 30 € |
| Total estimado | 280 € |
En este caso, el cliente recibirá la factura proforma con el desglose de los costes, pero aún no es una factura real. Solo cuando el cliente acepte el presupuesto, podrás emitir una factura formal. Tenlo en cuenta a la hora de hacer el cambio de una a otra ya que hasta cierta cantidad no hace falta facturar siendo autónomo.
Diferencias clave entre factura proforma y factura real
¿Qué es una factura proforma y por qué es importante conocer la diferencia entre una factura proforma y una factura real? Porque ambas se usan en contextos distintos. Aquí te dejamos una comparación:
| Característica | Factura Proforma | Factura Real |
| Valor fiscal | No tiene valor fiscal | Sí tiene valor fiscal |
| Uso en impuestos | No se usa para declaración | Se usa para declaración |
| Función principal | Estimación o presupuesto | Comprobante de pago |
| Requiere aceptación | No, es informativa | Sí, es un acuerdo legal |
¿Por qué los autónomos deben usar la factura proforma?
Aunque la factura proforma no tiene valor legal para realizar cobros, saber qué es una factura proforma es útil por varias razones:
- Transparencia: El cliente tiene claro cuánto deberá pagar antes de que se emita la factura definitiva.
- Organización: Permite llevar un control de los trabajos o productos en proceso sin complicaciones.
- Prevención de errores: Al detallar todos los costes de antemano, se evitan malentendidos con el cliente.
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