La factura simplificada es el documento fiscal que desde 2013 sustituyó al antiguo ticket de caja. Como autónomo o empresario en España, esta guía completa te explica qué es, cuándo usarla, qué datos debe incluir, cómo hacerla paso a paso con un ejemplo real y qué cambia con VERI*FACTU a partir de 2027. Todo con fuentes oficiales de la Agencia Tributaria.
¿Qué es una factura simplificada y en qué se diferencia del antiguo ticket?
La factura simplificada es el documento tributario que desde el 1 de enero de 2013 sustituyó a los antiguos tickets de caja, al entrar en vigor el Real Decreto 1619/2012. A efectos fiscales y legales, el término «ticket» desapareció: hoy se habla de factura simplificada, con validez legal propia y regulación específica de la Agencia Tributaria.
Su objetivo es agilizar la operativa en negocios con alta rotación de ventas e importes reducidos: bares, restaurantes, peluquerías, comercios minoristas o tiendas de cualquier tipo. A diferencia de la factura completa u ordinaria, no requiere incluir los datos del cliente, salvo que este los solicite expresamente para deducirse el IVA.
Diferencias entre factura simplificada y factura completa
| Característica | Factura simplificada | Factura completa (ordinaria) |
| Datos del cliente | No obligatorios (salvo para deducir IVA) | Obligatorios siempre |
| Importe máximo general | 400 € (IVA incluido) | Sin límite |
| Importe en sectores específicos | 3.000 € (IVA incluido) | Sin límite |
| Deducción de IVA del receptor | Solo si incluye NIF y domicilio del cliente | Siempre posible |
| Sectores habituales | Hostelería, retail, peluquerías, taxis | Todas las operaciones B2B |
⚠️ Nota importante
La factura simplificada está regulada por el Real Decreto 1619/2012, en vigor desde el 1 de enero de 2013. Su uso está acotado por límites de importe y tipo de operación. No puede emplearse para ventas a empresas que necesiten deducir el IVA soportado, ni para operaciones intracomunitarias, ventas a distancia ni exportaciones.
📖 Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, Reglamento de facturación — BOE
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¿Cuándo puedes usar una factura simplificada y cuándo necesitas una completa?
El uso de la factura simplificada no es libre: está delimitado por la normativa española según el importe de la operación y el tipo de actividad. Estas son las dos reglas que debes conocer.
Regla general: límite de 400 €
Puedes emitir factura simplificada para cualquier operación cuyo importe no supere los 400 euros (IVA incluido). Si el importe es 401 €, debes emitir una factura completa con todos los datos del cliente.
Excepción por sector: límite de 3.000 €
El límite se amplía hasta 3.000 euros (IVA incluido) exclusivamente en operaciones habituales de venta directa al consumidor final en los siguientes sectores:
- Ventas al por menor (tiendas, supermercados, comercios).
- Servicios de hostelería y restauración (bares, restaurantes, cafeterías).
- Transporte de personas y equipajes (taxis, VTC).
- Peluquerías e institutos de belleza.
- Lavanderías y tintorerías.
- Aparcamientos y estacionamientos.
- Autopistas de peaje.
- Revelado fotográfico y estudios fotográficos.
Cuándo debes emitir factura completa obligatoriamente
Debes usar siempre la factura completa (con nombre, NIF y domicilio del cliente) en estos casos:
- Cuando el cliente sea una empresa o profesional que quiera deducir el gasto o el IVA soportado.
- Cuando superes los límites de importe señalados.
- En ventas a distancia (e-commerce bajo ciertas condiciones), entregas intracomunitarias o exportaciones.
- En operaciones donde el sujeto pasivo sea el destinatario (inversión del sujeto pasivo).
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Con Alegra puedes configurar series separadas para facturas simplificadas y facturas completas. El sistema organiza automáticamente cada tipo de documento, calcula los importes con IVA incluido y te avisa si intentas emitir una simplificada fuera de los límites permitidos. Así reduces el riesgo de error y tienes toda tu facturación ordenada en una sola plataforma.
Datos obligatorios que debe incluir una factura simplificada
Una factura simplificada válida ante la Agencia Tributaria debe contener los siguientes campos obligatorios. A diferencia de la factura ordinaria, no es necesario incluir los datos del receptor salvo excepciones.
- Número y serie: correlativa y sin saltos. Cada ejercicio puede reiniciarse la numeración.
- Fecha de expedición: y fecha de la operación si es distinta.
- NIF, nombre y denominación social del emisor: datos completos del autónomo o empresa que emite.
- Identificación de bienes o servicios: descripción clara de lo vendido. Evitar conceptos genéricos como «varios».
- Tipo impositivo de IVA: puede indicarse «IVA incluido», pero el sistema debe calcular internamente el valor desglosado.
- Contraprestación total: importe final que abona el cliente.
Cuándo hay que añadir los datos del cliente
Si el cliente es un profesional o empresario que necesita deducirse el IVA o el IRPF, la factura simplificada debe incluir también su NIF y domicilio, así como la cuota de IVA repercutida desglosada. En este caso se habla de «factura simplificada cualificada»: solo así puede el receptor ejercer su derecho a deducción.
Cómo hacer una factura simplificada paso a paso
Emitir una factura simplificada correctamente no requiere conocimientos contables avanzados, pero sí seguir un orden preciso para que el documento sea válido ante la Agencia Tributaria. Con un software de facturación el proceso se automatiza; sin él, sigue estos seis pasos.
Encabeza el documento como «factura simplificada»
El documento debe encabezarse con el texto «Factura simplificada» de forma visible. A continuación asígnale un número correlativo único dentro de tu serie: FS-2027-001, FS-2027-002.
La numeración no puede tener saltos ni repeticiones. Si usas varias series (TPV, mostrador, online), cada una debe mantener su propia correlatividad.
Indica la fecha de emisión y la fecha de la operación
Anota la fecha del día en que emites la factura. Si la operación se realizó en un día distinto (un servicio prestado ayer que facturas hoy), debes indicar ambas fechas: fecha de operación y fecha de expedición.
Con VERI*FACTU, la fecha forma parte de la cadena de integridad: una fecha retroactiva rompe el encadenamiento y puede generar alertas en la AEAT.
Añade tus datos como emisor
Incluye siempre tus datos completos como autónomo o empresa que emite: nombre y apellidos (autónomos) o denominación social (empresas), NIF/CIF y domicilio fiscal.
El teléfono o email son opcionales. Los datos del cliente no son necesarios salvo que lo solicite para deducirse el IVA.
Describe el producto o servicio vendido
Detalla con claridad qué has vendido o prestado. Evita descripciones genéricas como «varios» o «mercadería»: pueden ser rechazadas en una inspección. Ejemplos válidos: «Menú del día – 12,50 €», «Corte de cabello caballero – 18 €», «Aparcamiento 2 horas – 4 €».
Si vendes varios artículos distintos, lista cada uno con su precio unitario y cantidad.
Aplica el IVA y calcula el total
Indica el tipo impositivo de IVA que corresponde a la operación. En una factura simplificada puedes indicar directamente «IVA incluido (21%)» sin desglosar base imponible y cuota, aunque el desglose es siempre recomendable. Los tres tipos vigentes en España son:
- 21 % — tipo general (la mayoría de bienes y servicios).
- 10 % — tipo reducido (hostelería, transporte de viajeros, alimentos en general).
- 4 % — tipo superreducido (pan, leche, libros, medicamentos).
Incluye el código QR (obligatorio con VERI*FACTU desde 2027)
A partir de las fechas de entrada en vigor de VERI*FACTU, toda factura simplificada emitida con software debe incluir un código QR generado automáticamente. Este código contiene los datos clave de la factura (NIF del emisor, importe, fecha, huella digital) y permite al cliente verificar su autenticidad en la sede electrónica de la AEAT. Un software de facturación en la nube genera este QR en cada emisión sin pasos adicionales.
🚀 #TipAlegra
Con Alegra puedes emitir facturas simplificadas en segundos desde el módulo de ventas: selecciona la serie, añade los productos o servicios con sus precios, y el sistema calcula el IVA, asigna el número correlativo, genera el código QR VERI*FACTU y registra la huella digital encadenada. El documento queda listo para imprimir o enviar al cliente sin pasos manuales.
Ejemplo de factura simplificada: cómo quedaría el documento
Aquí tienes un ejemplo real con todos los campos obligatorios correctamente cumplimentados para un bar-restaurante:
| FACTURA SIMPLIFICADA | |
| Número | FS-2027-0042 |
| Fecha de emisión | 15 de enero de 2027 |
| Emisor | Bar Restaurante El Rincón, S.L. — NIF: B12345678 Calle Mayor, 14 – 28001 Madrid |
| Concepto | Menú del día × 2 personas — 14,50 € c/u Bebidas — 4,00 € Postre — 3,00 € |
| Base imponible | 30,91 € |
| IVA (10 %) | 3,09 € |
| Total | 34,00 € |
| Código QR VERI*FACTU | [Generado automáticamente por el software de facturación] |
| Verificable en | sede.agenciatributaria.gob.es |
Amplía tu conocimiento sobre facturación 👉 Cómo hacer una factura en España: pasos y datos obligatorios
Factura simplificada y VERI*FACTU: qué cambia a partir de 2027
Con la entrada en vigor del Reglamento VERI*FACTU (Real Decreto 1007/2023, modificado por el Real Decreto-ley 15/2025), las facturas simplificadas siguen siendo válidas, pero el software que las genera debe cumplir requisitos técnicos nuevos de inalterabilidad, trazabilidad y encadenamiento.
¿Qué cambia exactamente con VERI*FACTU?
| Característica | Antes de VERI*FACTU | Con VERI*FACTU (normativa vigente) |
| Edición | Se podía borrar, reimprimir o editar un ticket si había un error. | Inalterable. No se puede borrar. Un error exige una factura rectificativa. |
| Trazabilidad | Aislada. Sin vínculo criptográfico con la factura anterior. | Encadenada. Cada factura lleva la huella (hash) de la anterior. Si se borra una, se rompe la cadena. |
| Validación | Visual. Difícil de comprobar por el cliente. | Código QR. El cliente puede escanear y verificar la factura en la AEAT. |
| Software | Cualquiera, incluidas hojas de cálculo. | Solo sistemas informáticos de facturación (SIF) que cumplan el Real Decreto 1007/2023. |
¿A quién afecta VERI*FACTU y desde cuándo?
Tras el aplazamiento aprobado por el Real Decreto-ley 15/2025, los nuevos plazos de obligatoriedad son:
- 1 de enero de 2027: contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades (SL, SA, cooperativas).
- 1 de julio de 2027: autónomos y demás obligados en España (excepto País Vasco y Navarra, con TicketBAI).
- Excluidos: quienes ya estén acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII).
⚠️ Nota importante
La obligatoriedad de VERI*FACTU para autónomos se aplaza hasta el 1 de julio de 2027. El incumplimiento puede acarrear sanciones de hasta 50.000 € por ejercicio por uso de software no conforme. Anticiparse evita problemas de última hora.
📖 Real Decreto 1007/2023 — Reglamento de sistemas informáticos de facturación — BOE
¿Qué pasa con las facturas emitidas en Word, Excel o talonario?
Las facturas hechas en Word, Excel o talonarios de papel dejan de ser válidas para la inmensa mayoría de los obligados tributarios que usen un sistema informático en su negocio.
- Word y Excel: están prohibidos porque no garantizan la inalterabilidad. Su uso puede conllevar sanciones de hasta 50.000 € por ejercicio.
- Papel o manual: solo se permite si el contribuyente no utiliza ningún sistema informático para su gestión. Si usas un ordenador para cualquier función administrativa, necesitas un SIF que cumpla VERI*FACTU.
Prepara tu negocio para VERI*FACTU 👉 Guía completa sobre VERI*FACTU: qué es y cómo afecta a tu negocio en España
Errores frecuentes al emitir facturas simplificadas (y cómo evitarlos)
La automatización reduce el error humano, pero el desconocimiento de la norma sigue siendo el principal riesgo. Estos son los errores más comunes.
Errores en los datos que invalidan la factura
- Conceptos genéricos: escribir «varios» o «mercadería» puede ser motivo de rechazo en una inspección.
- Ruptura de la serie numérica: saltarse números alerta a los sistemas de la AEAT sobre posible ocultación de ventas.
- Fecha incoherente: una fecha retroactiva rompe la cadena de hash en VERI*FACTU.
- Omitir el código QR: desde las fechas de obligatoriedad, emitir sin QR incumple el reglamento técnico.
Errores fiscales frecuentes de autónomos
- Deducir IVA de facturas anónimas: si la simplificada no incluye tu NIF y domicilio, el IVA no es deducible.
- Superar los límites de importe: emitir una simplificada por encima de 400 € (o 3.000 € fuera de los sectores permitidos) genera un error normativo.
- Emitir simplificada a empresas: el cliente no podrá deducirlo y te exigirá una factura completa, duplicando el trabajo.
🚀 #TipAlegra
Con Alegra, si te equivocas en una factura simplificada, el sistema no te permite borrarla. En su lugar, facilita crear una factura rectificativa con un solo clic, manteniendo la legalidad de la cadena. Además, al ser software en la nube, los cambios normativos de VERI*FACTU se incorporan automáticamente sin que tengas que instalar nada.
Preguntas frecuentes sobre la factura simplificada en España
Fuentes
- Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre — Reglamento de facturación
- Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre — Reglamento de sistemas informáticos de facturación
- Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre — Medidas urgentes en materia de facturación
- Facturación IVA: tipos de factura — Agencia Tributaria
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