Si actualmente te has encontrado con la dificultad de poder emitir tus comprobantes en el Facturador Gratuito del Ministerio de Hacienda, es necesario que leas esta nota.
Durante el mes de abril, el gobierno de Costa Rica fue víctima de un ataque cibernético en el que varias instituciones del estado se vieron afectadas entre ellas el Ministerio de Hacienda.
Este último detectó el robo de un terabyte de información de las bases de datos y sistemas tributarios y aduaneros con detalles sobre la renta de sus contribuyentes. Como medida de seguridad, el Ministerio deshabilitó sus servicios digitales incluyendo el sistema de facturas de Hacienda conocido mejor como el portal de Administración Tributaria Virtual (ATV).
Por esta razón la Dirección General de Tributación permitió la realización de la factura de contingencia en Costa Rica.
Alrededor del tema han surgido dudas sobre esta factura provisional, su realización y requisitos se deben cumplir para su emisión. Hoy queremos compartirte un breve resumen sobre la facturación electrónica y resolver tus dudas acerca de la contingencia.
Facturación electrónica y Hacienda
Antes de comenzar sobre el tema queremos contarte de forma breve sobre la factura electrónica. En 2018 gobierno de Costa Rica implementó la obligatoriedad de la facturación electrónica.
Esta consiste en la emisión de un comprobante electrónico que se envía por correo vía online tanto al Ministerio de Hacienda como a la persona que haya realizado una compra. El comprobante será en formato PDF y XML, siendo este último el que revisa el sistema de Hacienda.
Para cumplir con su emisión, las empresas y personas físicas deben inscribirse en el sistema del Ministerio de Hacienda y en el portal ATV. Realizado este proceso, deberán contar con un mecanismo de seguridad para firmarlos.
Una vez registradas como Emisor Receptor, se deberá adquirir la llave criptográfica y datos de contraseña de producción, en el portal de ATV.
Actualmente existen dos formas para realizar la emisión de los comprobantes; ya sea por medio del facturador gratuito o con un Proveedor Autorizado Certificado (PAC).
En este artículo puedes conocer más a detalle sobre cómo facturar en Costa Rica.
Ahora que conoces lo más importante de este proceso, resolvamos las dudas.
1. ¿Qué es el plan de contingencia?
Un plan de contingencia es un procedimiento que se debe realizar en caso de que el sistema de facturación de comprobantes electrónicos presente inconvenientes fuera de su alcance.
Estos inconvenientes pueden ser no utilizar el sistema de facturador gratuito por un error técnico de internet, no poder entrar al sistema, etc.
Actualmente la suspensión de los servicios digitales en el portal ATV ha activado estas medidas de contingencia, obligando a que todos aquellos que utilizan el facturador adopten estas.
Entonces, ¿Cómo debes realizar las facturas emitidas? Veamos.
2. ¿Cómo realizar una factura de contingencia en Costa Rica?
Si bien pueden ser varias causas las que activen el uso del plan de contingencia debes considerar que existen dos alternativas propuestas en este.
La primera alternativa es la emisión de una factura física o pre impresa. En este caso. para hacer uso de comprobantes pre impresos, deberás buscar una imprenta debidamente autorizada por la Dirección General de Tributación (DGT).
La segunda alternativa para realizar la factura de contingencia Costa Rica es la emisión de comprobantes provisionales por medio de softwares previamente autorizados que cumplan con las normativas reguladoras.
Por ejemplo, Alegra es el Software para emitir tus facturas o tiquetes de contingencia con tranquilidad.
💡Considera: estos métodos por el momento no son considerados como soporte de créditos fiscales, ni respaldo para tu contabilidad. Una vez superada la contingencia, podrán ser reemplazados por los comprobantes electrónicos para que sirvan de soporte.
3. ¿Cuáles son los requisitos para emitir una factura de contingencia?
Esta factura impresa deberá contener igual que el comprobante electrónicos, los siguientes elementos:
- La integración de una firma digital para personas físicas
- El Sello Electrónico del Banco Central de Costa Rica para personas jurídicas.
- La Llave Criptográfica del Ministerio de Hacienda, para personas físicas ( en el caso de las jurídicas tiene validez únicamente para fines tributarios).
Además, deben tener la leyenda “comprobante provisional” en caracteres mayores a 3mm de alto en la parte superior del mismo y en la parte inferior indicar:
“Este comprobante no puede ser utilizado para fines tributarios, por lo cual no se permitirá su uso para respaldo de créditos o gastos”.
💡Importante: Es necesario el uso de tu llave criptográfica. Sin ella, no podrás realizar tu comprobante.
4. ¿Por qué es importante la llave criptográfica?
Como un método de seguridad se creó la llave criptográfica. Esta garantiza la integridad y autenticidad de los comprobantes electrónicos. Para gestionarla es necesario realizar el proceso en la plataforma del Ministerio de Hacienda, la Administración Tributaria Virtual.
Debido al hackeo, en este momento no es posible realizar de manera virtual la solicitud de la llave criptográfica en la plataforma sin embargo, las personas podrán presentarse a la Administración Tributaria más cercana para realizar el trámite.
Si es tu caso, considera que para realizar la actualización de la llave criptográfica necesitarás la siguiente documentación:
Para personas físicas:
- Cédula de identidad
- Nota de solicitud y dirección de correo electrónico al que desea que se envía el certificado de seguridad.
Personas jurídicas:
- Personería jurídica
- Cédula de identidad del representante legal.
- Nota de solicitud firmada por el representante legal y dirección de correo electrónico al que desea que se le envíe el certificado de seguridad.
💡Importante: Si el trámite lo realizará un tercero por ti este deberá estar autorizado por un notario o abogado.
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