Gu铆a definitiva de Facturaci贸n Electr贸nica en Costa Rica

Facturaci贸n electr贸nica Costa Rica

El 14 de febrero de 2017, la Direcci贸n General de Tributaci贸n lanz贸 un proyecto piloto para grandes contribuyentes que se extendi贸 hasta el 2018. Su intenci贸n era introducir la facturaci贸n electr贸nica en Costa Rica. Desde entonces, las empresas est谩n obligadas a inscribirse en el sistema del Ministerio de Hacienda, en el portal ATV (Administraci贸n Tributaria Virtual) y emitir los comprobantes electr贸nicos.

馃憖 隆Ojo! La factura electr贸nica tiene la misma eficacia legal que las de papel y su implementaci贸n puede ser muy sencilla gracias a un sistema de facturaci贸n online. Sigue leyendo y ent茅rate todo lo que debes saber sobre la facturaci贸n electr贸nica en Costa Rica y qu茅 herramientas facilitan su implementaci贸n.

驴C贸mo funciona la facturaci贸n electr贸nica en Costa Rica?

La factura electr贸nica es un documento que se env铆a de forma online tanto al Ministerio de Hacienda en formato XML, como al cliente en formato PDF v铆a correo electr贸nico.

El XML (Extensible Markup Language/Lenguaje de Marcas Extensibles) es un formato universal que permite el intercambio de informaci贸n entre las distintas plataformas existentes.聽

Ten en cuenta que:

  • La factura electr贸nica en Costa Rica requiere la integraci贸n de una firma digital para personas f铆sicas y el Sello Electr贸nico del Banco Central de Costa Rica para personas jur铆dicas.
  • La Llave Criptogr谩fica del Ministerio de Hacienda para personas f铆sicas y jur铆dicas tiene validez 煤nicamente para fines tributarios.聽
  • Las facturas se deben archivar por un per铆odo de 5 a帽os conforme con el art铆culo 109 del C贸digo de Procedimiento y Normativa Tributaria.
  • El archivo es obligatorio tanto para el emisor como para el receptor.

驴Cu谩les son los requisitos para ser facturador electr贸nico en Costa Rica?

聽Ser facturador electr贸nico en Costa Rica se puede lograr en tan solo 4 pasos:

  1. Inscr铆bete como contribuyente en el Ministerio de Hacienda

Como empresa o persona jur铆dica deber谩s estar registrado ante el Ministerio de Hacienda, y lo puedes hacer mediante el portal de Administraci贸n Tributario Virtual (ATV) o en las oficinas de Hacienda.

En caso de hacerlo desde el portal del Ministerio de Hacienda:

  • Ve a la parte de 鈥渟ervicios tributarios鈥 y haz clic en ATV.
  • Haz clic a 鈥淐rea tu cuenta de usuario鈥.
  • Escoge el tipo de identificaci贸n.
  • Agrega tu n煤mero de identificaci贸n, fecha de nacimiento y fecha de vencimiento del documento.
  • Haz clic en 鈥淎ceptar鈥.
  • Llena el formulario en 鈥淐rear cuenta de usuario鈥.
  • Posteriormente, aparecer谩 un mensaje como: 鈥淐onfirmar la TIV鈥 o la Tarjeta de Identificaci贸n Virtual.聽
  • Confirma la tarjeta con la informaci贸n que llegar谩 a tu correo electr贸nico.

馃殌TipAlegra: recuerda tener a la mano tu documento de identificaci贸n vigente, n煤mero de medidor del domicilio fiscal del 鈥渃ontribuyente, responsable o declarante鈥 y el nombre del representante legal.

  1. Reg铆strate como emisor-receptor

Podr谩s registrarte Emisor-Receptor en el Registro 脷nico Tributario (RUT) mediante la p谩gina del Portal de Administraci贸n Tributario Virtual (ATV). Esto te permitir谩 enviar y recibir comprobantes electr贸nicos a trav茅s de un proveedor de facturaci贸n electr贸nica.

requisitos para ser facturador electr贸nico

  1. Ten tu llave criptogr谩fica

Tu factura electr贸nica solo ser谩 v谩lida si es firmada digitalmente con la llave criptogr谩fica. Y lo logras en tan solo dos pasos:

  1. Accede al Portal de ATV y haz clic en 鈥淐omprobantes electr贸nicos鈥.
  2. Realiza el registro de la llave criptogr谩fica.聽

Luego, el sistema enviar谩 la llave a tu correo electr贸nico y podr谩s facturar con la legitimidad exigida. F谩cil, 驴verdad?

  1. Busca un software de confianza

Con ayuda de un software de facturaci贸n electr贸nica podr谩s simplificar el proceso de emisi贸n de comprobantes, como:

  • Enviar autom谩ticamente a la Direcci贸n General de Tributaci贸n.
  • Recibir tus facturas y presentarlas ante Hacienda.
  • Almacenarlas por tiempo indefinido.

馃殌 隆Con Alegra podr谩s configurar f谩cilmente tu llave criptogr谩fica de producci贸n, comenzar a facturar inmediatamente y disfrutar de los beneficios mencionados!

Requisitos m铆nimos para llenar una factura electr贸nica en Costa Rica

Para que todas tus facturas electr贸nicas sean v谩lidas y sirvan como respaldo de los cr茅ditos fiscales y gastos deducibles, deben cumplir con estos requisitos m铆nimos:

  • Datos del declarante.
  • Que el documento se llame 鈥渇actura electr贸nica, 鈥渢iquete electr贸nico鈥 o 鈥渘ota de cr茅dito electr贸nica鈥.
  • Numeraci贸n consecutiva.
  • Clave num茅rica.
  • Llave criptogr谩fica.
  • El documento debe enviarse en formato PDF y XML, seg煤n lo estipulado por la Administraci贸n Tributaria.聽
  • Fecha de emisi贸n del documento electr贸nico.

驴Cu谩les son los tipos de comprobantes electr贸nicos?

Los comprobantes electr贸nicos son documentos tributarios generados y transmitidos al momento de vender bienes o servicios y su emisi贸n se lleva a cabo en formato XML. En Costa Rica existen cinco tipos de documentos, seg煤n la operaci贸n que le corresponda:聽

  • Factura electr贸nica general.
  • Factura electr贸nica de compra.
  • Factura electr贸nica de exportaci贸n.
  • Nota de Cr茅dito.
  • Nota de D茅bito.
  • Ticket electr贸nico.
  • Acuses de aceptaci贸n o rechazo de documentos.

馃憖 Mira este video para aprender un poco m谩s de los tipos de comprobantes electr贸nicos en Costa Rica.

Ventajas de la factura electr贸nica en Costa Rica

  • Disminuir谩s los costos de operaci贸n, bien sea uso de papel, impresi贸n y almacenamiento en bodegas.
  • Tendr谩s reportes autom谩ticos a tiempo real que te permitir谩n conocer toda la situaci贸n financiera de tu negocio cuando lo necesites.
  • Automatizar谩s procesos y disminuir谩s errores al momento de crear una factura.聽
  • Aumentar谩s la productividad en tu emprendimiento.
  • Todo ser谩 almacenado en la nube, de manera segura y r谩pida.
  • Podr谩s facturar desde cualquier dispositivo, como laptop, computadora, celular o tablet.

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驴Cu谩les son los actores involucrados en el proceso de facturaci贸n electr贸nica en Costa Rica?

Existen distintos actores dentro del proceso de facturaci贸n electr贸nica seg煤n el tipo de contribuyente que seas:

  • Emisor/Receptor: es el contribuyente que emite los comprobantes electr贸nicos. Comprende casi la totalidad de entidades y personas ejerciendo actividades comerciales. Todos los emisores electr贸nicos son tambi茅n receptores de dichos comprobantes, de acuerdo con la legislaci贸n actual.聽
  • Receptor electr贸nico no emisor: comprende a las personas f铆sicas o jur铆dicas que gozan de beneficios fiscales y a la Administraci贸n P煤blica.
  • Receptor manual: se trata de qui茅n recibe una representaci贸n gr谩fica y tangible del comprobante electr贸nico en el mismo acto de la compraventa.

馃摑NotaAlegra: ten presente que debes entregar la factura impresa de ser solicitada por el cliente. Por ejemplo: para el cliente en punto de venta se deber谩 entregar una representaci贸n gr谩fica de la factura electr贸nica, denotando validez de la misma.

Si te qued贸 alguna duda, con este video comprender谩s mucho m谩s sobre la Facturaci贸n Electr贸nica馃憞.

驴C贸mo puedo automatizar la emisi贸n y recepci贸n de facturas electr贸nicas?

Si bien los beneficios de la facturaci贸n electr贸nica son muchos, la automatizaci贸n de este procedimiento garantiza a las empresas y emprendedores:聽

  • Ganar tiempo.
  • Disminuir procesos.
  • Controlar mejor su negocio.

Adem谩s, con la integraci贸n de un sistema de gesti贸n, podr谩s:

  • Automatizar la emisi贸n y entrega de facturas de venta que son enviadas de forma autom谩tica a la DGT (Direcci贸n General de Tributaci贸n) y al mismo tiempo, a los destinatarios.聽
  • Sincronizar de forma autom谩tica tus productos, clientes y facturas.聽
  • Gestionar tu inventario online.
  • 隆Y mucho m谩s!

En Alegra podr谩s hacer todo eso y mucho m谩s gracias a su herramienta para facturaci贸n electr贸nica 谩gil en tu Terminal de Punto de Venta 鈥 POS Costa Rica.

驴Cu谩les son los pasos a seguir para emitir mi primera factura electr贸nica Costa Rica?

Emitir tu primer factura electr贸nica ser谩 un proceso muy sencillo con Alegra:

  1. Ingresa con tu usuario y contrase帽a a la plataforma Alegra.com/costarica/.
  2. Selecciona la opci贸n 芦Facturas de venta禄.
  3. Haz clic en: 芦Nueva factura de venta禄.
  4. Completa los campos del formulario.
  5. Haz clic en 芦Emitir禄 para generar los documentos electr贸nicos.

馃殌TipAlegra: recuerda configurar la informaci贸n de tu empresa por 煤nica vez.聽

La factura electr贸nica es un documento con la misma validez legal que las facturas tradicionales en papel y cuenta con diversos beneficios para los emprendedores. La emisi贸n de estos archivos automatizar谩 procesos y permitir谩 ganar m谩s tiempo para ti y tu empresa.聽

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Luis Marav铆
Luis Marav铆

Comunicador y periodista que ama la contabilidad, los retos y las pel铆culas de superh茅roes. Lo que m谩s valoro es una buena conversaci贸n sobre negocios y emprendimiento.鈥