El 14 de febrero de 2017, la Dirección General de Tributación lanzó un proyecto piloto para grandes contribuyentes que se extendió hasta el 2018. Su intención era introducir la facturación electrónica en Costa Rica. Desde entonces, las empresas están obligadas a inscribirse en el sistema del Ministerio de Hacienda, en el portal ATV (Administración Tributaria Virtual) y emitir los comprobantes electrónicos.
👀 Sigue leyendo y entérate todo lo que debes saber sobre la facturación electrónica en Costa Rica y qué herramientas facilitan su implementación.
¿Qué se entiende por factura electrónica?
La factura electrónica tiene la misma eficacia legal que las de papel y su implementación puede ser muy sencilla gracias a un sistema de facturación online.
¿Qué es facturación electrónica Costa Rica?
La factura electrónica es un documento que se envía de forma online tanto al Ministerio de Hacienda en formato XML, como al cliente en formato PDF vía correo electrónico.
El XML (Extensible Markup Language/Lenguaje de Marcas Extensibles) es un formato universal que permite el intercambio de información entre las distintas plataformas existentes.
¿Cómo funciona la facturación electrónica en Costa Rica?
- La factura electrónica en Costa Rica requiere la integración de una firma digital para personas físicas y el Sello Electrónico del Banco Central de Costa Rica para personas jurídicas.
- La Llave Criptográfica del Ministerio de Hacienda para personas físicas y jurídicas tiene validez únicamente para fines tributarios.
- Las facturas se deben archivar por un período de 5 años conforme con el artículo 109 del Código de Procedimiento y Normativa Tributaria.
- El archivo es obligatorio tanto para el emisor como para el receptor.
¿Cuáles son los requisitos para ser facturador electrónico en Costa Rica?
Ser facturador electrónico en Costa Rica se puede lograr en tan solo 4 pasos:
1. Inscríbete como contribuyente en el Ministerio de Hacienda
Como empresa o persona jurídica deberás estar registrado ante el Ministerio de Hacienda, y lo puedes hacer mediante el portal de Administración Tributario Virtual (ATV) o en las oficinas de Hacienda.
En caso de hacerlo desde el portal del Ministerio de Hacienda:
- Ve a la parte de “servicios tributarios” y haz clic en ATV.
- Haz clic en “Crea tu cuenta de usuario”.
- Escoge el tipo de identificación.
- Agrega tu número de identificación, fecha de nacimiento y fecha de vencimiento del documento.
- Haz clic en “Aceptar”.
- Llena el formulario en “Crear cuenta de usuario”.
- Posteriormente, aparecerá un mensaje como: “Confirmar la TIV” o la Tarjeta de Identificación Virtual.
- Confirma la tarjeta con la información que llegará a tu correo electrónico.
🚀TipAlegra: recuerda tener a la mano tu documento de identificación vigente, número de medidor del domicilio fiscal del “contribuyente, responsable o declarante” y el nombre del representante legal.
2. Regístrate como emisor-receptor
Podrás registrarte Emisor-Receptor en el Registro Único Tributario (RUT) mediante la página del Portal de Administración Tributario Virtual (ATV). Esto te permitirá enviar y recibir comprobantes electrónicos a través de un proveedor de facturación electrónica.
3. Ten tu llave criptográfica
Tu factura electrónica solo será válida si es firmada digitalmente con la llave criptográfica. Y lo logras en tan solo dos pasos:
- Accede al Portal de ATV y haz clic en “Comprobantes electrónicos”.
- Realiza el registro de la llave criptográfica.
Luego, el sistema enviará la llave a tu correo electrónico y podrás facturar con la legitimidad exigida. Fácil, ¿verdad?
4. Busca un software de facturación de confianza
Con ayuda de un software de facturación electrónica podrás simplificar el proceso de emisión de comprobantes, como:
- Enviar automáticamente a la Dirección General de Tributación.
- Recibir tus facturas y presentarlas ante Hacienda.
- Almacenarlas por tiempo indefinido.
🚀 ¡Con Alegra podrás configurar fácilmente tu llave criptográfica de producción, comenzar a facturar inmediatamente y disfrutar de los beneficios mencionados!
📌 Lectura recomendada: Pasos para activarte en la DGT como facturador electrónico con Alegra Contabilidad – Costa Rica
Requisitos mínimos para llenar una factura electrónica en Costa Rica
Para que todas tus facturas electrónicas sean válidas en Costa Rica y sirvan como respaldo de los créditos fiscales y gastos deducibles, deben cumplir con estos requisitos mínimos:
- Datos del declarante.
- Que el documento se llame “factura electrónica, “tiquete electrónico” o “nota de crédito electrónica”.
- Numeración consecutiva.
- Clave numérica.
- Llave criptográfica.
- El documento debe enviarse en formato PDF y XML, según lo estipulado por la Administración Tributaria.
- Fecha de emisión del documento electrónico.
¿Cuáles son los tipos de comprobantes electrónicos?
Los comprobantes electrónicos son documentos tributarios generados y transmitidos al momento de vender bienes o servicios y su emisión se lleva a cabo en formato XML. En Costa Rica existen cinco tipos de documentos, según la operación que le corresponda:
- Factura electrónica general.
- Factura electrónica de compra.
- Factura electrónica de exportación.
- Nota de Crédito.
- Nota de Débito.
- Ticket electrónico.
- Acuses de aceptación o rechazo de documentos.
Mira este video para aprender un poco más de los tipos de comprobantes electrónicos en Costa Rica.
Ventajas de la factura electrónica en CR
- Disminuyes los costos de operación, bien sea uso de papel, impresión y almacenamiento en bodegas.
- Tienes reportes automáticos a tiempo real que te permitirán conocer toda la situación financiera de tu negocio cuando lo necesites.
- Automatizas procesos y disminuyes errores al momento de crear una factura.
- Aumentas la productividad en tu emprendimiento.
- Todo se almacena en la nube de manera segura y rápida.
- Puedes facturar desde cualquier dispositivo, como laptop, computadora, celular o tablet.
¿Cuáles son los actores involucrados en el proceso de facturación electrónica en Costa Rica?
Existen distintos actores dentro del proceso de facturación electrónica según el tipo de contribuyente que seas:
- Emisor/Receptor: es el contribuyente que emite los comprobantes electrónicos. Comprende casi la totalidad de entidades y personas ejerciendo actividades comerciales. Todos los emisores electrónicos son también receptores de dichos comprobantes, de acuerdo con la legislación actual.
- Receptor electrónico no emisor: comprende a las personas físicas o jurídicas que gozan de beneficios fiscales y a la Administración Pública.
- Receptor manual: se trata de quién recibe una representación gráfica y tangible del comprobante electrónico en el mismo acto de la compraventa.
🚀TipAlegra: ten presente que debes entregar la factura impresa de ser solicitada por el cliente. Por ejemplo: para el cliente en punto de venta se deberá entregar una representación gráfica de la factura electrónica, denotando validez de la misma.
Si te quedó alguna duda, con este video aprenderás cómo hacer una factura tradicional y electrónica. 👇
¿Cómo puedo automatizar la emisión y recepción de facturas electrónicas?
Si bien los beneficios de la facturación electrónica son muchos, la automatización de este procedimiento garantiza a las empresas y emprendedores:
- Ganar tiempo.
- Disminuir procesos.
- Controlar mejor su negocio.
Además, con la integración de un sistema de gestión, podrás:
- Automatizar la emisión y entrega de facturas de venta que son enviadas de forma automática a la DGT (Dirección General de Tributación) y al mismo tiempo, a los destinatarios.
- Sincronizar de forma automática tus productos, clientes y facturas.
- Gestionar tu inventario online.
- ¡Y mucho más!
En Alegra podrás hacer todo eso y mucho más gracias a su herramienta para facturación electrónica ágil en tu Terminal de Punto de Venta – POS Costa Rica.
¿Cómo se hace una factura electrónica?
Emitir tu primer factura electrónica será un proceso muy sencillo con Alegra:
- Ingresa con tu usuario y contraseña a la plataforma Alegra.com/costarica/.
- Selecciona la opción «Facturas de venta».
- Haz clic en: «Nueva factura de venta».
- Completa los campos del formulario.
- Haz clic en «Emitir» para generar los documentos electrónicos.
🚀TipAlegra: recuerda configurar la información de tu empresa por única vez.
La factura electrónica es un documento con la misma validez legal que las facturas tradicionales en papel y cuenta con diversos beneficios para los emprendedores.
La emisión de estos archivos automatizará procesos y permitirá ganar más tiempo para ti y tu empresa.
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