Guía definitiva de Facturación Electrónica en Costa Rica

Luego de que Costa Rica lanzará un proyecto piloto para grandes contribuyentes el 14 de febrero de 2017, el sistema de facturación electrónica se introdujo gradualmente y finalmente se convirtió en obligatorio para todos los tributarios del país en 2018. Desde entonces, las empresas están obligadas a inscribirse en el sistema del Ministerio de Hacienda, en el portal ATV (Administración Tributaria Virtual) y emitir facturas en formato electrónico.

Este documento electrónico es el más común entre los emprendedores ya que rige con la misma eficacia legal que las facturas de papel y su implementación puede ser increíblemente sencilla gracias a un sistema de facturación online.

Facturación electrónica Costa Rica

Pero antes de entrar en los detalles de este punto, veamos primero ¿cómo funciona la facturación electrónica en Costa Rica? ¿Cuáles son los requisitos para ser facturador electrónico? ¿Cuáles son los tipos de comprobantes electrónicos?

En este post, encontrarás todo lo que debes saber sobre facturación electrónica en Costa Rica además de las herramientas que facilitan enormemente la implementación de la factura.

✅¿Cómo funciona la facturación electrónica en Costa Rica?

La factura electrónica es un documento que se envía de forma online tanto al Ministerio de Hacienda, como al correo electrónico de quien haya realizado una compra. Este documento electrónico está compuesto por una imagen que el cliente puede ver como una factura (PDF) y otra versión (XML) que es la que revisa el sistema de Hacienda.

Para poder emitir comprobantes electrónicos, los contribuyentes deben registrarse en el portal de ATV  y contar con un mecanismo de seguridad para firmarlos, de esta manera se garantizará su integridad y autenticidad. 

Debes tener en cuenta que:

  • La factura electrónica en Costa Rica requiere la integración de una firma digital para personas físicas; y el Sello Electrónico del Banco Central de Costa Rica para las jurídicas.
  • La Llave Criptográfica del Ministerio de Hacienda, para personas físicas y jurídicas tiene validez únicamente para fines tributarios. Para saber más sobre cómo configurar la información y llave criptográfica de tu empresa haz click aquí
  • Las facturas se deben archivar por un período de 5 años conforme con el artículo 109 del Código de Procedimiento y Normativa Tributaria. El archivo es obligatorio tanto para el emisor como para el receptor.  

✅¿Cuáles son los requisitos para ser facturador electrónico en Costa Rica?

Uno de los trámites previos que hay que realizar para que un contribuyente aplique como emisor de factura electrónica en Costa Rica, es inscribirse en la Administración Tributaria Virtual (ATV) de la manera adecuada y en función al tipo de contribuyente que éste sea. Por ejemplo: emisor electrónico, receptor electrónico no emisor o receptor manual. Veremos luego de qué tratan estas categorías. 

requisitos para ser facturador electrónico

Una vez realizado el registro como Emisor Receptor, deberá adquirir la llave criptográfica y datos de contraseña de producción, en el portal de ATV.

La factura electrónica, por su parte, también debe cumplir con ciertos criterios como la numeración consecutiva, la clave numérica, condiciones de la venta o servicio y la identificación del contribuyente, entre otros.

✅¿Cuáles son los tipos de comprobantes electrónicos?

Los comprobantes electrónicos son generados y transmitidos al momento de vender bienes o servicios. La emisión de comprobantes se realiza en formato XML y a continuación detallaremos los diferentes tipos que existen según la operación que le corresponda: 

  • Factura electrónica general
  • Factura electrónica de compra
  • Factura electrónica de exportación
  • Nota de Crédito
  • Nota de Débito
  • Ticket electrónico

Por último existen también los correspondientes a “mensajes de confirmación” los cuales deben ser emitidos por los receptores electrónicos. El proceso de control fiscal se lleva a cabo a través de mensajes de aceptación y rechazo. Estos mensajes son: el mensaje Hacienda y el mensaje receptor.

✅¿Cuáles son los actores involucrados en el proceso de facturación electrónica en Costa Rica?

Como hemos mencionado anteriormente, es requisito obligatorio darse de alta ante la ATV en función al tipo de contribuyente que seas:

  • Emisor/Receptor: se trata del contribuyente que emite los comprobantes electrónicos. Comprende casi la totalidad de entidades y personas ejerciendo actividades comerciales. Todos los emisores electrónicos son también receptores de dichos comprobantes, de acuerdo con la legislación actual. 
  • Receptor electrónico no emisor: comprende a las personas físicas o jurídicas que gozan de beneficios fiscales y a la Administración Pública.
  • Receptor manual: se trata de quien recibe una representación gráfica y tangible del comprobante electrónico en el mismo acto de la compraventa.

En cuanto al formato de impresión de la factura electrónica Costa Rica los contribuyentes deberán entregar una factura impresa a los clientes que lo soliciten por el medio que se acuerde. Por ejemplo: para el cliente en punto de venta se deberá entregar una representación gráfica de la factura electrónica denotando validez de la misma.

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✅¿Cómo puedo automatizar la emisión y recepción de facturas electrónicas?

Si bien los beneficios de la facturación electrónica son muchos, la automatización de este procedimiento garantiza a las empresas y emprendedores no sólo ganar tiempo, sino disminuir sus procesos y controlar mejor sus negocios.

Mediante la integración de un sistema de gestión, es posible automatizar la generación y entrega de facturas de venta que son enviadas de forma automática a la DGT (Dirección General de Tributación) y al mismo tiempo, a los destinatarios. Gracias a un sistema de factura electrónica como Alegra, puedes crear tus facturas de venta en minutos y guardarlas por tiempo indefinido. 

Como también (y muy importante a la hora de ganar tiempo para dedicarle a tu negocio) puedes sincronizar de forma automática tus productos, clientes y facturas gracias a su herramienta para Facturación electrónica ágil en tu Terminal de Punto de Venta – POS Costa Rica. Disfrutarás de los beneficios de gestionar tu inventario online y elaborar tus facturas usando tus productos y servicios previamente creados en Alegra o creados fácilmente desde el POS.

✅¿Cuáles son los pasos a seguir para emitir mi primer factura electrónica Costa Rica?

Implementando un software como el de Alegra, emitir tu primer factura electrónica será un proceso muy sencillo. Pero antes, deberás configurar la información de tu empresa por única vez siguiendo las instrucciones que encontrarás haciendo click aquí

Ahora sí, en tan sólo 5 simples pasos podrás emitir tu factura electrónica:

  1. Ingresa con tu usuario y contraseña a la plataforma Alegra.com/costarica/
  2. Selecciona la opción «Facturas de venta»
  3. Haz clic en: «Nueva factura de venta»
  4. Completa los campos del formulario
  5. Haz clic en «Emitir» para generar los documentos electrónicos.

La adopción masiva de la facturación electrónica en Costa Rica, como en otros países de América Latina, ha sido un proceso gradual. Comenzó con un proyecto piloto en 2017 que involucró a un grupo selecto de empresas y se expandió para cubrir a todos los contribuyentes en noviembre de 2018. Como en el resto de países donde se ha implementado, el sistema está experimentando cambios y mejoras a medida que se implementa su uso. 

Descubre todos los beneficios de la facturación electrónica en Costa Rica y cumple con las leyes vigentes, a través de una solución completa para enviar y recibir facturas de forma automatizada y totalmente integrada en el sistema de gestión de una empresa.

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