Ante la aparición de tecnologías y la necesidad de agilizar distintos trámites, el gobierno nacional se vio en la necesidad de encontrar una forma de regularizar la certificación de documentos a través de internet.
De allí nace la firma electrónica; con la finalidad de que sus usuarios puedan realizar transacciones con un clic.
Veamos primero de que se trata la firma electrónica y más adelante en el artículo hablaremos sobre su importancia y relación con la factura electrónica en Panamá.
¿Qué es la firma electrónica Panamá y quién la regula?
La firma electrónica nace mediante la ley 51 del 22 de julio del 2008 para poder brindar la validez necesaria a los documentos electrónicos y certificación de firmas digitales.
Es regulada y administrada por la Dirección Nacional de Firma Electrónica, una división del Registro Público de Panamá. Además, este se encarga de la gestión de certificados electrónicos a nivel nacional.
Esta es simplemente un conjunto de sonidos, símbolos o datos vinculados a un documento electrónico (certificado electrónico calificado), que ha sido adoptado o utilizado por una persona con la intención precisa de identificarse y aceptar o adherirse al contenido de un documento electrónico.
¿Quiénes deben utilizar la firma electrónica en Panamá?
No hay limitación en el tipo de usuario que puede utilizarla.
La firma electrónica puede ser utilizada por cualquier persona natural (individuo o independiente) o por cualquier persona jurídica (a través de su representante legal) para poder firmar de manera más rápida e instantánea distintos contratos y documentos que así requieran sin la necesidad de imprimirlos.
Las personas que sí estarán obligadas son las que deseen adoptar factura electrónica a través de PAC. Ya estaremos hablando más acerca de ello a continuación.
¿Cómo se obtiene la firma electrónica?
Deberás agendar una cita con un funcionario de la Dirección Nacional de Firma Electrónica, entidad reguladora de la misma, a través del correo electrónico de contacto en su sitio web.
Antes de esto, deberás reunir los requisitos que le estaremos explicando más abajo en este mismo artículo.
Firma Electrónica Simple vs. Firma Electrónica Calificada
Existen dos clases de la firma electrónica y ambas tienen grandes diferencias en su seguridad, principalmente:
Firma Electrónica Simple
Es la clase más común y que muchos utilizamos diariamente sin darnos cuenta.
Esta puede ser la clave o contraseña que utilizas para acceder a tus aplicaciones móviles o cuentas que tengas por internet.
Puede estar compuesto por números, letras, caracteres especiales, o una combinación de todas las mencionadas anteriormente.
Firma Electrónica Calificada
En cambio, una firma electrónica calificada es mucho más compleja que la primera mencionada. Está respaldada por un certificado electrónico calificado y se añade a un dispositivo criptográfico (Tarjeta inteligente o Token USB).
Cuenta con la misma validez que una firma que realices físicamente con tu bolígrafo.
- Permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio posterior de los datos firmados.
- Está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere.
- Ha sido creada utilizando dispositivos seguros de creación de firmas electrónicas, los cuales mantiene el firmante bajo su control exclusivo
La firma electrónica calificada contiene dos claves:
Clave Privada
Solo es conocida por el propietario de la firma electrónica. Sirve para descifrar datos y no se puede duplicar, está protegida por medio de un PIN.
Clave Pública
Sirve para que otros usuarios puedan consultar a través de internet si la firma electrónica es totalmente válida y realmente le pertenece al usuario con el que están haciendo negocios o trámites.
¿Para qué puedo utilizar la firma electrónica?
La firma electrónica tiene una variedad de beneficios entre los cuales podemos destacar los siguientes:
- Aumenta la rapidez de autorizaciones internas y externas a tu empresa.
- Ayudas al medio ambiente al evitar imprimir documentos.
- Permite poder adoptar la factura electrónica ya que es uno de los requisitos (PAC)
- Mayor ahorro de tiempo y dinero.
- Facilita tanto al comercio tradicional como al comercio electrónico en Panamá.
- Mayor transparencia en la gestión gubernamental.
Es como si estuvieras colocando tu firma con tu puño y letra en un contrato validando su aceptación.
Además, podrás manejar todo por medio de internet sin imprimir papeles innecesariamente, como lo harías con tu contabilidad en la nube con Alegra.
¿Cuáles documentos puedo firmar por medio de firma electrónica?
Todos los documentos que desees y que requieran de tu firma. Algunos ejemplos sencillos pueden ser:
- Apertura de cuenta bancaria
- Contratos de compra y venta
- Contratos de trabajo
- Contratos de prestaciones de servicios
- Cotizaciones de compra de productos o servicios
…Y muchos otros más. Puedes firmar documentos de carácter nacional e internacional.
¿Cuánto cuesta la firma electrónica?
Para personas naturales, persona jurídica y profesionales independientes el costo será de B/. 50.00 (pago único).
En cuanto al representante de persona jurídica el costo será de B/. 150.00.
El pago se realiza mediante una boleta de pago 02 en cualquier sucursal del Banco Nacional de Panamá o mediante transferencia bancaria a la siguiente cuenta:
Nombre de Cuenta: REGISTRO PÚBLICO Fondo General
Banco: Banco Nacional de Panamá
Tipo: Cuenta Corriente
Número de Cuenta: 10000054978
Requisitos para obtener una firma electrónica
La Dirección Nacional de Firma Electrónica únicamente emite este certificado a nacionales y extranjeros debidamente inscritos en el Tribunal Electoral.
El certificado electrónico es el medio que garantiza la identidad de la persona y le permite generar una firma electrónica calificada.
Además de lo mencionado, debes cumplir con los requisitos nombrados por la Dirección Nacional de Firma Electrónica resumidos en el siguiente cuadro:
La firma electrónica y la factura electrónica
Han surgido dudas entre los diferentes emprendedores, dueños de negocios y contadores sobre la relación que guarda la firma electrónica con la factura electrónica.
A pesar de que no es un requisito para los contribuyentes que opten por emitir facturas a través del facturador gratuito (SFEP), si lo es para los que deseen adoptar factura electrónica a través de PACs (Proveedores de Autorización Calificados).
La idea de la firma electrónica es que le otorgue la validez jurídica a las facturas electrónicas de cada contribuyente que también podrá emitirlas con Alegra fácilmente.
Las facturas, al igual que cualquier contrato, tienen carácter legal. Pueden ser utilizadas, por ejemplo, para futuras reclamaciones en disputas entre proveedores y clientes. Es por ello su importancia.
No significa que solo con dar clic en esta opción obtendrás la misma. Hacen falta algunos pasos adicionales.
La opción solamente te permite delegar la responsabilidad de ir a retirar esta firma electrónica calificada a una persona de tu confianza.
De esta manera la persona (distinta al representante legal) pueda aproximarse y completar el proceso de retiro en las oficinas de la Dirección Nacional de Firma Electrónica.
No lo dudes más, comienza a utilizar la facturación electrónica con tu cuenta de Alegra. ¡Tendrás grandes ventajas al utilizar nuestro periodo de prueba gratuito de 15 días!
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