Guía para manejar tu negocio en vacaciones

Para muchos emprendedores, tomar vacaciones es una decisión difícil porque implica dejar el negocio sin su supervisión directa, sin embargo, es una necesidad que debe ser parte de las actividades de todo emprendedor y un acto de confianza con los miembros de su equipo.

Por ello, preparamos esta guía para orientar el camino que debes seguir antes, durante y después de tus vacaciones, teniendo a la tecnología como la mejor compañera de viaje:

Antes del viaje

 

Decide las fechas:

Empieza por fijar los días que tomarás de vacaciones teniendo en cuenta que no coincidan con fechas donde se requiera tu presencia en la oficina. Una vez definido, bloquea tu agenda de actividades en estas fechas y comunícalo a tu equipo de trabajo.

Organiza a tu equipo:

Haz un listado de las actividades que requieren de mayor responsabilidad y delega algunas de tus funciones entre los miembros con más experiencia en tu equipo, además, establece un sistema de comunicación para no perder el contacto mientras estás de viaje, este puede ser vía email para asuntos no urgentes o por chat si es algo que requiere tu prioridad. De esta manera, también estarás educando a tu equipo sobre la organización de actividades y resolución de problemas por su cuenta.

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Comunica a tus clientes:

Es importante que envíes una notificación a tus clientes comunicando tu ausencia y el nombre de la persona que quedará a cargo de la relación con ellos. Esto lo puedes hacer con los clientes con quien tienes más cercanía, así también estarás dando un tratamiento especial que valorarán mucho. También, no olvides dejar configurado tu correo electrónico con una respuesta automática informando los días que estarás de vacaciones.

Descarga las apps que necesitas:

Ir de viaje es la oportunidad para montar tu oficina móvil desde el celular. Descarga todas las apps que necesitas: para comunicarte con tu equipo (HangOut), para organizar tareas (Asana), para trabajar de manera colaborativa (Google Docs), y para administrar y controlar tu negocio (Alegra). También, activa las redes sociales desde tu celular para no perder de vista las acciones de comunicación de tu empresa y la competencia.

Elige un lugar con buen internet:

Si bien las vacaciones son para descansar y desconectarse, pueden surgir oportunidades en tu negocio que debes aprovechar,  así que elige un lugar con buena conexión a internet para que puedas conectarte sin problemas cuando sea necesario tu apoyo.

Durante el viaje

 

Mantén el equilibrio:

El hecho de estar conectado al trabajo no significa que debas hacerlo a tiempo completo, recuerda que tu prioridad es descansar y recargarte de energía, así que ponte un límite y atiende sólo los casos urgentes o acciones que requieren de tu decisión. Puedes fijar una hora al día para revisar temas del trabajo y responder consultas de tu equipo, y así no mezclar con tus actividades de vacaciones.

Disfruta de tus actividades favoritas:

Ya sea tu destino de vacaciones la playa, la montaña o una gran ciudad, aprovecha para abrir tu mente y conectarte con ese lugar. Las experiencias en nuevos ambientes aumentan la creatividad y activan la capacidad para resolver problemas.

Aprende algo nuevo:

Aprovecha los días de descanso del trabajo para dedicarlos a hacer algo desafiante o lo que siempre estuviste postergando. Si estás en la playa puedes experimentar un curso de buceo, o si tu destino es la montaña una buena actividad es la escalada en roca, en ambos casos la conexión con la naturaleza ayudará a recargarte de buena energía, además, la satisfacción de explorar nuevas experiencias desafiantes aportará mucho a tu motivación y vida laboral.

Después del viaje

 

Reúnete con tu equipo:

De vuelta al trabajo debes ponerte al día de todo lo que pasó durante tu ausencia para reorganizarte y retomar el ritmo. Además, aprovecha ese espacio para compartir anécdotas de tus vacaciones con tu equipo y así fortalecer la buena relación y confianza con tus colaboradores.

Revisa los reportes:

Haz una revisión de los indicadores de desempeño de tu negocio como ingresos, gastos, ventas, productos más demandados, para que tengas un panorama del comportamiento de tu negocio cuando estuviste ausente y un punto de referencia para retomar las actividades. En Alegra tienes esta información automatizada en los reportes inteligentes, así que sólo debes asegurar con tu equipo que la información esté actualizada antes de analizarla.

Limpia tu bandeja de correo:

Luego de las vacaciones vas a encontrar tu bandeja de entrada llena de correos por leer y responder. Tómate un día para organizarlos por prioridad y responde los urgentes, luego continúa con los correos que requieren respuesta de otros y guarda en una carpeta específica los que necesitan de más desarrollo en la respuesta. El objetivo es que limpies tu bandeja a cero.

 

Tomarse un descanso trae muchos beneficios, no sólo para el gerente sino también para el equipo de trabajo y la empresa, ya que es la oportunidad de conocer el desempeño de tus colaboradores durante tu ausencia, darles su espacio y confiar en ellos; además, convencerte de que con la tecnología en la nube es posible llevar el control de tu negocio a cualquier lugar.