Si se va a trabajar de forma remota, se necesitará de algunas herramientas para que el equipo logre estar alineado y pueda seguir funcionando sin que una persona física esté junto a ellos.
Estas son algunas de las herramientas que pueden serte útiles, muchas de ellas usadas en nuestro equipo.
Herramientas de almacenamiento y colaboración
Gsuite
En un equipo remoto es importante trabajar de manera colaborativa, en donde se pueda acceder a la información sin importar donde esté.
En nuestro caso, la plataforma de Gsuite nos han permitido crear, almacenar y compartir archivos sin importar donde nos encontremos. Esta herramienta cuenta con una serie de recursos como: Drive, Google Sheets, Google Docs, y Calendar.
Dichas herramientas son muy efectivas en la medida que tengamos prácticas de colaboración. Es por ello que te compartimos este curso básico de Platzi en donde te enseñan más sobre Google Suite.
Ahora, miremos más sobre los componentes de Google Suite:
Drive: Permite guardar todos los archivos en la nube y compartirlos con cualquier miembro del equipo. La ventaja de Drive es que soporta cualquier tipo de archivos, como PDF, JPG, MP3, ZIP, HTML, etc.
Google Sheets: Las hojas de cálculo pueden ayudar prácticamente para cualquier cosa, por lo que Google Sheets puede ser una herramienta muy poderosa y útil si sabemos sacarle el mayor provecho.
Por ejemplo, en Alegra usamos Google Sheets para gestionar listas de tareas, crear planes de proyectos, analizar datos con gráficos y filtros, y mucho más.
Te compartimos estos 2 recursos para convertirte en un gurú en el manejo de Sheets:
- Google sheets from beginner to advanced: Curso en Udemy
- Learn Google Spreadsheets: Aprende a través de tutoriales en youtube.
Google Calendar: Calendar es una herramienta muy útil para recordar tareas, eventos, programar reuniones o encuentros y llevar un control de tu tiempo y tu agenda. Cuando necesites reunirte con alguien, calendar te ayudará a conocer sus horarios y su tiempo disponible. Conoce todas sus funcionalidades en este tutorial.
Buenas prácticas en el uso del calendario:
- Organizar el día a día en calendar. Incluye los breaks y pausas activas, el almuerzo, las tareas y cualquier otra cosa en el calendario. Así será más fácil enfocarse en el día a día.
- Integrar Calendar con tus otras herramientas de trabajo. Permite estar atento y enfocado solo en lo que aparece en el calendario.
- Configurar los calendarios compartidos. Crear una lista de calendarios que permita que todo el equipo esté enterado de la disponibilidad de herramientas y de acontecimientos importantes.
Mira los calendarios que usamos en Alegra:
- Vacaciones y Compensatorios. Para tener presente quién está ausente por varios días.
- Cumpleaños. Conocemos los cumpleaños del equipo y recordamos alegrarles el día con un mensaje de felicitación.
- Cuentas de zoom pagas. Cada cuenta de zoom paga permite solo 1 reunión a la vez, por eso es importante consultar la disponibilidad y llenar en el calendario cuando vayamos a usarlas, en caso de que una esté en uso podemos usar las otras dos.
- Actividades Talent. Actividades de integración que son voluntarias.
Herramientas de comunicación
Gmail
Este es uno de los canales más importantes, ya que te permite enviar y recibir mensajes, tener contacto a nivel interno (con tu equipo) y externo ( con proveedores, candidatos y usuarios).
Estos son nuestros secretos para ser un “Ninja de Gmail”:
✔ Autenticación de dos factores. La seguridad ante todo. Asegurarse de activar la verificación de dos pasos en tu cuenta de Gmail, para que la información se encuentre segura y nadie más pueda acceder a ella. En este artículo puedes conocer más sobre cómo mejorar la seguridad de tus cuentas.
✔ Bandeja de entrada con cero mensajes. Mantener la bandeja en cero es una práctica que forma parte de la cultura Alegra ya que contribuye a ser más productivos y garantizar que no se pase nada importante.
Aquí te explicamos porqué debes tener esta buena práctica y cómo lograrlo.
✔ Tipos de bandeja en Gmail. Gmail permite crear varios tipos de bandeja de entrada y lo recomendable es tener los “no leídos” primero. Esta opción permite que la bandeja de Gmail se divida en dos secciones «Importantes» y «Todo lo demás».
Esta opción nos resulta útil porque todos los mensajes se ordenan de forma cronológica y pasan a una carpeta de leídos a medida que los vamos abriendo. Aquí te enseñamos más sobre los tipos de bandejas de entrada de Gmail.
✔ Botones de acciones rápidas. Para mantener una bandeja limpia, se pueden utilizar algunas acciones rápidas a lo largo del día, como:
- Archivar. Permite enviar mensajes a una bóveda y almacenarlos. Desaparecen de nuestra bandeja de entrada.
- Borrar. Es la acción de eliminar los mensajes de nuestra bandeja.
- Marcar como leído. Su nombre lo dice, te permite marcar mensajes como leídos sin tener que abrirlos antes.
- Posponer. Con esta opción los mensajes desaparecen de forma temporal de la bandeja de entrada y vuelven a una hora y día determinado. Es tan fácil como posponer una alarma.
✔ Filtros y etiquetas. Los filtros y las etiquetas son la mejor forma de organizar la bandeja de correo, ya que se pueden crear carpetas (etiquetas) para categorizar los correos electrónicos y definir filtros para que los mensajes sigan un flujo de acciones automáticas. Aquí puedes mirar cómo configurar tus filtros y etiquetas y adicionalmente te compartimos una lista de filtros que seguramente van a serte útiles.
✔ Crear una firma. Para configurarla se debe ingresar al menú de configuraciones de Gmail y crear firma de correo. No te preocupes, en este artículo te contamos cómo crear una firma de correo electrónico en Gmail
✔ Envío de mensajes programados. Cuando se tiene información importante que enviar y no quieres que se te olvide, pero tampoco puedes enviar ese correo ahora mismo porque aún no es el momento indicado. ¿Ya sabes qué deberías de hacer? Sí, la respuesta es: programar el envío de tu mensaje. Si necesitas más ayuda, puedes consultar este artículo en donde te enseñamos cómo ahorrar tiempo programando el envío de correos.
✔ Delegados. Si nos vamos de vacaciones, o estamos en algún tipo de licencia y no vamos a revisar nuestro correo por un tiempo es importante que delegar la cuenta a una persona del equipo o líder para que revise y responda los correos, eso sí, no podrá chatear o cambiar tu contraseña. En este artículo te enseñamos cómo asignar un delegado.
Slack
Slack es una herramienta de comunicación utilizada por equipos remotos para lograr conectarlos entre sí. Esta plataforma de mensajería permite intercambiar archivos de todo tipo, como imágenes, videos, documentos de Google, presentaciones e incluso gifs.
Con Slack se puede crear canales (salas de chat) específicos de ciertos temas e involucrar a las personas responsables. Esta herramienta funciona muy bien en ordenadores, tiene versión para IOS y Android y una versión gratuita con funciones limitadas.
En Alegra usamos Slack, y hasta ahora hemos aprendido mucho. Conoce nuestra historia con Slack.
¿Cómo usar Slack para crear relaciones fuertes en trabajo remoto?
Slack es una herramienta de comunicación basada en la manera en que colaboramos en la vida real. Con Slack puedes hacer que tu equipo online realiza trabaje de forma eficiente. Mira como:
1. Crea canales de trabajo
Una de las formas de crear relaciones fuertes es permitir que el equipo tenga otros espacios para hablar sobre lo que les gusta o sobre temas específicos.
Es por esto que en el equipo de Alegra contamos con distintos canales para unir a las personas y darles la libertad de hablar de sus temas favoritos.
Estos son algunos de nuestros canales:
- #tm-alegra: Nos mantenemos informados sobre avances, novedades y dificultades y compartir anuncios que involucren a todo el equipo Alegra, hablamos estrictamente sobre asuntos laborales o que interfieran en lo laboral.
- sl-música: Charlamos y compartimos música, bandas y artistas favoritos
- sl-gaming: Espacio para los gamers.
- sl-healthy-lifestyle: Aquí compartimos experiencias y conocimientos de cómo llevar una vida saludable”.
- tp-continue-learning: Compartimos cursos nuevos, plataformas, aplicaciones, tendencias, tutoriales, para mantenernos actualizados.
Si usas, o tienes pensado utilizar Slack, sigue nuestra recomendación: crea canales para temas de trabajo y también canales para temas transversales y más divertidos. Todo tu equipo te lo agradecerá. Conoce aquí cómo organizar tus conversaciones en slack.
2. Mantener buenas prácticas en el uso de Slack
Comunicación asíncrona. La comunicación por las herramientas de trabajo remoto no será instantánea y no debemos esperar que sea así. En un equipo donde se trabaja en zonas horarias diferentes se puede dificultar las respuestas instantáneas. No te sientas mal si quizás no te respondan de manera inmediata.
Comunicación pública. Slack permite enviar mensajes directos a una persona, pero recomendamos hacerlo por medio de los canales públicos. En Alegra fomentamos una cultura colaborativa, y la comunicación siempre debe ser pública a menos que sea un tema sensible.
Evitar las distracciones. Slack es una herramienta de trabajo diaria, pero se puede llegar a pasar mucho tiempo leyendo notificaciones o mensajes que quizás no van a influir en el trabajo. Para concentrarse en lo verdaderamente importante es recomendable:
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- Abandonar canales donde ya no se esté involucrado con el proyecto o el tema.
- Personalizar las notificaciones. Tener en cuenta que las notificaciones son una forma de informarnos sobre las cosas a las que debemos prestar atención. Aquí puedes aprender a personalizarlas para que se adapten a tus necesidades.
Herramientas para la gestión de tareas o proyectos
Asana
Esta aplicación web, que también tiene versión para móvil, fue creada para mejorar la productividad de los equipos. Con Asana, se puede crear tableros de tareas, asignarlas a los compañeros de trabajo, poner fechas límites y conocer el desarrollo y estado de los compromisos.
Esta herramienta es muy útil para trabajar con la metodología Scrum. Adicional a esto, se pueden crear conversaciones y formularios que podrán ver todos los miembros del equipo. Cuenta con una versión gratuita con algunas funciones limitadas.
En los siguientes enlaces incluimos un par de videos donde explicamos brevemente cómo dar un buen manejo a ésta herramienta.
Jira
Es una herramienta en línea para la administración de tareas de un proyecto, el seguimiento de errores e incidencias y para la gestión operativa de proyectos especialmente de las áreas de ingeniería y desarrollo de software. Es práctica y muy funcional para trabajar desde casa.
Herramientas para videollamadas
Zoom
Es una app para videoconferencias desde cualquier dispositivo, ideal para reuniones de equipo desde la casa, permite tener más de 100 personas conectadas al tiempo en su versión premium.
Adicional, permite grabar las reuniones para llevar un registro de lo tratado. Zoom permite enlazar con servidores de correo como Outlook, Gmail, iCal, entre otros, compartir audio y pantalla. La versión gratuita permite videollamadas de hasta 45 minutos por sesión.
Hangouts
Es la solución de videoconferencias de Google y está incluido en el pack de Gsuite. Meet facilita el proceso de unirse a las videollamadas. Simplemente configurando una reunión y compartiendo un vínculo. A diferencia de Zoom, en Hangouts se puede grabar a través de YouTube, el proceso no es apto para todos los públicos. Por esta razón si tienes una reunión corta, y que no amerite ser grabada ésta es una excelente opción.
Puedes consultar este artículo en el que elaboramos una lista con todas las apps de videollamadas que te ayudarán a trabajar desde casa.
Herramientas de Knowledge base
Cuando se trabaja de manera colaborativa en un equipo remoto es importante tener todo en un solo lugar y evitar tener la información regada en varios documentos. Por esto es necesario una herramienta que permita escribir, recuperar la información de manera fácil y rápida, que se pueda integrar con otras herramientas y favorezca la comunicación. Te compartimos dos herramientas que te ayudarán a lograrlo:
Google site
Hace parte del pack de GSuite. Esta aplicación permite crear un sitio web o una intranet de una forma tan sencilla como editar un documento. Con Google Sites puedes reunir en un único lugar y de una forma rápida información variada, incluidos vídeos, calendarios, presentaciones, archivos adjuntos y texto. Puedes agregar un nombre creativo a tu site, compartir información relacionada con las herramientas de trabajo, documentaciones, reportes, información sobre los equipos de trabajo con fotos. La gran ventaja de google site es que es gratuita.
Kipwise
Es una herramienta inteligente que permite gestionar el conocimiento de tu compañía. A diferencia de Google Site, ésta es paga, sin embargo se integra a la perfección con Slack, Google Drive y más, para que puedas construir la base de conocimiento de tu equipo de manera muy sencilla a partir de su comunicación diaria.
Ahora que conoces todas estas herramientas digitales para trabajar desde casa, creemos que ya no tienes excusas para no comunicarte con tu equipo de forma remota. Recuerda, antes hacer una selección de cualquier herramienta, te recomendamos probarlas y asegurarte de que cumplan con tus necesidades.
¡Hola!