Descubre la nueva forma de mantener tu inventario actualizado

Una de las cosas que desconocen la mayoría de los emprendedores es que el inventario es uno de sus activos más importantes, dado que este permite conocer la existencia de los materiales o productos necesarios para su funcionamiento y facilitan la planeación de las estrategias del negocio.

Sin embargo, mantener este recurso al día conlleva un gran esfuerzo, ya que las empresas deben mantener la información de sus productos actualizada y llevar un registro del costo unitario de cada uno de ellos.

Es por ello que en Alegra hemos incluido en nuestro sistema la funcionalidad de Actualización de Inventario Masiva, con la cual puedes ahorrar tiempo modificando la información de todos tus artículos registrados en el sistema e incluir códigos de barra para agilizar las ventas de tu negocio.

¿Cómo puedo actualizar mi inventario de forma masiva?

En Alegra puedes actualizar de forma masiva tu inventario para modificar los siguientes elementos:

• Nombre
• Referencia
• Clave de producto (solo disponible para México)
• Descripción
• Listas de precios
• Nombre de impuestos
• Porcentaje de impuestos
• Categoría
• Cantidad iniciales en bodegas
• Costo unitario
• Código de barras (se necesita activación previa)

Para comenzar a utilizar esta herramienta debes seguir los siguientes pasos:

1.       Haz click en el menú “Inventario” y selecciona la opción “Gestión de Items”.
2.       Selecciona el submenú “Actualización masiva”.
3.       Descarga la hoja de cálculo con la información de tu inventario haciendo clic en “Descargar plantilla”. Con cada planilla puedes subir un máximo de 500 productos, por lo que si superas este número se descargarán varias plantillas.
4.       Revisa el correo asociado a tu cuenta de Alegra y descarga el archivo comprimido .zip con las plantillas en formato .csv (Excel).
5.       Abre la plantilla para actualizar la información que desees y guarda los cambios en un archivo con formato .xlxs.
6.       Haz clic en la opción “Seleccionar archivo” y selecciona la plantilla en la ruta donde la guardaste.
7.       Haz clic en “Actualizar Inventario” para guardar los cambios.

¿Cómo modifico la plantilla?

Luego de descargar la planilla que usarás en la actualización masiva, podrás modificar los siguientes campos:

Nombre: se refiere al nombre que usas para identificar un producto.

Referencia: este campo identifica el producto, puede ser numérico o alfanumérico y debe ser diferente para cada producto.

Clave de Producto (Solo para México): esta clave identifica tu producto según la versión de facturación 3.3 para para emitir CFDI con la nueva normativa mexicana. Si no conoces el código de tus productos, puedes consultarlos  aquí.

Descripción: indica las características de tu producto (color, tamaño, etc.).

Nombre de Impuesto: en este renglón tienes tres alternativas para asociar los impuestos previamente creados a un producto:

Indicando el nombre del impuesto: el sistema verifica que exista un único impuesto con el nombre que estas ingresando.

Indicando el porcentaje: con esta opción Alegra verifica de forma automática que exista un único impuesto con el valor del porcentaje que ingresas, por lo que solo es necesario indicar el número sin el símbolo %.

Especificando el nombre y porcentaje del impuesto: se usa cuando tienes impuestos con diferentes nombres e igual porcentajes, o con los mismos nombres pero con diferentes porcentajes. Con esta opción debes especificar el nombre exacto y el porcentaje para que el sistema lo pueda identificarlos de forma correcta.

Categorías: sirve para identificar el nombre de la categoría a la que deseas asociar un producto, la cual debes  haber creado previamente bajo la categoría principal “Ingresos”. Si no ingresas una categoría para tus productos, estos se asociaran por efecto en la categoría “Ventas”.

Listas de Precio: esta opción permite especificar el precio de venta del producto en la lista “General” y para cada lista de precios creada en el sistema.

Costo unitario: puedes modificar el costo unitario de cada producto, sin embargo, esta información sólo se tomará en cuenta para productos inventariables.

Cantidad inicial: se refiere a la cantidad que tenía el producto al momento de su creación, por lo que se recomienda modificar este campo sólo cuando se necesite hacer una corrección, ya que esto afectara las unidades actuales en tu inventario.

Códigos de barra: ingresa el código de barra para cada producto. Recuerda que para usar esta opción debes tener esta funcionalidad activada previamente.

Recomendaciones

• Respeta el orden de las columnas y evita agregar nuevas columnas, filas o celdas.
• La columna “Código” es el identificador de los productos, por lo que debes mantener estos datos tal como aparecen en la plantilla original.
• Cuando hayas terminado de realizar los cambios, debes guardar el documento como un Libro de Excel (.xlsx) para poder incluirlos posteriormente en el sistema.

En Alegra nos preocupamos por el crecimiento de tu negocio, es por ello que hemos creado una plataforma que se adapta a las necesidades de los emprendedores y los ayudan a incrementar sus ganancias.

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