Metodologías de trabajo remoto efectivas

En Alegra ponemos en práctica tres grandes metodologías de trabajo remoto. Estas son: Scrum, OKRs y reuniones 1a1, cada una de ellas nos ayuda a llegar a nuestros objetivos, hacer que nuestro equipo sea más eficiente y logre cumplir con todas sus tareas.

Te hablamos más sobre estas metodologías:

Metodología Scrum, una herramienta muy poderosa para el trabajo remoto

Una de las claves del trabajo eficaz en los equipos remotos en Alegra, y en muchas otras compañías de todo tipo, es la de contar con un sistema de tareas que brinde claridad, orden y confianza hacia los miembros de un equipo. Para esto, es muy importante que cada proyecto que se planifica y ejecuta, pueda tener bien definidos los objetivos, fundamentaciones, fechas de entrega y razones para que los colaboradores entiendan la importancia de cada paso.

Por eso, en Alegra decidimos trabajar con la que es tal vez, la mejor herramienta para lograr el compromiso de todos los colaboradores en la implementación de proyectos: la metodología “SCRUM”

¿Qué es Scrum?

 Scrum es una metodología de trabajo ágil que basa su filosofía de acción en el método “Lean” de las empresas japonesas de la década 1950 ¿Te parece conocido? Estas empresas se caracterizaban por disponer de una alta eficiencia y velocidad en sus procesos de fabricación (principalmente las automotrices) y, a su vez, mantener altos estándares de calidad que para la época ya superaban a los de las empresas europeas, mismas que habían sido las pioneras y referencia hasta el momento. Su creador, Jeff Sutherland, luego de acumular su experiencia personal durante la guerra de Vietnam, estudios en la Universidad de Standford, trabajar para el Gobierno de EEUU y finalmente creando sus propias startups, sintetizó todos sus aprendizajes en una metodología fácil de aprender e implementar. Todos estos descubrimientos se pueden ver más en profundidad en el libro “Scrum: the art of doing the twice the work on the half of the time”

Principios clave

En la filosofía del método Scrum, se busca:

• Aprovechar eficientemente del tiempo de cada colaborador. Conciliar su vida laboral con su vida personal. No desperdiciar el tiempo en tareas que no le suman ni a la empresa ni a su propio desarrollo. 
• Tener visibilidad sobre los proyectos y tareas en las que está trabajando cada persona. Producir una buena circulación de información sobre prioridades, roles y funciones. 
• Asumir el compromiso de cada colaborador con una tarea específica para lograr los objetivos de los equipos. Al tener un método que unifica a los equipos, buscamos que cada quien comprenda mejor en qué cosas está sumando su esfuerzo. 
• Poder definir cuáles son las prioridades en las que sí se puede trabajar. Una de las claves del método es enfocarse solo en algunos temas y saber muy bien qué cosas quedan por fuera, o se posponen hasta otro período. 
• Ordenar los procesos de trabajo y planificar en base a estimaciones muy próximas a lo realizable. Realizar sesiones de planeación donde se pronostica las fechas de entrega y de finalización en base a aprendizajes previos y la experiencia de cada colaborador en su tema.

Ahora bien, como toda metodología, para implementar de manera exitosa Scrum es necesario contar con una serie de pasos y tareas que garanticen la continuidad del método. Es decir, será súper importante que cuando se implemente Scrum, se haga como algo continuo para ir viendo los resultados semana a semana en tus equipos. ¿Por donde empezar? Te contamos las bases del método y lo que necesitas para hacerlo muy bien 

La bases del método Scrum

• Sprint. Es la primera reunión de planificación y el pilar del método. En estas reuniones, el líder del proyecto junto con los colaboradores del equipo, acuerdan cuáles serán las tareas y objetivos a cumplir para enfocar el trabajo durante los siguientes días. La duración de estos períodos de trabajo puede ser de entre 7 o 15 días (según la especialidad del equipo). Al final del período, el equipo se vuelve a reunir para analizar lo realizado, aprender sobre lo qué no se pudo hacer y resaltar las buenas ideas que dieron cumplimiento. Ese mismo día, el ‘sprint’ puede volver a empezar, o en tal caso, si justo se dio al fin de la semana, otra opción es finalizar el ‘sprint’ los días viernes y volver a comenzar los días lunes. Muy importante que los equipos entiendan que que un ‘sprint’ es un compromiso que deben asistir y debe estar en su calendario siempre. 
• Backlog. En la base de Scrum, siempre se debe de tener en cuenta que para avanzar de manera veloz en un proyecto, es más importante que se elijan las tareas e ideas en las que “NO” se va  a enfocar el equipo, y reservarlo en un “backlog” o documento de reserva. Es decir, tener una lista clara de tareas que no serán prioridad para este período de ‘sprint’, y que pueden resurgir en una próxima reunión o planeación. En Scrum, el backlog no debe ser considerado como lo que “nunca se hará o no importante”, por el contrario, son temas que Sí hacen al proyecto, pero por distintas, durante el ‘sprint’ elegido los equipos no se enfocan en ellos. 
• Tableros. Una vez definida las tareas, el líder el proyecto realiza un seguimiento de las dichas por medio un documento o tablero de acciones (puede ser con herramientas digitales como Asana o Trello) en donde organiza de manera visual, cuál es el avance del proyecto. El tablero debe contener las siguientes partes:
  • Backlog. Aquellas tareas que no se van a realizar durante el período actual y quedan pospuestas para otro ‘sprint’.
  • Sprint/En Progreso. El lugar donde se listan las tareas que se están realizando en el período actual y es lo que cada persona está trabajando. Es lo que da visibilidad al día a día.
  • Done/Listo. El lugar donde se llevan aquellas tareas que ya se realizaron. Muy útil para comprender el progreso del equipo y saber qué cosas sí se finalizaron

*Tip. Si no te convence llevarlo de manera digital, se puede disponer de una pizarra o pared, en donde puedan hacer un gráfico de tres columnas con las secciones Backlog / Sprint / Done, y allí, se pueden ir pegando papeles de colores con anotaciones, o escribir los avances.

• Daily Scrum or Daily Stand-up. Son reuniones cortas que se realizan al inicio de la jornada( preferentemente no más de 30 minutos) en donde el equipo encargado de una Sprint, se reúne para responder las siguientes preguntas:

-¿Qué se hizo el día anterior
-¿Qué se hará el día de hoy?
-¿Qué dificultades tuvimos?

Es muy importante que estas reuniones sean dinámicas, eficientes y den información concreta que permita avanzar a cada colaborador en sus temas. Estas ‘daily’ producen un gran intercambio de ideas e información y sirven para alinear a los equipos. 

Sobrecomunicación. Por último, para que el método funcione de manera ágil, los equipos deben estar informados todo el tiempo sobre cada detalle de un proyecto, idea o acción. Esto acelera la resolución de problemas y/o la aplicación de nuevas ideas. La idea es que incentivar que cada equipo comunique de manera muy clara sus avances, dificultades, dudas o aprendizajes, y que lo haga constantemente. Por eso, el método recomienda que todo funciona mejor en equipo de entre 3 a 5 personas. Si el equipo que participa en un ‘sprint’ es más grande, quizás es bueno revisar mejor la organización ya que esto produce muchos canales de comunicación, donde la información comienza a perderse.

Reuniones 1a1

La Reunión 1a1 es la herramienta más poderosa para desarrollar, liderar y entrenar a equipos de trabajo. 

Son espacios de conversación informal entre un miembro del equipo y su líder para hablar de sus retos, desempeño y expectativas de cada uno y construir una relación sincera con bastante comunicación. Es una metodología muy sencilla que tiene muchas ventajas, algunas de ellas son: 

• Conocer más el equipo de trabajo. 
• Ofrecer y dar apoyo como Líder. 
• Alinear expectativas del equipo.
• Construir una relación basada en la confianza y comunicación clara y honesta.
• Oportunidad de brindar retroalimentación efectiva en tiempo real. 
• Apoya la motivación y al desarrollo profesional individual. 
• Crecimiento y empoderamiento del equipo de trabajo. 
• Identificar ideas nuevas y creativas para el equipo.

Aunque es una metodología muy sencilla se debe tomar en serio. Por tal motivo cada líder y miembro del equipo debe hacer seguimiento y preparar las reuniones con anticipación una cada mes. A continuación un paso a paso para que estas reuniones sean muy exitosas: 

• Preparar la reunión agendarla y mencionar los temas a tratar.
• Se puede llevar a cabo en un café, caminando por el parque o en un almuerzo. En el caso de ser un equipo remoto es ideal tener la cámara prendida y por qué o pedir un domicilio de pizza o tomar un café frente al computador.
• Tanto el líder como el miembro del equipo deben llegar con expectativas de su rol y de su equipo, fortalezas y oportunidades de mejora.
• Ser franco, poner sobre la mesa todo lo que sea necesario conversar. Una situación en particular, una entrega, una conversación, un mal entendido con otro miembro del equipo, entre otros. 

Para el líder: 

• Romper el hielo preguntándole sobre su familia, sus hobbies, su fin de semana.
• Compartir anécdotas personales mostrando empatía y apertura para la reunión. 
• Escuchar y luego hablar. 
• Preguntar sobre su motivación en el rol y en la empresa. 
• Establecer acuerdos que permitan avanzar en la interacción de cada parte y en el logro de las metas propuestas.
• Hacer preguntas que den valor a la conversación y a la relación.
•  Al finalizar la reunión, agendar la siguiente.

Estas son algunas de las preguntas que usamos en nuestra reuniones 1a1 en Alegra: 

1. ¿Cómo te sientes acerca de tus objetivos y funciones?
2. ¿Cuál fue el reto más importante para ti este último mes? 
3. ¿Qué quisieras implementar de lo aprendido recientemente de tu formación interna?
4. ¿Cuáles consideras que son tus fortalezas y oportunidades de mejora? 
5. ¿Qué podrías hacer mejor en tu cargo?
6. ¿Qué puedo hacer para mejorar tu vida profesional?
7. ¿Cómo podríamos mejorar cómo equipo? 
8. ¿Cómo podría ser un mejor líder para ti?
9. ¿Qué te gustaría aprender?
10. ¿Cómo te proyectas en 1 año? 
11. ¿Del 1 al 10 qué tan satisfecho te sientes en tu trabajo? 
12. ¿Cuáles son las cosas que has hecho en el trabajo  y que te hacen sentir más orgulloso/orgullosa?
13. ¿Hay algo que podamos hacer para invertir más en tu crecimiento?
14. ¿A qué actividad diaria quisieras dedicarle más  / menos tiempo?

Visto esto, solo nos queda preguntarte ¿estás listo para implementar algunas de estas metodologías de trabajo remoto? Ten presente que todas son distintas pero bastantes útiles, puedes lograr que tu empresa alcance sus objetivos, que tus empleados se sientan a gusto y que incluso tus equipos sean más productivos. Ponlas en práctica y cuéntanos qué cambios comienzas a ver.