Emitir facturas y tener reportes contables son solo algunos de los beneficios de la nube, mantener de forma segura los datos y tener mayor productividad es un desafío para todas las empresas que buscan migrar sus datos e información a un software de nube.
Actualmente, 40% de las empresas tradicionales en México tienen su información en la nube, mientras que las nuevas compañías usan el 100% de este servicio para mantener su infraestructura.
Aquí te contamos las ventajas de llevar la contabilidad a la nube, cuál es el proceso y otros tips para maximizar el uso de esta tecnología. ¡Vamos! 👇
¿Qué es la nube?
La nube es el concepto que se refiere al uso de servidores accesibles por medio de internet, software y bases de datos que se ejecutan a través de estos servidores.
La computación en la nube permite a los usuarios acceder a datos y aplicaciones desde cualquier dispositivo conectado a una red, en lugar de depender del almacenamiento local (computadora/USB) o servidores físicos en la oficina.
Top 5 beneficios de llevar tu información a la nube
El propósito de la tecnología de nube es mejorar la eficiencia y colaboración de equipos en una empresa. Además, adoptar servicios de nube te darán otras ventajas 👇:
Accesibilidad
La información almacenada se puede ver en cualquier lugar desde un dispositivo con conexión a internet. Esto es esencial para las empresas que trabajan de manera remota o equipos distribuidos en diferentes ubicaciones geográficas.
Por ejemplo, el área de soporte técnico puede actualizar la información del cliente en tiempo real durante una llamada de asistencia.
Seguridad y protección
Los proveedores de servicios en la nube implementan medidas de seguridad para proteger los datos almacenados. Esto incluye:
| Cifrado de datos🔐 | Convierte la información o datos en un código para evitar el acceso no autorizado. |
| Autenticación en dos pasos✅ | Este es un método de seguridad que requiere dos formas de identificación antes de acceder a un sistema o información. Suele ser una contraseña tanto en el sistema como en otro dispositivo propiedad del usuario. |
| Copias de seguridad regulares📥 | Se duplican los datos para almacenarlos en una ubicación separada. Esto asegura que se puede recuperar la información en caso de pérdida o daño. |
Escalabilidad y flexibilidad
Esto se refiere a la capacidad del sistema de nube para adaptarse a los cambios y demandas de recursos por parte de la empresa, lo que permite ajustar la capacidad de almacenamiento y recursos según sus necesidades.
Esto es ideal para pymes en crecimiento. Por ejemplo, si tienes una empresa de ventas y hay una temporada de alta demanda, donde necesites más almacenamiento u otras herramientas en la nube, es posible.
Colaboración
Desde la nube hay acceso simultáneo a la información para poder hacer cambios en tiempo real o documentos compartidos.
Esto elimina la necesidad de enviar múltiples versiones de archivos por correo electrónico. Y lo mejor de todo es que puedes integrar herramientas de comunicación como:
- Google Workspace (Google Docs, Sheets, Slides).
- Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint).
- Dropbox Paper.
- Slack.
Reducción de costos
Se pueden reducir costos asociados con la compra y mantenimiento de hardware y software,o algunos otros recursos tecnológicos. También es importante mencionar los gastos en papel, carpetas grandes de archivos o almacenamientos con precios elevados.
La nube tiene modelos de pago por uso, lo que te permite gestionar el precio solo por los recursos que realmente utilizas.
¿Cómo se hace la migración a la nube?
Todo depende de esta pregunta: ¿necesitas solo almacenar tus datos en la nube o requieres otros servicios? Por ejemplo, manejar la contabilidad de tu empresa y facturación electrónica.
Para migrar la información contable a la nube necesitas una planificación adecuada y la elección de un proveedor confiable.
¡Es fácil! Sigue estos pasos:
- Evaluación y planificación
Antes de iniciar la migración, evalúa las necesidades de la empresa y planifica el proceso:
- Identificar qué datos se migrarán.
- Define un cronograma, fechas y presupuesto para la migración.
- Selecciona un proveedor de servicios en la nube
Elegir el proveedor adecuado es fundamental. Algunos factores a considerar son:
- Seguridad: nivel de protección de datos y cumplimiento de normativas ante el SAT.
- Fiabilidad: disponibilidad y tiempo de actividad del servicio.
- Costo: modelos de precios y costos asociados.
- Prepara tus datos
Antes de la migración, es importante eliminar archivos duplicados o innecesarios, clasificar y etiquetar la información de manera adecuada y realizar copias de seguridad de todos los datos importantes.
- Migra tus datos
Puedes utilizar herramientas de transferencia de datos del proveedor y migrar por etapas, dependiendo el volúmen de la información y la accesibilidad del proveedor.
- Verifica
Después de la migración, es esencial verificar que todos los datos se han transferido correctamente y optimizar la configuración del sistema en la nube:
- Pruebas de integridad de datos: revisar que la información no se ha modificado durante la migración.
- Configuración de seguridad: ajusta las configuraciones de seguridad según sea necesario.
- Capacitación y soporte
Por último, capacita a tu personal sobre cómo utilizar la nueva plataforma en la nube y asegura un soporte continuo para resolver cualquier problema que pueda surgir.
Tips para maximizar el uso de la nube
Sigue estos consejos y te aseguramos que aprovecharás mejor los recursos de la nube:
- Configura los permisos de usuarios.
- Integra tu sistema con otras aplicaciones, ya sea de comunicación o gestión.
- Administra los datos almacenados y ordenados.
- Lleva la contabilidad de tu empresa de forma fácil.
Llevar la contabilidad en la nube es muy fácil, con la planificación adecuada y un software como Alegra podrás transformar tu gestión contable y facturación electrónica.
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