Si una empresa o persona física recibe un pago con una retención de impuestos aplicada, o si eres quien realiza esas retenciones a tus proveedores, existe un documento que el SAT y las propias operaciones comerciales exigen: la constancia de retención de impuestos.
Saber qué es, cuándo se emite y cómo obtenerla puede evitar inconsistencias fiscales que deriven en multas o ajustes.
Aquí te explicamos qué es una constancia de retención de impuestos, cuándo es obligatoria, cómo obtenerla en el SAT y qué errores comunes se cometen al emitirla o solicitarla.
¿Qué es una constancia de retención de impuestos?
Una constancia de retención de impuestos es un comprobante fiscal que acredita que una persona moral o física retuvo y enteró al SAT una parte del pago que realizó a un proveedor o prestador de servicios. Es, en esencia, la prueba documental de que el impuesto retenido fue efectivamente deducido del pago y trasladado al fisco.
En México, las retenciones de ISR e IVA son obligaciones que recaen en la persona que paga. Cuando una empresa le paga a un profesionista independiente, a una persona física con actividad empresarial o a ciertos proveedores de servicios, debe retener un porcentaje del monto total y enterarlo al SAT. La constancia documenta esa operación para ambas partes.
Para quien recibe el pago, la constancia es clave: le permite acreditar en su declaración anual que esos impuestos ya fueron pagados a su nombre, evitando una doble tributación.
¿Qué información suele incluir una constancia de retenciones?
Cuando se trata de un CFDI de retenciones, el SAT contempla datos como emisor, receptor, periodo, totales e impuestos retenidos. También aparecen campos como el RFC del receptor, el mes inicial y final del periodo, el ejercicio y los montos retenidos por impuesto.
Y cuando necesitas verificar ese comprobante, el SAT te pide folio fiscal, RFC emisor, RFC receptor o, en su alternativa, el archivo XML. Por eso, en uso diario, muchas personas asocian “constancia” con esos datos clave, aunque el nombre formal del trámite cambie.
¿Cuándo es obligatoria la constancia de retención de impuestos del SAT?
La obligación de emitir y entregar la constancia de retención de impuestos del SAT surge cada vez que se realizan pagos que están sujetos a retención. Los casos más frecuentes en el entorno empresarial mexicano son:
| Retención aplicable | |
| Honorarios a personas físicas | ISR 10% (o tarifa según el caso) |
| Arrendamiento de inmuebles a personas físicas | ISR 10% sobre el pago |
| Servicios de personas físicas con actividad empresarial | ISR e IVA según el servicio |
| Pagos a plataformas tecnológicas | ISR variable según ingresos |
| Servicios de construcción o mano de obra | ISR e IVA parcial |
La constancia debe emitirse a más tardar en febrero del año siguiente al ejercicio en que se efectuaron las retenciones, aunque la práctica común es entregarla al momento de la retención o al cierre del mes. Cabe recordar que estas retenciones forman parte del cálculo del ISR 2026 en México y deben reflejarse correctamente en la declaración anual.
¿Cómo obtener la constancia de retención de impuestos?
Existen dos situaciones distintas según el rol que tenga la empresa o persona física en operación
- Si la empresa es quien retiene (retenedor): debe generar y entregar la constancia al proveedor o prestador de servicios. Esto se hace a través del sistema de facturación o mediante el propio portal del SAT, y el documento debe incluir el RFC de ambas partes, el monto retenido y el periodo.
- Si la persona física o moral es quien recibió el pago con retención: debe solicitarle la constancia a quien realizó el pago. También puede consultar en el portal del SAT si el retenedor ya presentó la declaración informativa correspondiente.
Pasos para emitir el CFDI de retenciones en el SAT
- Ingresar al portal del SAT con RFC y contraseña o e.firma.
- Acceder al apartado de facturación o declaraciones informativas.
- Seleccionar la opción de CFDI de retenciones e información de pagos.
- Capturar los datos del receptor, el tipo de retención, el monto y el periodo.
- Emitir el CFDI de retenciones y enviarlo al proveedor o prestador de servicios.
🚀 #TipAlegra: desde Alegra es posible registrar y controlar los pagos con retención, generando automáticamente los registros contables correspondientes. Esto facilita el cálculo de las retenciones y su conciliación con las declaraciones mensuales ante el SAT. Conoce Alegra aquí.
¿Cómo verificar una constancia o CFDI de retenciones (folio fiscal o XML)?
Cuando ya tienes un comprobante y lo que quieres es confirmar que sí está certificado por el SAT, la ruta correcta es el verificador de CFDI de Retenciones e Información de Pagos. Ese servicio permite consulta por folio fiscal o por archivo XML y no requiere autenticación.
¿Qué datos te pide el verificador del SAT?
Si validas por folio, el SAT pide folio fiscal, RFC emisor, RFC receptor y los dígitos de seguridad. Si validas por archivo, pide el XML y los dígitos de seguridad.
¿Qué hacer si el RFC receptor no aparece en el CFDI?
El propio verificador del SAT indica que, si la factura no contiene el RFC del receptor, ese campo se deja en blanco
Diferencia entre constancia de retención y CFDI de retenciones
Un punto de confusión frecuente es la diferencia entre la constancia de retención tradicional y el CFDI de retenciones e información de pagos. Desde 2022, el SAT estandarizó el proceso: la constancia de retención ahora se emite como un comprobante fiscal digital (CFDI de retenciones), lo que le otorga validez oficial ante el fisco.
Esto significa que ya no basta con entregar un documento en formato libre o en papel firmado. La constancia debe ser un CFDI válido, timbrado por un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) y con el sello digital del SAT para tener efectos fiscales plenos.
¿Constancia de retenciones es lo mismo que CFDI de Retenciones e Información de Pagos?
No siempre. “Constancia de retenciones” es el nombre que más usa la gente. El SAT, en cambio, separa el tema por herramienta o documento.
| Lo que busca la persona | Cómo lo nombra el SAT | Cuándo aplica |
|---|---|---|
| Constancia de retenciones | Consulta de ingresos y retenciones | Para ver ingresos y retenciones declarados por retenedores |
| Constancia de salarios | Factura de nómina / Visor de comprobantes de nómina | Si eres asalariado |
| CFDI de retenciones | Factura o CFDI de Retenciones e Información de Pagos | En supuestos específicos como intereses, dividendos, premios o pagos a extranjeros |
| Verificar constancia | Verificación de CFDI de Retenciones e Información de Pagos | Si ya tienes folio fiscal o XML |
La diferencia práctica es importante: si la empresa retiene impuestos pero no emite el CFDI de retenciones correspondiente, el proveedor no podrá acreditar esa retención en su declaración anual, lo que puede generar un pago doble de impuestos o un rechazo por parte del SAT.
¿Qué tipo de constancia necesitas según tu caso?
| Perfil | Qué documento buscar | Dónde revisarlo o validarlo |
|---|---|---|
| Asalariado | CFDI de nómina y Visor de nómina | Visor de nómina y recuperación de CFDI |
| Honorarios o arrendamiento | Consulta de ingresos y retenciones; en los supuestos del SAT, también CFDI de Retenciones | Consulta SAT, recuperación de CFDI y verificador |
| Inversiones, intereses, dividendos, premios | CFDI de Retenciones e Información de Pagos | Recuperación de factura y verificador SAT |
| Pagos a extranjeros | CFDI de Retenciones con complemento de Pagos a Extranjeros | Recuperación de factura y verificador SAT |
La tabla es una síntesis de las rutas oficiales que el SAT publica para nómina, consulta de ingresos y esquema de CFDI de retenciones.
Errores comunes al emitir o solicitar la constancia de retención
- No emitir la constancia en tiempo y forma: muchas empresas realizan la retención correctamente en su contabilidad, pero olvidan generar y entregar el CFDI de retenciones al proveedor. Esto puede derivar en inconsistencias en la declaración del proveedor y en una posible revisión por parte del SAT.
- Usar documentos en formato libre en lugar del CFDI de retenciones válido: desde que el SAT exige el comprobante digital timbrado, un documento Word o PDF sin sello digital no tiene validez fiscal. El proveedor que lo recibe no puede usarlo para acreditar la retención.
- No conciliar retenciones enteradas al SAT con constancias emitidas: si hay diferencias entre lo declarado y lo documentado, el SAT puede solicitar aclaraciones o generar créditos fiscales que complican la operación. Estas diferencias también impactan las deducciones personales en la declaración anual o el proveedor que recibió el pago.
Preguntas frecuentes
¿Se puede obtener la constancia de retenciones con contraseña o solo con e.firma?
Depende del trámite: la Consulta de ingresos y retenciones pide e.firma; el Visor de nómina permite contraseña o e.firma; la recuperación de facturas acepta contraseña o e.firma; y el verificador de CFDI de retenciones no requiere autenticación.
¿Para qué sirve la constancia de retenciones en la declaración anual?
Sirve para revisar con tiempo tus ingresos y retenciones y detectar diferencias antes de presentar; en el caso del visor de nómina, el SAT indica que los documentos permiten conocer los montos anuales que la autoridad considerará para el prellenado.
¿Es lo mismo la constancia de retenciones que el CFDI de Retenciones e Información de Pagos?
No: “constancia de retenciones” es el término común, mientras que el SAT distingue entre consulta, visor, CFDI y verificador.
¿Cómo verifico un CFDI de retenciones?
Con el verificador del SAT por folio fiscal o por archivo XML.
¿Qué hago si el RFC receptor no aparece en el comprobante?
En el verificador del SAT ese campo se deja en blanco cuando el CFDI no lo contiene.
La constancia de retención de impuestos es uno de esos documentos que parecen un trámite menor pero que tienen un impacto directo en la declaración anual de ambas partes. Emitirla correctamente y a tiempo es una obligación del retenedor y un derecho del proveedor. Prueba Alegra gratis por 15 días y simplifica el registro y control de retenciones en tu empresa.
Fuentes
SAT México. (2024). Ley del Impuesto Sobre la Renta, Artículos 96, 106, 113-A y 116. https://www.sat.gob.mx/personas
SAT México. (2024). Ley del IVA, Artículo 1-A — Retenciones de IVA. https://www.sat.gob.mx/consultas/44083/ley-del-impuesto-al-valor-agregado
SAT México. (2024). CFDI de retenciones e información de pagos. https://www.sat.gob.mx/consultas/20585/conoce-los-comprobantes-fiscales-digitales-por-internet-(cfdi)
SAT México. (2024). Resolución Miscelánea Fiscal 2025. https://www.sat.gob.mx/cs/Satellite?blobcol=urldata&blobkey=id&blobtable=MungoBlobs&blobwhere=1461173993910&ssbinary=true
IMCP. (2024). Normas de información financiera aplicables a retenciones. https://imcp.org.mx
